Documentar es un proceso rutinario, que ocurre en la empresa casi todos los días. A lo largo de los años, la cantidad de papel acumulado puede llegar a ser un completo caos, si no se cuenta con las previsiones necesarias. En este artículo, te contamos acerca de la custodia de documentos como una solución a la falta de almacenamiento para tus documentos físicos.
La custodia de documentos consiste en almacenar los archivos físicos en un edificio diferente al de tu oficina. De esta forma, se pueden llegar a resolver muchos problemas. También te contaremos las razones por las que podrías necesitar este tipo de servicio. Muchas empresas ofrecen este servicio, pero cuando se trata de un almacenamiento a gran escala, necesitarás una custodia de documentos organizada.
Problemas que resuelve la custodia de documentos
La custodia de documentos es un servicio en el que algunas empresas toman los documentos de sus clientes, los organizan, segmentan y almacenan para su futuro uso. Incluso existen algunos de estos servicios que incluyen la creación de un calendario de destrucción, que, en función de la validez de los documentos, establecen la fecha en que deben ser desechados. Los problemas que resuelve este servicio son:
Deterioro de documentos
El deterioro de documentos es algo a lo que todas las empresas se enfrentan cada cierto tiempo, sobre todo con aquellos que no son consultados a menudo. Con un servicio de custodia de documentos, se tiene especial cuidado en la manipulación del papel, así como en su almacenamiento. Este se aloja en estantes con las cualidades de temperatura, presión y humedad necesarias para que, bajo ninguna situación, este pueda ser dañado.
Archivos descentralizados
La centralización de archivos puede generar dependencia en los departamentos, demoras excesivas y creación de sistemas innecesarios para gestionar el movimiento de documentos. La planificación de la descentralización de documentos da como resultado un almacenamiento con la menor demora posible, así como un proceso organizado en el que ningún documento se pierde.
Poco almacenamiento en oficinas
En una oficina, la prioridad no es contar con almacenamiento para documentos, sino proveer las condiciones necesarias para que nuestros empleados hagan su trabajo. Es bastante normal que, con el paso del tiempo, los archivos de la oficina se vayan llenando. La custodia de documentos da como resultado un nuevo espacio, sin preocupaciones por almacenamiento.
Poca seguridad en el almacenamiento
La seguridad en el almacenamiento consiste en que todos los documentos que en él se encuentren, deben permanecer en él, sin importar los movimientos que se realicen. Todos hemos perdido un documento alguna vez, y sabemos la cantidad de problemas que acarrea esto a la compañía. Con la custodia de documentos, esto jamás ocurrirá.
Archivos poco consultados
Los archivos pasivos son todos aquellos que no se consultan, pero deben almacenarse por obligaciones legales. Ejemplo de ello son las facturas. La custodia de documentos establece módulos de control para almacenar archivos pasivos, sin mezclarlos con los que debemos consultar recurrentemente.
Cambio de oficina
El cambio de oficina a una sede más grande es algo que muchas personas tienen el placer de realizar. Mover todos los documentos, junto a los equipos informáticos y de trabajo, puede llegar a ser un dolor de cabeza. El servicio de custodia de documentos puede facilitar el proceso de mudanza.
Consultas lentas
Las consultas en el archivo son algo que, mientas más optimizado, mejor. Imagina una oficina en la que se necesita leer documentos todos los días, pero en la que, debido a la organización, cada trabajador debe esperar 3 minutos por consulta. Esto puede dar como resultado incluso una baja en la productividad de los empleados. La custodia de documentos establece el sistema necesario para que esto no ocurra.
Carencia de control en el acceso a archivos
En una oficina, es necesario tener un control sobre quiénes usan los documentos. Esto se basa en un historial de movimientos que especifican en qué mano se encuentran los documentos en todo momento. De esta forma, se tiene controlado cada uno de los archivos y se reduce la probabilidad de que alguno, por alguna razón, se pierda.
Estos son todos los problemas que se pueden resolver mediante la custodia de documentos. Como puedes ver, se trata de una solución a la conservación de documentos, que se puede dar debido a la falta de almacenamiento en la empresa. Si la tuya presenta alguno de estos problemas, muy probablemente necesites este servicio para facilitar todos tus procesos de producción y gestión.
