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La externalización de procesos documentales en una organización, como parte del backoffice, han de estar enfocados a la información más importante que aporte valor y proporcione una mejora sustancial en la gestión y toma de decisiones, aumentando la eficiencia, la productividad, la atención al cliente y la reducción de costes.
Los documentos importantes en departamentos de Recursos Humanos, Facturación, Contabilidad, Producción, Comercial, entre otros, son pilares básicos para que fluya la información.
Los planteamientos pueden ser de una externalización parcial de los procesos documentales o bien la externalización total de la gestión documental corporativa.
Para integrar el concepto de externalización en la documentación más activa, por ejemplo, hay que tener en cuenta varios procesos:
Aplicar los criterios de externalización de servicios documentales desde el momento en que se genera o registra por primera vez un documento
Digitalizar todos los documentos
Integrarlos en los sistemas de información
Capturar los datos más importantes
Volcar imágenes y datos a un gestor documental en nube
La externalización de servicios documentales ha de ser fácil de adaptar para que se consiga minimizar las tipologías de documentos, su preparación, clasificación, indexación, .. para la digitalización, alojamiento en nube e integración con los sistemas de información corporativos.
En resumen, la externalización de estos servicios conlleva ventajas que son obvias:
Con más de 30 años ofreciendo soluciones sobre Tecnologías de la información, en STD Gestión Documental seguimos superando retos profesionales para estar cerca de cada cliente.
