Externalización de procesos documentales

La externalización de procesos documentales en una organización, como parte del backoffice, han de estar enfocados a la información más importante que aporte valor y proporcione una mejora sustancial en la gestión y toma de decisiones, aumentando la eficiencia, la productividad, la atención al cliente y la reducción de costes.

Los documentos importantes en departamentos de Recursos Humanos, Facturación, Contabilidad, Producción, Comercial, entre otros, son pilares básicos para que fluya la información.

Los planteamientos pueden ser de una externalización parcial de los procesos documentales o bien la externalización total de la gestión documental corporativa.

Imagen estanterias desenfocadas

Para integrar el concepto de externalización en la documentación más activa, por ejemplo, hay que tener en cuenta varios procesos:

Aplicar los criterios de externalización de servicios documentales desde el momento en que se genera o registra por primera vez un documento

Digitalizar todos los documentos

Integrarlos en los sistemas de información

Capturar los datos más importantes

Volcar imágenes y datos a un gestor documental en nube

Esto se puede aplicar a todos los documentos activos y más pasivos, como es lógico, pero la orientación a los modelos de externalización de procesos documentales vivos, es lo más importante, por tener un valor intrínseco mayor.

La externalización de servicios documentales ha de ser fácil de adaptar para que se consiga minimizar las tipologías de documentos, su preparación, clasificación, indexación, .. para la digitalización, alojamiento en nube e integración con los sistemas de información corporativos.

En resumen, la externalización de estos servicios conlleva ventajas que son obvias:

  • Garantiza que los documentos digitalizados e indexados se entreguen en poco tiempo.
  • Se asegura la calidad de toda la documentación tratada y custodiada
  • Se garantizan las instalaciones para la conservación del archivo
  • Se consigue una reducción de coste muy significativa, porque trata de un gasto predecible y fijo, presupuestable año a año, que se puede distribuir por áreas o departamentos, permitiendo repartir bien los costes y suprimir los gastos de propiedad.
  • Permite también implantar tecnología documental sin tener que instalar físicamente los equipos “in house”.
  • Aporta beneficios de gestión significativos ya que permite no contar con recursos especializados.

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