Beneficios de contratar un gestor documental para empresas

Beneficios de contratar un gestor documental para empresas

En un mundo tan digitalizado como lo es en el que vivimos, es muy importante contar con todo tipo de estrategias que pretendan mejorar la facción no análoga de tu empresa. En este artículo te hablaremos de un gestor documental para empresas optimizado y las maravillas que podría traer consigo.

¿Sabías que emitir facturas electrónicas será algo obligatorio a partir de enero del 2023? Contar con un gestor documental para tu empresa entonces, no sería tener un beneficio sobre las demás empresas. Muy pronto, será algo necesario que te podrá hacer sentir más cómodo con la digitalización de tus procesos.

¿Qué es un gestor documental?

Un gestor documental es un tipo de software que te permite, como su nombre dice, gestionar documentos. Aunque sus funciones suelen variar, existen algunos optimizados para pequeñas y medianas empresas. Estos permiten no solo digitalizar facturas, sino también gestionar cualquier tipo de documento que la organización emita. Desde contratos hasta actas, esta herramienta permite que te sientas cómodo con el avance tecnológico.

De forma general, esta herramienta permite tener una copia de seguridad de absolutamente todo el papel de la empresa. Esto da algunas ventajas de seguridad, que te podemos mencionar luego.

¿Cuándo es necesario un gestor documental?

Si en tu organización existen versiones diferentes de un mismo documento o se realizan muchas impresiones del mismo, necesitas un gestor documental. Si el tiempo de espera para aprobar o firmar un documento es excesivo, o si el número de documentos no encontrados en el mes es mayor a 40, entonces también necesitas un gestor documental.

Cuando la organización quiera empezar a optimizar espacio en papeleo, puedes tener la idea de comenzar a contratar este tipo de servicios. Sin embargo, es mucho más importante contar con programas de gestión de documentos, cuando el esfuerzo humano ya no puede cumplir esta tarea.

Si ya digitalizaste tus procesos, pero aun así sientes que tu departamento de administración no puede realizar sus labores de forma cómoda. Si no logras, de ninguna forma, hallar un orden en el total de documentos disponibles en tu base de datos. En todos estos casos, es necesario que cuentes con un gestor documental optimizado para empresas.

Beneficios que otorga un gestor documental a las empresas

Si tu organización puede ser descrita en alguno de los párrafos anteriores, entonces necesitas contratar un gestor de documentos. A continuación, te mostraremos algunos de los beneficios que puedes obtener si consigues una versión de estos programas.

Digitalización masiva

Es muy importante tener acceso rápida y seguramente a tus documentos. Sin importar dónde te encuentres, es posible tener acceso, siempre y cuando logres una digitalización masiva de documentos.

La digitalización es algo hoy en día común. Se trata de una excelente forma de gestionar documentos. Aunque necesitarás cambiar algunos procesos en tu empresa, es una excelente solución para los problemas de almacenamiento.

Digitalización certificada

La facturación electrónica, con su respectiva conservación, no puede ser hecha, así como así. La Orden EHA/962/2007, del 10 de abril describe las convenciones por las que se debe regir la emisión de facturas electrónicas. Un gestor documental para empresas puede hacer que ahorres en almacenamiento sin tener que preocuparte por las probables sanciones al hacer algo sin seguir los reglamentos.

Digitalización de fondo histórico

El fondo histórico está compuesto por legajos, libros antiguos, actas, mapas o documentos de prensa. Si una empresa lleva el suficiente tiempo en el mercado, lo más probable es que estén en mal estado.

Un gestor documental para empresas puede lograr la digitalización del fondo histórico de la empresa. Todo esto mediante un proceso de escáner especial que no daña el documento. Además, este tipo de documentos son igual de vigentes que los físicos.

Digitalización de microfilm

Aunque pocas personas cuentan hoy en día con este tipo de formato, el microfilm análogo es bastante fácil de digitalizar. La mayor parte de los fondos históricos están realizados encima de este, pero es hora de que pase a buena vida.

Un gestor documental para empresas digitaliza este tipo de documentos. Esto significa una versión en vídeo, para ser reproducido en cualquier pantalla, no solo en un lector de microfilm.

Contrata nuestro gestor documental para empresas

STD ha creado un software de gestión de documentos optimizado para empresas españolas. Con la ayuda de nuestros procesos, vas a poder lograr una transición digital sana. Muchas veces, el cambio puede sonar aterrador, pero nadie nunca ha quebrado por mejorar la seguridad de su empresa.

 

 

 

 

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Este sitio está protegido por reCAPTCHA y se aplican la política de privacidad y los términos de servicio de Google.