La externalización de procesos documentales es un término algo desconocido tanto para nuevas empresas como para aquellas con años de establecimiento. La mayoría de compañías están habituadas a cargar con el peso y la ocupación de gestionar sus propios documentos, almacenarlos e incluso eliminarlos; sin saber que esto incurre en un gran costo anual para la empresa, costos que en realidad podrían ahorrarse de manera sencilla.
La entrada de la externalización de procesos documentales ha llegado como una solución para aquellas empresas de cualquier tamaño que deseen actualizar sus sistemas; y también aprovechar todas las facilidades que el mundo moderno les ofrece. Asimismo, se trata de una manera de ahorrar tiempo y dinero al mismo tiempo que se mejora la eficiencia general. Aquí te explicamos sus funciones y cómo benefician a tu empresa
¿Cómo funciona la externalización de procesos documentales?
En resumidas palabras, la externalización de procesos documentales es lo que su nombre indica. Como ya dijimos, la mayoría de compañías se encargan de manejar de manera interna todo el proceso que conlleva a gestión de documentos y datos. Esto es entendible puesto que muchos de ellos manejan información confidencial o importante para la empresa; por lo que deben guardarse en lugares privados y accesibles.
Sin embargo, aunque es una costumbre común, se ha demostrado que al año esta puede incurrir en mucho dinero para cualquier compañía; sin mencionar que también consume mucho tiempo valioso que podría invertirse en otras actividades. Es por ello que la externalización de procesos documentales se ha convertido en una solución crucial. Se trata de delegar todas las tareas de gestión de datos a una empresa externa.
Sin embargo, esto también toma un concepto moderno. En lugar de trabajar con documentos físicos y papeles; la externalización de procesos documentales busca la digitalización para mejorar la gestión y hacerla más accesible y sencilla para todos en la empresa. Es decir, se encarga de trasladar de manera digital los documentos desde el momento en que se registra por primera vez. Luego, se registra en el sistema de información.
A partir de allí se empiezan a aplicar criterios de clasificación, extracción de datos importantes y categorización. Por último, se suben a la nube, en donde pueden disfrutar de alta protección, privacidad y accesibilidad. Esto se aplica tanto para imágenes como datos, los cuales se procesan a través de un gestor documental.
Los beneficios de introducir este proceso en tu empresa
Incluso conociendo la manera en que funciona la externalización, aún existen muchas empresas que prefieren manejar sus papeles de manera interna. Esto se debe a que parece un proceso bastante simple que bien podría aplicarse dentro de la empresa misma; sin necesidad de sacrificar personal. Sin embargo, no todo es tan simple.
Uno de los principales beneficios que se obtienen de la externalización de procesos documentales es la reducción de costos. Y no nos referimos únicamente al precio de mantener un personal, sino también de los equipos que deben usarse; los cuales no son especialmente accesibles, por no mencionar que también conllevan cierto tiempo de instalación.
Asimismo, no será necesario adquirir recursos especiales. Podrás evitar todo este ajetreo al mismo tiempo que disfrutas de la garantía de documentos que se tratan con la más alta calidad y procesos. Por último, no podemos olvidar mencionar que la externalización es un servicio de gastos fijos. Es decir, no tendrás que preocuparte por gastos adicionales que puedan surgir debidos a errores, averías o hechos fuera de tu control.
Por último, la rapidez es uno de los aspectos cruciales de la externalización de procesos documentales. Gracias al equipo especializado detrás de este servicio, los errores y los tiempos de espera para registrar un documento se reducen en gran medida. Siempre podrás disfrutar de accesibilidad instantánea y con un proceso riguroso de verificación. Sin duda, se trata de una solución de la que muchas empresas que deseen escalar pueden sacar provecho.
