Custodia de documentos

Hay documentos originales en papel, que por normativa o legislación hay que conservar durante periodos de tiempo o hasta el fin de su vida útil.

La custodia física de los documentos originales en papel es una solución económica de pago por uso en la que se puede acceder a los documentos cuando se necesiten.

Hay situaciones en las que la custodia física de los documentos originales es una solución a tener en cuenta:

  • Un cambio de oficina
  • Un archivo que no se consulta. (pasivo)
  • Mucho papel en las oficinas
  • Poca seguridad
  • Consultas lentas
  • Poco control de accesos a los archivos
  • Ubicaciones diferentes: archivos descentralizados
  • Deterioro de los documentos
archivo-ordenado

La custodia puede ser de paletización o picking

Paletizada
Los contenedores/cajas se paletizan en origen o en nuestros archivos y se alojan en estantes de paletización. Este sistema de archivo se utiliza para archivos pasivos o de poca consulta.
Picking
Los contenedores/cajas se alojan directamente en estantes industriales. Este sistema de archivo se corresponde con documentación más activa y que puede originar más consultas.
Imagen picking
Se envían los contenedores/cajas, se recogen, se transportan a nuestros archivos y se genera una base de datos de contenidos que se compara con la del cliente para la eliminación de errores.
Se puede solicitar los documentos que se necesiten. Se envían por mensajería y se recogen de nuevo, en el caso de envío en papel. Normalmente, por seguridad, los documentos físicos no se envían, salvo casos especiales.
Las consultas o peticiones de documentos se envían normalmente digitalizadas encriptando los archivos resultantes y volcándolos vía FTPs y VPN.
Una vez que los documentos cumplen su periodo de validez y siguiendo el calendario de expurgo del cliente, los documentos se destruyen confidencialmente destruyen confidencialmente o se escanean certificadamente ) si son documentos importantes.

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