Digitalizar documentos

STD, con más de 30 años de experiencia en custodia y procesamiento de imágenes y datos, ha participado en proyectos documentales de empresas, hospitales y clínicas, despachos y colegios en toda la geografía española.

Sí, STD se audita en el Reglamento General de Protección de Datos y en la ISO 27001 de Seguridad de la Información.

Cualquier documento o grupo de documentos puede ser enviado en formato digital (.pdf), encriptado y por métodos seguros, en un tiempo máximo de 3 horas a cualquier punto de España.

La logística de envío de contenedores, recogidas, relación de contenidos y devoluciones de material, entre otros, son servicios incluidos.

Cuando se encarga un servicio externo de digitalización de documentos, todas las operaciones, desde el registro de entrada hasta el fin del proyecto, son llevadas a cabo por personal de STD.

Los criterios son diferentes en función de la tipología de los documentos, su función en la empresa y el cumplimiento legal. Se distingue entre documentos importantes y necesarios, aquellos que por normativa hay que mantener hasta el fin de su vida útil y los que no son necesarios.

No, los documentos en papel y los datos e imágenes obtenidas en la digitalización se conservan un mínimo de 60 días en nuestros archivos como garantía del servicio.

Sí, se puede seguir custodiando los documentos en papel en nuestras instalaciones y se configura un esquema de expurgo para su destrucción confidencial cuando llegue el fin de su vida útil.

Sí, efectivamente se crea una copia de seguridad por triplicado, sin acceso, con imágenes, datos, originales, actualizaciones, incidencias, etc. para posibles casos de emergencias o contingencias y disponible para el cliente.

Sí, se pueden anonimizar aquellos datos de documentos sensibles por el RGPD y se entrega una copia sin anonimizar y otra sin datos (normalmente mediante ofuscación) para uso estadístico, formación de personal, para la web, para intercambio de proyectos con proveedores, etc.

Seguro que no te suena raro si digo que el departamento de recursos humanos de tu empresa es uno de los que más documentación maneja. Contratos, currículums, nóminas, bajas médicas, solicitudes de permiso… La cantidad de procesos manuales que hay detrás de cada uno de estos documentos es enorme: desde la selección de un candidato hasta su contratación, desarrollo y eventual salida de la empresa.

Aquí es donde la digitalización de documentos y expedientes juega un papel clave. Digitalizar documentos de recursos humanos no solo libera espacio físico, sino que optimiza la gestión documental, agiliza los procesos internos y reduce errores humanos. Además, permite acceder a la información de manera rápida y estructurada, mejorando la colaboración entre los responsables de RR.HH. y otros departamentos.

Si te preguntas qué documentos de recursos humanos puedes digitalizar, aquí tienes algunos esenciales:

Expedientes de recursos humanos: contratos de trabajo, currículums, certificados de formación, convenios colectivos.
Documentos administrativos: nóminas, informes médicos, justificantes de baja, solicitudes de permisos.
Políticas y normativas: manual de cargos, políticas de empresa, reclamaciones.

Digitalizar expedientes de recursos humanos y documentos administrativos no es solo una mejora organizativa, sino un paso imprescindible hacia la transformación digital. La pregunta ya no es si hacerlo, sino cuándo empezar.