Facturas de proveedores

Los tiempos medios en la gestión y entrada de datos de facturas de proveedores son grandes y con costes elevados por factura.

Hoy en día, muchas empresas reciben las facturas por correo electrónico en diferentes formatos digitales o en papel para su digitalización. La captura de datos automática sustituye el enorme trabajo manual necesario para registrar la información de una factura.

Si éste es su caso, esta solución para facturas, garantiza el cumplimiento de la legislación vigente con un único punto de entrada con independencia del formato en que se reciba.

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Y sólo paga por uso, es decir, por número de facturas procesadas. La solución se adapta a cualquier volumen y carga de trabajo.
Se adapta según las necesidades de las pequeñas y medianas empresas. Para las empresas que tienen un menor volumen de facturas está disponible a partir de 1000 facturas al año.

Con esta plataforma de facturas, se capturan todos los datos relevantes para el proceso financiero de una factura siguiendo las reglas del Workflow de aprobación personalizadas para su empresa:

  • Cliente
  • Proveedor
  • Campos obligatorios y opcionales de la cabecera de la factura
  • Datos de las líneas de detalle de la factura

Todos los datos capturados, quedan integrados en su ERP o programa de gestión, con ventajas notables::

Mejora de los tiempos de procesos y calidad de la información

Acercamiento de sus proveedores a un modelo self-service

Rápida integración con procesos automáticos en su sistema de destino final ó ERP

No hay que comprar ni mantener ningún tipo de «hardware» o instalar ni actualizar ningún programa

Eficiencia óptima a la hora de procesar facturas directamente desde su proveedor a la plataforma y de la plataforma a su ERP

Adaptación a cualquier volumen y carga de trabajo de todo tipo de empresa

Mediante la integración con su sistema financiero, cada factura se puede complementar con distintos tipos de información.

Cada factura interpretada también se puede registrar en su sistema financiero y se puede ordenar por fecha de llegada. La factura electrónica completa se transfiere de la plataforma a su archivado y su sistema de flujo de trabajo. Desde ahí, la factura se puede distribuir electrónicamente para su codificación y autorización.

Cómo funciona

Identificación e interpretación

El sistema identifica distintos proveedores buscando e interpretando un único identificador en cada factura y asociándolo al que se incluye en la base de datos de la definición de factura.

Una vez identificada una factura, el programa busca e interpreta datos según una plantilla predefinida

A la hora de interpretar una factura, detecta cuando encuentra una factura desconocida, es decir, una factura con un identificador desconocido. Con la ayuda de la funcionalidad ICR exclusiva o con el registro de proveedores se pueden identificar las facturas desconocidas.

Validación y verificación

La información interpretada se valida según las rutinas internas y tablas y/o en línea contra su sistema financiero. Esto se hace de forma rápida y segura y permitiendo a los verificadores trabajar eficientemente utilizando un amplio abanico de funciones.

Transferencia

Se pueden transferir los datos de facturas procesadas a un sistema de destino por medio de un archivo de transferencia. El sistema de destino puede ser un archivo de archivado, un flujo de trabajo o un sistema financiero.

Integración

En una solución completa de procesamiento electrónico de documentos, es esencial integrar todas las aplicaciones para que se pueda acceder al sistema financiero y transferir información.

Esto se puede hacer a medida que se lee en los campos o cuando la factura completa está lista.

El sistema también pasa información a los sistemas de archivado y de flujo de trabajos para la gestión continua de facturas, pudiéndose integrar con la mayoría de los sistemas financieros y sistemas de archivado y flujos de trabajo del mercado.

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