En una empresa sea grande o pequeña, siempre se manejan grandes cantidades de documentación. Por esta razón, muchos negocios se han visto en la necesidad de adquirir los servicios de una compañía que ofrezca custodia de documentos. Esto se ha vuelto una necesidad y una de las razones es la seguridad que ofrecen, además de otra serie de ventajas.
La custodia de documentos para las empresas se ha vuelto un reto, y es que cada día hay una gran cantidad de documentaciones que manejan. Muchos de estos papales contienen información corporativa que son importantes y requieren ser almacenados, organizados y gestionados de la manera correcta. Aquí te hablaremos de qué se trata, su importancia y más, para que no dudes incluirlo en tu negocio.
¿Qué es la custodia de documentos?
La custodia documental se puede definir como un proceso que tiene la principal función de almacenar, organizar, proteger y conservar documentos. Con esto se consigue que cada una de las informaciones empresariales se mantengan en condiciones seguras y optimas. Esta actividad está regulada por la ley y sirve para que los negocios almacenen documentaciones de manera física y digital.
Cada uno de estos documentos son trasladados desde la empresa o lugar de origen hasta el sitio donde serán custodiados o almacenados. Cabe destacar que cada uno de estos materiales son estrictamente vigilados para garantizar confiabilidad y seguridad ante cualquier inconveniente. Una vez que los papales sean reubicados, serán guardados en instalaciones apropiadas para este tipo de actividad.
Este proceso surgió por la necesidad de resguardar aquellos documentos de gran importancia por un período de tiempo determinado. Dicha actividad genera muchas ventajas, como por ejemplo ubicar más rápido la documentación, trayendo así optimización. Además, es ideal para aquellas empresas que buscan recuperar espacio físico donde se almacenaban estos archivos.
Importancia de la custodia documental para las empresas
Sin importar su tamaño o función, todas las empresas generan informaciones a raíz de sus actividades. Para poner en marcha la administración de información esto es de vital importancia, ya que nos librará de sufrir pérdidas de diversos datos. Es necesario que toda persona que esté comenzando un negocio implemente este proceso, para que sus documentos se mantengan resguardados, ordenados y en buen estado.
¿Cuáles son las ventajas de la custodia de documentos?
Sabemos que la custodia de documentos es un servicio que ofrecen empresas para almacenar archivos privados o públicos. Estos almacenamientos pueden ser digitales o físicos. Cuando se toma la decisión de realizar un resguardo documental conseguiremos numerosas ventajas. A continuación te diremos cuáles son los principales beneficios que obtendrás.
Seguridad de tus documentos
Un servicio de custodia de documentos te ofrece una gran cantidad de beneficios y uno de estos es la seguridad de los mismos. Las empresas que lo ofrecen están compuestas por profesionales expertos en el área. También no tendrás que preocuparte de las normas legales de custodia documental, ya que los mismos se rigen por estas. Estos archivos tienen un análisis estricto y organizado.
Todas las empresas que contratan este servicio reducirán en gran manera el peligro de extraviar sus documentos, o extraviarlos. Gracias a la tecnología aplicada para el correcto escaneo y reconocimiento te permitirá tener seguridad en todo momento de que tus archivos estén a salvo. Además, también evitarás que los mismos se deterioren, algo que sucede muy seguido si no están bien almacenados.
Ahorrarás espacio en las oficinas
Alguna de las razones por las cuales las empresas contratan un servicio de custodia de documentos, es por falta de espacio en sus oficinas. Podrás almacenar todos tus archivos fuera de las instalaciones físicas de tu negocio sin problema alguno. Es ideal para los sitios reducidos, ya al guardar esta información en otro lugar conseguirás aumentar tu área.
Optimización económica y de recursos humanos
Sabemos que esta tarea de custodia de documentos no es fácil, mucho más cuando no la tenemos en nuestra empresa. En caso de contratar alguna compañía que nos preste este servicio, ahorraremos dinero, tiempo y personal. Al hacer esto no tendrás que preocuparte por destinar recursos económicos o humanos ya que contarás con un equipo de profesionales que lo harán.
Aumento de productividad
Cuando se tiene una correcta organización, nos dará la ventaja de ser más productivos en muchos aspectos. El acceso a cada uno de estos documentos será rápido, algo que no sucede cuando los tienes almacenados en tu oficina. Al ahorrarnos todo este tiempo de búsqueda, podrás dedicarle tiempo y dinero a otro tipo de tareas importantes dentro de la empresa.
Documentos organizados
Como empresa te ofrecemos una correcta gestión en cuanto a la organización de tus documentos. Esto te permitirá que localices la información que necesites en cualquier momento. Con dicho servicio harás que varios procesos sean mucho más rápidos y fáciles. Todos tus archivos originales estarán debidamente organizados, asegurándote que tendrán una vida útil prolongada.
