Digitalización de documentos
Es hora de digitalizar tus documentos. Dí adiós al papel - Stick to Digital
En STD, ofrecemos servicios avanzados para digitalizar documentos, transformando tus archivos físicos de papel en documentos digitales accesibles, seguros y pertinentes facilitando la gestión documental en tu organización.
La digitalización de documentos implica escanear, indexar, validar, firmar y conservar la trazabilidad de los datos e imágenes digitales. Este servicio se externaliza para que no necesites adquirir escáneres, licencias de software ni contratar personal especializado.
¡Es un servicio totalmente integral! Una solución efectiva y segura para gestionar grandes volúmenes de documentos.
¿Cuándo es crucial digitalizar los documentos de tu empresa?
En muchas empresas, ciertos eventos o problemas recurrentes marcan el punto de inflexión hacia la transformación digital. ¡Comienza antes de que llegue ese momento!
- Cambio de oficina: la mudanza es una oportunidad perfecta para reducir el volumen de documentos en papel y digitalizarlos, facilitando el acceso y la organización en el nuevo espacio.
- Teletrabajo de empleados: con el trabajo remoto, es esencial digitalizar documentos y hacerlos accesibles desde cualquier lugar, lo que solo es posible mediante la digitalización.
- Consultas lentas y repetitivas: digitalizar documentos permite búsquedas rápidas y precisas, eliminando las largas esperas y repetitivas consultas.
- Archivos de papel en ubicaciones diferentes: centraliza todos tus documentos en una plataforma digital para un acceso más eficiente y seguro.
- Duplicados, versiones y fotocopias de documentos: evita confusiones y pérdida de tiempo gestionando un único archivo digital actualizado y accesible.
- Poca seguridad en los accesos a documentos: asegura tus documentos con sistemas de encriptación y control de acceso, reduciendo riesgos de brechas de seguridad.
- Pérdidas frecuentes: digitaliza tus archivos para garantizar la preservación y fácil recuperación de la información, eliminando el riesgo de pérdidas físicas.
¿Para qué sectores y departamentos es útil digitalizar sus documentos?
Te preguntarás, ¿debería mi empresa digitalizar sus documentos? y ¿qué tipo de documentos puedo digitalizar? La realidad es que son varios los sectores que se pueden beneficiar enormemente de este servicio. Aquí te mostramos algunos ejemplos:
- Ingeniería: documentos técnicos como planos, proyectos, manuales de operación, informes de mantenimiento. Mapas catastrales, de cableado, ferroviarios.
- Salud: Historias clínicas, radiografías, consentimientos informados, registros de pacientes.
- Recursos Humanos: expedientes de empleados, contratos laborales, evaluaciones de desempeño, registros de nóminas.
- Administración: facturas, órdenes de compra, informes financieros, documentos de licitación.
- Prevención de Riesgos: informes de seguridad, auditorías, registros de inspecciones, planes de emergencia.
- Comercial: contratos con clientes, registros de ventas, propuestas comerciales, correspondencia.
- Educación: expedientes académicos, registros de matrícula, evaluaciones, documentación administrativa.
- Servicios Jurídicos/Legal: expedientes clientes, demandas y sentencias de Juzgados, contratos, escrituras..
¿Por qué debería digitalizar los documentos de mi organización?
Los beneficios de digitalizar la información son múltiples, destacando algunos como:
Ahorro de espacio
Libera espacio físico al convertir documentos en archivos digitales.
Accesibilidad
Accede a tus documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Seguridad
Protección avanzada de los datos mediante encriptación, anonimización y cumplimiento normativo.
Eficiencia
Mejora en la gestión y recuperación de documentos.
Inteligencia Artificial
Adaptabilidad a las nuevas tecnologías como IA.
¿Cómo es el proceso de digitalizar datos y procesar imágenes?
El escaneo de datos y el procesado de imágenes conlleva varios pasos. Sin embargo, gracias a nuestro enfoque integral, podrás despreocuparte de todo.
Desde el transporte seguro de los documentos, inventariado, pasando por su almacenaje y securización hasta el momento de escanear, encriptar, indexar y normalizar los datos para generar bases de datos o adaptarlos a los gestores documentales del cliente.
También nos encargamos de la validación y control de calidad de las imágenes, asegurando que cada paso se realice con la máxima precisión y seguridad.
Aquí respondemos a algunas de las preguntas más comunes sobre nuestro servicio de digitalización de documentos.
Sí, la digitalización de documentos como servicio externo es una solución económica de pago por número de imágenes digitalizadas e indexadas.
STD, con más de 30 años de experiencia en custodia y procesamiento de imágenes y datos, ha participado en proyectos documentales de empresas, hospitales y clínicas, despachos y colegios en toda la geografía española.
Sí, STD se audita en el Reglamento General de Protección de Datos y en la ISO 27001 de Seguridad de la Información.
Cualquier documento o grupo de documentos puede ser enviado en formato digital (.pdf), encriptado y por métodos seguros, en un tiempo máximo de 3 horas a cualquier punto de España.
La logística de envío de contenedores, recogidas, relación de contenidos y devoluciones de material, entre otros, son servicios incluidos.
Cuando se encarga un servicio externo de digitalización de documentos, todas las operaciones, desde el registro de entrada hasta el fin del proyecto, son llevadas a cabo por personal de STD.
Los criterios son diferentes en función de la tipología de los documentos, su función en la empresa y el cumplimiento legal. Se distingue entre documentos importantes y necesarios, aquellos que por normativa hay que mantener hasta el fin de su vida útil y los que no son necesarios.
No, los documentos en papel y los datos e imágenes obtenidas en la digitalización se conservan un mínimo de 60 días en nuestros archivos como garantía del servicio.
¿Listo para digitalizar tus documentos?
| Responsable del tratamiento | Servicios de Tratamiento de Datos y Documentos, S.L |
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