Gestor documental

Un gestor documental elimina el papel y tareas repetitivas, controla las versiones de los documentos, ayuda en las búsquedas por texto, personaliza y valida los flujos documentales … entre otras muchas funciones que nos llevaría varias páginas enteras de descripción.

Pero cuidado, porque pasar del modo manual en la gestión de los documentos al modo gestor documental, implica cambios en metodología y protocolos de trabajo que no siempre gozan del beneplácito de usuarios que se resisten a los cambios.

 

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Con espíritu crítico positivo y con personal adecuado dentro de la empresa se puede hacer una “pequeña consultoría interna” que se centre en los tipos de documentos que se crean y mueven en cada departamento y la relación entre ellos. (papel y digital).

Sí, esto es reducir a una mínima expresión la consultoría documental, pero esta parte va a poner de manifiesto por dónde hay que empezar el proyecto:

Versiones diferentes que hay de documentos

Nº de impresiones que se hacen

Tiempo de espera de aprobar/firmar un documento

Nº de documentos buscados que no se encuentran 40

Nº de desplazamientos entre puestos de trabajo o al archivo

Tiempo de espera de aprobar/firmar un documento

Con solo conocer las respuestas a estos puntos y algunos otros, tendríamos la justificación para empezar un proyecto documental para eliminar tareas que se hacen diariamente y son improductivas, poco colaborativas y con gran margen de mejora en general.

Después de todo esto, es fácil entender que un gestor documental aporta soluciones y gran valor añadido a la estructura documental de la empresa, lo que hace imprescindible este tipo de software.

Solpheo Suite es una plataforma de gestión de contenido empresarial que incluye la capacidad de almacenar, compartir, colaborar, gestionar toda la información, las tareas y procesos de tu empresa. Optimiza tu forma de trabajar, trabaja con quien y donde quieras de manera segura.

Una plataforma de Gestión de contenidos de grandes capacidades colaborativas empresariales con capacidad de sincronización y compartición de archivos. Con una oferta basada en plataformas Cloud, Onpremise (Interno) e Híbridas.

Aumenta la usabilidad y tu capacidad de gestión

Con su avanzado módulo documental permite centralizar la información y facilita la organización. Trabaja con cualquier tipo de archivos.

Llevarás toda tu documentación en cualquier dispositivo y podrás consultarla desde cualquier lugar. Un Smarter Workspace es aquel espacio de trabajo inteligente que proporciona valores para liderar la era del cambio.

Orquesta tu espacio de trabajo

Se adecuará con las necesidades de tu forma de trabajar, porque puedes compartir archivos y carpetas.

Crearás espacios de trabajo tanto para tu trabajo personal como para trabajar en equipo.

Y lo que es más importante, dispondrás de todo el contenido centralizado para que puedas hacer búsquedas inteligentes. Tu información estructurada en una única herramienta.

Automatiza los flujos de tus documentos

Con la captura y automatización inteligentes mejora tus flujos de trabajo documentales fácilmente. Combina las múltiples herramientas de extracción y proceso de información (OCR, códigos de barras, etc.) integrándolo con la funcionalidad de gestión documental de Solpheo o sistemas de terceros, controlando la ejecución de tus flujos. Aplicada a una operación eficiente magnificará tu eficiencia.

Un módulo de procesos avanzado tanto en nube como en Onpremise (interno) que centraliza en una única plataforma todo tu contenido y procesos de negocio, para poder proporcionar un alto nivel de transformación digital tanto a tus empleados como a tu workspace.

Afina los procesos de negocio de tu empresa

Diseña, controla y mejora los procesos de negocio de tu empresa para optimizar tu operativa de trabajo, reduciendo los tiempos de gestión y los costes asociados a los mismos para trabajar de una forma más eficaz y eficiente. Con el valor añadido que aporta la automatización y capturas inteligentes integradas dentro de tu Modulo de procesos.

Acorde a tus procesos, personas y tecnologías

Automatiza las tareas y procesos empresariales para mejorar la eficiencia de tu negocio con la integración de un Módulo de procesos. Los procesos, las personas y las tecnologías son la clave para mejorar el éxito de tu empresa.

Nuestro módulo es un elemento clave y diferenciador dentro de la estrategia de tu negocio. La herramienta indispensable de gestión operativa y empresarial.

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