Todos los organismos dedicados al sector sanitario se enfrentan a diario a la administración de enormes cantidades de datos como pruebas médicas, resultados de laboratorio e historiales clínicos. Para poder afrontar esta difícil tarea, resulta esencial contar un eficiente software de gestión documental sanitaria, el cual agilizase el proceso y mejorase tanto la productividad como la atención al paciente.
Cuando los documentos concluyen su etapa de uso y consulta, pasan al archivo central del departamento. La digitalización de la gestión documental sanitaria es uno de los grandes avances que ha traído la tecnología de la información para suprimir tareas tediosas, reducir los tiempos de espera y contribuir a un ahorro de papel y desarrollo sostenible.
Contar con un eficiente gestor documental para el sector sanitario ayudará a facilitar las búsquedas, validar los flujos de documentos e incorporar nuevas metodologías y protocolos de trabajo que implantasen una revolución en la organización interna. Gracias a ello, cada empleado tendrá acceso al documento si esto no se encuentra en una ubicación de red compartida, pero siempre garantizando la plena seguridad y protección de los datos confidenciales de los pacientes.
La durabilidad del gestor documental
La norma es clara y determina que, según el Reglamento (UE) 2017/745, los fabricantes de productos sanitarios deben conservar la documentación técnica, la declaración UE de conformidad y una copia de cualquier certificado, durante al menos diez años después de su introducción en el mercado. La documentación variará su periodicidad en función de la actividad, aunque deberá mantenerse mientras la autorización estuviese en vigor.
La función de búsqueda
La gestión documental en el sector sanitario es fundamental y es un paso más allá del simple escaneo de archivos. Con el escaneo obtenemos imágenes, por lo que será imposible buscar textos exactos. Por todo ello, la digitalización de documentos incorpora la tecnología OCR (Optical Character Recognition, reconocimiento óptico de caracteres) que hará de éstos legibles para el software. Y es que el OCR incorpora metadatos que facilitan las búsquedas o analiza el contenido de los textos en cada búsqueda que se realice.
La misma clave de búsqueda podría presentar infinidad de resultados diferentes, por lo que si se quiere ganar eficacia, la gestión documental deberá hacerse con el máximo rigor posible. Lo ideal es que la gestión documental quedase integrada en sistemas de información como software ERP, CRM o de Recursos Humanos.
El mejor aliado
Solpheo Suite es la solución que ofrece Sisdoc como mejor gestor documental para el sector sanitario. Incluye la capacidad de almacenar, compartir y gestionar toda la información, optimizando los procesos de forma segura. Además, permite sincronizar y compartir los archivos en plataformas como Cloud, Onpremise y otras híbridas.
Como gestor documental sanitario, Solpheo Suite permite la centralización de la información, el aumento de la usabilidad y una mejor organización. Por consiguiente, todos los datos serán accesibles desde cualquier dispositivo con la ayuda de un Smarter Workspace, un espacio de trabajo inteligente que proporciona valores para liderar estos cambios en un ámbito de trabajo individual y colectivo.
Solpheo Suite de Sisdoc tiene la particularidad, como gestor documental sanitario, que realiza captura y automatiza los flujos de los documentos de manera inteligente. Para ello se sirve de OCR o códigos de barras que permite centralizar en una única plataforma todo el contenido y procesos de negocio, colaborando en la transformación digital del sector.
La eficiencia del negocio estará garantizada con la integración de un Módulo de procesos, reduciendo los tiempos de gestión y todos los costes asociados, permitiendo que el trabajo fuese más eficiente.
Ventajas gestión documental sanitaria
- Ahorro de tiempo y costes: Un buen sistema de gestión documental sanitaria permite a los profesionales acceder a la documentación cuando lo necesitan. A mayor productividad, mayor reducción de gastos en la custodia de archivos.
- Máxima seguridad de la información: La gestión documental sanitaria es vital para garantizar que los usuarios que accedan a los datos sean personas autorizadas para ello, en pro de un servicio de seguro y de mayor calidad.
- Reducción de errores: Con la aplicación de un eficiente gestor documental sanitario se lograrán evitar problemas con el versionado de los documentos o la pérdida de éstos.
- Mejora de los procesos documentales: Los sistemas de gestión documental sanitaria ayudan a implantar medidas que mejoren la calidad (a nivel administrativo y operativo), mantener la documentación actualizada e implantar estrategias clave como la gestión del conocimiento dentro de los centros hospitalarios en pro de la investigación científica.
- Cumplimiento riguroso de la normativa: Con la gestión documental sanitaria se alertará a los usuarios sobre cambios en los archivos, nuevos informes que le ofrezcan información detallada sobre aspectos relevantes o eventos de un usuario. Si se automatiza el proceso se garantizará el cumplimiento de la legislación vigente.
Además, el gestor documental sanitario debe incluir datos confidenciales protegidos por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), al ser una información altamente sensible. La norma es clara e impide el flujo de información sin el consentimiento explícito del usuario.
En STDD tenemos la mejor solución para ti y para tu empresa, ayudándote a que te despreocupes de todo y a que encuentres el mejor remedio para alcanzar el máximo rendimiento, siempre cumpliendo con la normativa vigente.
