Hay documentos originales en papel que, por normativa o por legislación, hay que conservar durante periodos de tiempo o hasta el fin de su vida útil.
La custodia física de los documentos originales en papel es una solución económica de pago por uso en la que se puede acceder a los documentos cuando se necesiten.
Hay situaciones en las que la custodia física de los documentos originales es una solución a tener en cuenta:
Los contenedores o cajas se paletizan en origen o en nuestros archivos y se alojan en estantes de paletización. Este sistema de archivo se utiliza para archivos pasivos o de poca consulta.
Los contenedores o cajas se alojan directamente en estantes industriales. Este sistema de archivo se corresponde con documentación más activa y que puede originar más consultas.
Se envían los contenedores o cajas, se recogen, se transportan a nuestros archivos y se genera una base de datos de contenidos que se compara con la del cliente para la eliminación de errores.
Las consultas o peticiones de documentos se envían normalmente digitalizadas, encriptando los archivos resultantes y volcándolos vía SFTP y VPN.
Una vez que los documentos cumplen su periodo de validez y siguiendo el calendario de expurgo del cliente, los documentos se destruyen confidencialmente.
Con más de 30 años ofreciendo soluciones sobre Tecnologías de la información, en STD Gestión Documental seguimos superando retos profesionales para estar cerca de cada cliente.