Custodia de Documentos
Garantiza la conservación legal de tus documentos físicos con STD Gestión Documental
La custodia de documentos es esencial para conservar ciertos originales en que, por normativa o legislación, hay que conservar hasta el fin de su vida útil. Expedientes clínicos, contratos, expedientes de personal, ensayos clínicos, sentencias de juzgados, actas de reuniones, expedientes de alumnos y facturas de proveedores son algunos ejemplos de documentos que deben ser custodiados hasta el fin de su vida útil.
Sin una custodia adecuada, los documentos pueden deteriorarse, perderse o ser accesibles a personas no autorizadas, aumentando el riesgo de incumplimientos legales y pérdida de información crítica.
Con el servicio de custodia de documentos de STD, aseguramos la protección y conservación de tus documentos más importantes en condiciones óptimas, cumpliendo con todas las normativas legales y garantizando su accesibilidad y seguridad a largo plazo. Con más de 30 años de experiencia, ofrecemos soluciones personalizadas y seguras para la gestión de tus documentos.
¿Cuándo es esencial la custodia de documentos en papel?
- Un cambio de oficina (temporal/definitivo)
- Un archivo que apenas se usa
- Poco espacio en las oficinas
- Falta de seguridad y control de accesos
- Consultas muy lentas o fallidas
- Deterioro de los documentos
¿Para qué sectores y departamentos es necesario el servicio de custodia de documentos físicos?
La custodia de documentos físicos es esencial para sectores tales como:
- Ingeniería: planos, proyectos, manuales de operación, informes de mantenimiento.
- Salud: historias clínicas, radiografías, consentimientos informados, registros de pacientes.
- Recursos Humanos: expedientes de empleados, contratos laborales, evaluaciones de desempeño, registros de nóminas.
- Administración: facturas, órdenes de compra, informes financieros, documentos de licitación.
- Prevención de Riesgos: informes de seguridad, auditorías, registros de inspecciones, planes de emergencia.
- Comercial: contratos con clientes, registros de ventas, propuestas comerciales, correspondencia.
- Educación: expedientes académicos, registros de matrícula, evaluaciones, documentación administrativa.
- Servicios Jurídicos/Legal: expedientes de clientes, demandas y sentencias de juzgados, contratos, escrituras.
¿Por qué debería contratar una empresa la custodia segura de sus documentos en papel?
Descubre las ventajas de contar con nuestros servicios de digitalización y custodia documental. Con más de 30 años de experiencia, ofrecemos soluciones eficientes, seguras y económicas adaptadas a tus necesidades.
Seguridad integral
Tus documentos estarán protegidos contra pérdida, robo y daño de documentos importantes, asegurando la integridad de tu información crítica.
Accesibilidad controlada
Tendrás acceso rápido y eficiente a los documentos cuando los necesites, con sistemas de gestión avanzados.
Optimización del espacio
Podrás ahorrar valioso espacio en tus oficinas, permitiendo un entorno de trabajo más organizado y eficiente.
Cumplimiento legal
Cumplirás con las normativas y legislaciones vigentes, evitando sanciones y problemas legales.
Reducción de costes
Podrás minimizar los gastos asociados al almacenamiento y gestión interna de documentos, permitiendo una mejor asignación de recursos.
¿Cómo funciona nuestro servicio de custodia de documentos?
Nuestro proceso es sencillo y eficiente. Incluye todos estos servicios:
- Recogida segura: recogemos los documentos desde tus instalaciones.
- Inventario detallado: realizamos una relación de contenidos precisa de todos los documentos.
- Almacenamiento seguro: almacenamos los documentos en nuestras instalaciones seguras y controladas.
- Mantenimiento y conservación: garantizamos el mantenimiento y conservación óptima de tus documentos durante todo el período de custodia.
Aquí respondemos a algunas de las preguntas más comunes sobre nuestro servicio de custodia de documentos.
La custodia física de los documentos originales en papel es una solución económica de pago por uso de espacio o por caja/contenedor/año.
Los conceptos básicos que se necesitan son el nº de contenedores/cajas, las medidas y peso estimado de cada contenedor/caja y la base de datos o relación de contenidos por contenedor/caja para posibles peticiones.
Sí, cuando se necesite. Tiempo de entrega 3 h. en formato digital, en cualquier punto de España. Como especialistas en Digitalización de documentos y gestión documental tendrás la garantía de poder consultar tus documentos con la mayor rapidez.
La logística de contenedores, recogidas, envíos, relación de contenidos, peticiones y consultas, entre otros, son servicios incluidos. Tanto en el servicio de custodia como para otros servicios como el de digitalizar documentos.
Los documentos se pueden destruir confidencialmente una vez que cumplen su periodo de vida, siguiendo un calendario de expurgo pactado y de acuerdo a la legislación vigente.
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