Digitalización certificada

La Orden EHA/962/2007, de 10 de abril por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas hace referencia a la digitalización certificada y a determinados aspectos relacionados con la remisión y conservación de facturas y documentos sustitutivos.

Uno de los servicios de externalización de procesos de negocio ó BPO más habituales es la digitalización certificada de facturas y que se ha de hacer con un software homologado por la Agencia Tributaria.

La digitalización certificada es un proceso único que cumple con los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria.

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Requisitos legales

La digitalización y la firma de la factura debe efectuarse en un solo acto sin intervención del usuario para garantizar la autenticidad del origen y la integridad de la imagen obtenida.

A la imagen de la factura se le tienen que vincular los metadatos de conservación obligatorios que permiten su archivo y localización y los que identifican el software homologado con el que ha sido digitalizada, incluida una marca de tiempo.

Se ha de generar un archivo de conservación o periodo fiscal en el que se firman la vinculación de cada imagen con sus datos, garantizando así la integridad no sólo de las imágenes sino también de los datos asociados

Beneficios de la digitalización certificada

La conservación digital implica un ahorro de espacio y un notable incremento de la capacidad de archivo (aprox. 10.000 págs. por GB)

Ahorro en material de archivo (armarios, archivadores, papel, etc.)

Rápido acceso y localización de la documentación archivada

Mayor confidencialidad de la documentación archivada

Automatización del proceso de contabilización

Análisis de la gestión de negocio

Control de gastos y compras por proveedor, periodo, etc.

Posibilidad de realizar copias de seguridad de la documentación archivada minimizando el peligro de pérdidas por catástrofe

Acceso remoto a la información de la organización

Acceso a las imágenes desde los sistemas de gestión de la organización

Además, la firma digital incluída en el proceso y basada en un certificado instalado en el mismo sistema de digitalización, ha de ser del mismo obligado tributario o del proveedor prestador del servicio, cuando sea el caso.
Si desea validar una firma o certificado puede consultar esta herramienta.

Con la infraestructura técnica, personal especializado y experiencia de más de 30 años en el sector documental podemos ayudarle a configurar la solución técnica que busca.

Antes o después de la digitalización se custodia el papel hasta el fin de su vida útil o se destruye finalmente de forma confidencial, previa confirmación.

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