La digitalización de documentos se ha convertido en una necesidad imperante en empresas de todos los sectores económicos. De hecho, cada vez son más entidades que apuestan por externalizar este tipo de servicios. Uno de los aspectos que más preocupa es saber, una vez se han digitalizado, qué ocurre con dichos documentos, dónde y cómo se guardan y si la privacidad y la seguridad están garantizadas. Aquí entra en juego el concepto de la custodia documental.
La custodia de documentos digitales es una práctica cada vez más extendida que permite guardar la información de manera segura en formato físico y digital. No obstante, es mejor confiar en empresas de profesionales como STDD que garantizarán la protección directa y de terceros en todo momento.
Aspectos a tener en cuenta en la custodia documental
Una empresa especializada en el sector te ayudará a que los archivos estén bien protegidos, por lo que debe brindarles a los usuarios la garantía de que una vez digitalizados no se perderán. STDD es experta en la custodia de documentos digitales.
Una vez seleccionada la empresa, habrá que decidir los documentos a digitalizar y cuáles se eliminarán porque ya no tienen relevancia. Además, el usuario podrá determinar qué tipo de clasificación debe aplicarse a cada uno de ellos. Así se garantizarán búsquedas más fáciles y ágiles.
Tras elegir los documentos habrá que organizarlos y prepararlos, de tal modo que se supervise que no existen errores y que no se han olvidado aspectos importantes. Es muy importante limpiar los documentos, suprimiendo cualquier aspecto que interfiriese en el proceso (ganchos, clips, sobres, etc.) y, a posteriori, seleccionar el formato en el que se guardarán los archivos. Se recomienda PDF y el tamaño carta.
Una vez que los archivos se han pasado al formato digital por escáner o tecnología fotoeléctrica, habrá que revisarlo antes de proceder a la custodia documental. Es importante que todo quede muy bien organizado para que las búsquedas que se realizasen después fuesen más efectivas. Las empresas especializadas en la custodia de documentos digitalizados te brindarán claves de acceso para tu seguridad.
Una vez realizado este proceso, se podrán eliminar los archivos físicos, liberando espacio en la empresa y guardando únicamente lo más importante.
Custodia física de documentos
Se producen infinidad de circunstancias en las que resulta necesario salvaguardar los documentos: cambios de oficina, archivos que no se consultan, demasiado papel, poca seguridad, consultas lentas, poco control de accesos a los archivos, archivos descentralizados o deterioro de la documentación.
Desde STDD se pone a disposición de los usuarios la custodia por paletización o picking. La paletización supone usar cajas o contenedores de los archivos y almacenarlos en estantes, es ideal para archivos pasivos o de poca consulta. Por su parte, el picking es empleado para estantes industriales, en el caso de documentación más activa y que genera más consultas.
¿Cómo se trabaja la custodia documental?
Por seguridad, no se permite el acceso a los servidores para consultas. Éstas se envían digitalizadas, encriptando los archivos resultantes y volcándolos por SFTP y VPN. Además, se establece un calendario de expurgo o destrucción, una vez que los documentos cumplen un periodo de validez concreto.
No obstante, se puede solicitar cualquier documento en cualquier momento. Éstos se enviarán por mensajería y se recogerán de nuevo, aunque por razones de seguridad, los documentos físicos no se suelen enviar.
Ventajas de la custodia documental
STDD apuesta por la custodia documental, ya que permite garantizar la seguridad y la trazabilidad de los archivos de manos de un equipo de expertos. Un software de gestión documental se asegura de cumplir con todas las normativas legales sobre custodia de documentos y datos, entre ellas el RGPD o la Ley Sarbanes-Oxley (SOX), relativa a datos financieros y contables. Así pues, cualquier empresa podrán hacer frente a auditorías o requerimiento de datos.
Los archivos siguen un proceso riguroso de análisis, indexación y digitalización (parcial o total), hasta tal punto que se logra la seguridad ante pérdidas o deterioros de archivos. A través de una interfaz de seguimiento se puede garantizar la trazabilidad de todos los documentos físicos y digitales.
No solo se garantiza un aumento del espacio en las oficinas y una mejor gestión de inventarios, sino que se implantan procedimientos estandarizadas y certificados, de manera rápida, confidencial y segura. En todo momento, la información es fácilmente accesible y se encuentra disponible cuando la empresa la requiriese.
Junto a la optimización de costes y escalabilidad en la gestión de archivos, la custodia de documentos digitalizados externa permite obtener un mayor rendimiento en el conjunto total de la empresa.
La custodia de documentos digitalizados ha visto una evolución desde las tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) hasta procedimientos más meticulosos, rigurosos y detallados que han llegado hasta nuestros días y que han alcanzado un elevado grado de perfección y productividad, así como de rendimiento.
