La digitalización en los despachos de abogados surge ante la necesidad de facilitar el trabajo de los profesionales y brindar un mejor servicio a los clientes. De este modo, se podrá ahorrar tiempo, ser más productivos y encontrar determinados documentos de manera más rápida, efectiva y segura.
La LegalTech o tecnología legal ha ido imperando durante los últimos años, basada en el desarrollo de software y plataformas específicas capaces de mejorar diferentes aspectos de la profesión legal. Gracias a ella se pueden automatizar tareas rutinarias, hasta tal punto que la IA, el ML y el análisis predictivo pueden lograr reducir entre un 40% y un 60% el tiempo que tarden los abogados en tareas como la diligencia.
La digitalización de documentos en los despachos de abogados resulta fundamental, especialmente si coexisten el papel y los formatos digitales. De ahí que en muchos casos existan dificultades para encontrar determinados documentos.
Si se confía en un equipo de expertos en la digitalización de documentos de despachos de abogados, como STDD, se estará obteniendo plena seguridad y validez jurídica, centralización de la información, eliminación del papel y aprovechamiento del espacio, así como accesos rápidos e inminentes a la documentación. Por consiguiente, el ROI del escaneo y digitalización de documentos en el sector legal es de entre 12 y 20 meses de media.
Ventajas de la digitalización de documentos en los despachos de abogados
En primer lugar destacar el acceso pleno al despacho desde cualquier dispositivo, empleando una herramienta sencilla para ganar productividad, eficacia, tiempo y comodidad. A su vez, garantiza el trabajo colaborativo desde cualquier emplazamiento, en tiempo real, tratando todo tipo de archivos (expedientes de juzgados, escrituras, contratos, etc.).
Es fundamental también que se aumente la seguridad, ya que todos los documentos se guardarán en herramientas cloud, reduciendo las posibilidades de perder documentación estratégica y pudiendo compartir fácilmente documentos y expedientes con los miembros del equipo. Además, se podrá gestionar el acceso a cada uno de ellos de manera individual y personalizada.
Según el Informe de la Encueta sobre Tecnología Legal de la ABA (año 2021), el 25% de los despachos de abogados informaron sobre violaciones de datos durante el último año. Esto es como consecuencia del auge de las operaciones online, lo que les invita a reforzar su tecnología de ciberseguridad en cumplimiento de la privacidad de los datos.
La comunicación con los clientes será más ágil y sencilla, pues a través de múltiples canales y con la ayuda de la tecnología VLA. Se podrán crear así espacios privados de reunión, centralizados en una única plataforma.
De igual modo, la IA facilitará el trabajo de los despachos de abogados. Y es que al digitalizar toda la documentación, la aplicación podrá ir sugiriendo legislaciones, jurisprudencia y doctrinas relacionadas. Se obtendrá así una mayor productividad y eficiencia.
La IA también sirve para detectar y reducir anomalías. De este modo, existen soluciones que se valen del procesamiento de lenguaje natural para analizar documentos y detectar problemas. El software estará capacitado para identificar patrones y ayudar a los abogados a construir un caso o reestructurar un contrato de formas que de otra manera no sería posible.
De igual modo, se puede ofrecer una experiencia omnicanal más próxima al cliente. La tecnología y la digitalización de documentos en los despachos de abogados supone que los abogados especializados en determinadas materias puedan digitalizar contratos o utilizar el software para compartir evidencias de forma remota.
Empresas del sector legal apuestan por la digitalización de documentos por cuestiones como: teletrabajo de empleados, cambio de oficina, consultas lentas y repetitivas, archivos de papel en ubicaciones diferentes, duplicados, versiones y fotocopias de documentos, poca seguridad en los accesos a documentos y pérdidas frecuentes de archivos.
Al digitalizar la documentación de un despacho de abogados, se estará apostando por la fidelización, es decir, un contacto más cercano con los clientes, que podrán acceder a sus consultas a través de la web, videollamadas e incluso por medio de las redes sociales. En base a lo anterior, será posible llegar a más clientes potenciales emprendiendo nuevas y eficientes acciones de marketing digital hasta ahora no explotadas.
Otro aspecto a tener en cuenta dentro de la digitalización de documentos en los despachos de abogados es la sostenibilidad. Y es que se logrará eliminar el papel y evitar el mal uso de éste, aprovechándose todo el espacio que ocupa.
En resumen, la digitalización documental en los despachos de abogados asegura plena eficiencia y productividad, así como un servicio más ágil y efectivo a los clientes. Y es que la transformación digital en la abogacía es fundamental para conseguir ser competitivos en el entorno empresarial actual.
