Espacios repletos de carpetas en los que hay muchos papeles, puertas tras las cuales hay cajas llenas de expedientes y documentación… Esta es la realidad de muchas de las empresas de hoy en día, y es que a pesar de que se ha hecho hincapié en la necesidad de la digitalización, lo cierto es que es un arduo trabajo que no siempre se lleva a cabo. Y es que al no hacerse desde el primer momento, todo es más difícil.
Ahora bien, ¿por qué hay tantos expedientes y documentación que guardan las empresas? Pues esto se debe a que, según el artículo 30 del Código de Comercio, este tipo de archivos se deben almacenar durante 6 años como mínimo. Informes, cuentas anuales, libro de actas, registros del IVA, facturas emitidas, etc. Al final, se van acumulando papeles que no tienen ninguna utilidad, pero que deben custodiarse según lo que dicta la ley.
Pero, para resolver todo esto existe la digitalización. Una forma de ahorrar espacio físico y de gestionar de una mejor forma toda la documentación y expedientes que los negocios puedan almacenar. Estos les están ocupando un espacio innecesario que podrían aprovechar de otra manera. Por lo tanto, vamos a ver, a continuación, por qué digitalizar los expedientes y la documentación que guardan las empresas.
Adiós al papel, la digitalización como solución
No siempre es posible prescindir del papel, pero estarás de acuerdo en que cuando el número de documentos y expedientes empieza a aumentar, la situación se vuelve insostenible con el paso del tiempo. Por lo tanto, la digitalización es una solución con la cual se ahorra espacio físico y se almacenan todos los documentos que sea necesario guardar durante ese plazo de 6 años en un lugar al que solo acceda el personal autorizado.
Esto generará mucha tranquilidad y, además, se evitará que se extravíe alguno de estos tipos de documentos que pueden ser muy importantes. Pues, entre toda la montaña de expedientes no es extraño que alguno se acabe perdiendo. Esto ocurre, sobre todo, cuando la empresa se traslada a otra oficina mucho más amplia, por ejemplo. Para impedir que esto suceda, la digitalización es una solución que ofrece seguridad.
Un acceso más rápido a la documentación
La digitalización de los expedientes y documentación también tiene como ventaja el poder acceder a todo lo que contienen estos archivos de manera ágil y sin perder tiempo. ¿Te imaginas ponerte a buscar una factura entre una pila de papeles? Es mucho mejor hacerlo introduciendo una palabra clave en el ordenador para que, en pocos segundos, te aparezca el documento que necesitabas sin nada de esfuerzo.
Y es que la digitalización puede llegar a aumentar la productividad dentro de las empresas, agilizando los procesos más básicos como estos, relacionados con la localización de la información, y ahorrando tiempo. Pues, una búsqueda física entre una montaña de papeles podría llegar a ser eterna, dependiendo de la cantidad de archivos que se almacenen. En STD Gestión Documental te podemos ayudar con todo esto.
Preservación de los documentos
A pesar de que lo recomendado es mantener los documentos guardados durante 6 años, con la digitalización este tiempo se puede dilatar, ya que no habrá problemas de espacio y, por tanto, no habrá inconvenientes para almacenar documentación y expedientes que tengan más tiempo. Y es que, en ocasiones, puede ser necesaria una consulta que supere esa franja de tiempo de los 6 meses. Si esta se llevase a cabo físicamente, podría ser imposible obtener un resultado fructífero, debido a la cantidad de documentos almacenados.
La ingente cantidad de expedientes y documentación que guardan las empresas no se va a resolver sola con el paso del tiempo, sino todo lo contrario. Se incrementará la desesperación al intentar buscar un documento en concreto y la pila de archivos continuará creciendo de manera inevitable. Por eso, lo mejor, es empezar a digitalizarlo todo ahora y en STD Gestión Documental podemos hacer esto por ti.
Trabajamos con un método muy bien definido que nos permite escanear los documentos con seguridad y validez jurídica, centralizando la información y permitiendo el acceso rápido a todos los expedientes. Asimismo, nos responsabilizamos de la eliminación del papel y del aprovechamiento del espacio que este ocupa, para que lo utilices con otros fines. No esperes más para digitalizar tus documentos. Contacta con nosotros.
