La digitalización de una pyme suele ser un proceso directo, rápido y sin muchas complicaciones. Sin embargo, cuando es la primera vez que se realiza en una empresa, es de esperarse que antes se lleve a cabo un proceso de preparación y adaptación. Después de todo, se trata de un cambio en el sistema de trabajo, en las herramientas y en la manera en la que se desenvuelven todos los procesos de documentos.
Prepararse de manera adecuada evitará retrasos en el flujo de trabajo, problemas de integración y malentendidos; además de reducir el riesgo de errores y pérdida de documentos. Si aún no conoces mucho sobre las herramientas y el mundo digital, estos son algunos consejos que puedes seguir para asegurar que la digitalización de tu pyme sea un total éxito. ¡Verás cómo todo se vuelve más sencillo y fluido!
Opta por la custodia de documentos antes o después de la digitalización de tu pyme
Uno de los dilemas más grandes de las empresas que enfrentan una digitalización masiva, es qué tienen que hacer con las toneladas de documentos en papel ahora inservibles. Muchos optan por deshacerse de ellos de manera definitiva. Sin embargo, si no te parece una opción factible, existen otras más seguras como la custodia de documentos.
Consiste en mandar todos tus documentos físicos a un espacio de custodia, ya sea antes o después del proceso de digitalización. En el lugar se otorga un espacio protegido contra accidentes, humedad y cualquier tipo de situación que amenace tus papeles.
Asimismo, se ordenan de forma eficiente y también se cuenta con un sistema para encontrarlos de forma sencilla. Esto te permitirá liberar espacio en tu oficina sin eliminar documentos que son muy importes como para desecharse, pudiendo acceder a ellos cuando lo necesites.
Formación y adaptación de los empleados
La digitalización en una pyme incluye un proceso muy diferente al tradicional. Los documentos ya no se encuentran en el mismo lugar, se buscan de manera distinta y también se llevan a cabo otros pasos para procesarlos. Antes de integrar todos estos aspectos, es necesario formar a tus empleados al respecto. Es decir, enseñarles cómo funcionan y cómo usarlo. Esto evitará retrasos y problemas cuando llegue el momento de digitalizar tu pyme.
Adapta la estrategia de tu pyme a la digitalización
Los nuevos procesos traen consigo nuevas oportunidades. Ahora tendrás un mayor abanico de opciones en cuanto al alcance de tus objetivos, por lo que aprovecharlas no estaría nada mal. Analiza la situación de tu empresa y cómo puedes cambiarla haciendo uso de las nuevas herramientas a tu disposición.
Instala un gestor documental
El gestor documental es ese software que hace que la digitalización de tu pyme sea más sencilla y entendible. Te ofrece una interfaz clara y sencilla en la que, de manera intuitiva, podrás gestionar todos tus documentos digitales sin problema. Buscarlos a través de palabras claves, categorizarlos, protegerlos con contraseña y mucho más podrás lograr al instalar un gestor documental.
Adquiere los equipos necesarios
En la mayoría de los casos, la digitalización de una pyme no requiere la adquisición de nuevos equipos o herramientas especiales. Sin embargo, si tu empresa se encuentra muy desactualizada, esta podría ser necesario. Sería una buena idea empezar a actualizar tu estructura desde ahora. Esto abrirá las puertas no solo a la digitalización, sino a una infinidad de muchas herramientas más que puedes usar para mejorar el rendimiento.
Deja que los especialistas se encarguen de la digitalización de tu pyme
Durante el proceso de digitalización de tu pyme, a veces puede surgir la tentación de cambiar algo en el proceso para experimentar y conocer la nueva herramienta. A medida que se completa, lo ideal es dejar que los especialistas se encarguen de ello en su totalidad. La buena noticia es que no suele interferir con el flujo de trabajo, por lo que es probable que ni siquiera notes cuando la digitalización de tus documentos esté sucediendo. Estará listo en un santiamén.
