En una clínica de salud (concepto con el que generalmente nos referimos a centros privados), se genera y maneja una gran cantidad de documentación, tales como historias clínicas, informes médicos, pruebas y resultados de laboratorio, recetas médicas… Un sistema de gestión documental permite organizar y clasificar eficientemente estos documentos, lo cual facilita su acceso rápido y preciso siempre que sea necesario. Aunque hablaremos más en profundidad de estas cuestiones en siguientes encabezados, se puede decir que se mejora la eficiencia del personal médico y administrativo, evitando pérdidas de tiempo al buscar documentos físicos.
Somos STD Gestión Documental, un partner de confianza con más de 30 años de experiencia ofreciendo alternativas y opciones de digitalización y de gestión de documentos. Te aportamos soluciones en los procesos de digitalización y gestión documental, utilizando para ello gestores documentales y herramientas escalables adaptadas a cada clínica. Nuestra experiencia en digitalización es amplia en todo tipo de documentación clínica: Ambulatorio, Hospitalización, Exitus, Infertilidad, Urgencias, etc.
Si quieres conocer por qué tu clínica de salud necesita un sistema de gestión documental, en este post encontrarás toda la información.
La necesidad de un sistema de gestión documental en las clínicas de salud
Hemos hablado de la enorme cantidad de documentos que produce y maneja una clínica de salud. Pero es importante conocer que estos centros médicos están sujetos a normativas y regulaciones que exigen gestionar de forma adecuada toda esta documentación, tales como la protección de datos personales y la confidencialidad de la información médica.
Cuando el archivo es físico en soporte papel, la gestión de consultas y peticiones, accesos y seguridad es más compleja. Un sistema de gestión documental, a través de la digitalización de estos documentos, ayuda a garantizar el cumplimiento de estas normativas: los softwares que utilizan empresas como STD Gestión Documental proporcionan accesos controlados de usuarios, control de versiones, firma electrónica, flujos de trabajo, etc.
Los desafíos de la gestión documental en una clínica de salud
- El volumen de documentos: Las clínicas de salud generan y reciben muchísimos documentos, como historias clínicas, informes médicos, resultados de laboratorios, pero también nóminas y facturas. Manejar y gestionar este volumen de documentos puede ser abrumador, por lo que la digitalización y el sistema de gestión documental requiere de una planificación cuidadosa.
- La complejidad de la información: los tecnicismos son habituales en los documentos de una clínica de salud. La clasificación y el etiquetado debe hacerse siguiendo una estructura clara y metadatos adecuados; en caso contrario, la posterior localización será complicada.
- Interoperabilidad de sistemas: las clínicas de salud poseen multitud de sistemas y aplicaciones, cada uno de ellas con su función propia. Hablamos de registros médicos, sistemas de facturación, laboratorios… El sistema de gestión documental debe establecerse asegurando la integración entre todos los sistemas mencionados; los documentos deben poder moverse de forma fácil y rápida, manteniendo la integridad y la coherencia de la información que contienen.
- Seguridad de la información: tener muchísimo cuidado con la protección de datos personales y la confidencialidad de la información médica. Para ello, el sistema de gestión documental debe trabajar con técnicas como encriptación, acceso restringido y copias de seguridad.
- La cultura de la digitalización: el último desafío a superar es el necesario cambio cultural y la capacitación técnica de los trabajadores. El personal médico y administrativo de una clínica de salud debe adaptarse a las nuevas formas de trabajo, tales como la digitalización de documentos, la búsqueda electrónica, la colaboración en línea. Puede que sean necesarios cursos de formación para reciclar a los empleados.
Beneficios de implementar un sistema de gestión documental en una clínica privada
Mejora de la eficiencia y la productividad
Si el historial de un paciente estuviera en formato físico, el médico tardaría mucho tiempo en buscarlo y leerlo. Teniendo todos los documentos digitalizados, se reduce el tiempo de espera y la cantidad de pacientes que el doctor puede ver al día aumenta: es lo que se conoce como mejora de la eficiencia y la productividad. Disponer del documento necesario en cualquier ordenador o dispositivo portátil, además, salva vidas: en un momento de urgencia, se puede consultar por ejemplo las alergias e intolerancia de un paciente en estado crítico.
Reducción de costes
El coste de mantenimiento de un archivo documental con un gran volumen de documentos es alto; de ahí que contratar un sistema de gestión documental digitalizado reduzca de forma notable todos los costes. Además, el espacio utilizado es mucho menor (en el peor de los casos, se necesitará un servidor si los documentos a digitalizar y conservar son muy numerosos).
Mayor seguridad
Es imprescindible mantener todos los documentos de una clínica de salud en un lugar seguro, por contener información sensible y confidencial. Por ello, contar con un sistema de gestión documental seguro es imprescindible: gracias a técnicas de encriptación, limitación de acceso y cribado, toda la información permanecerá guardada de forma efectiva, sin problemas de seguridad.
Documentación actualizada
Además, un sistema de gestión documental permite tener toda la documentación actualizada. En el caso de las clínicas de salud, el historial médico de un paciente admitirá cambios en directo, sin ningún tipo de problema. Se incluirán resultados de pruebas de laboratorio, radiografías, intervenciones…
Cuestiones legales de un sistema de gestión documental
El cumplimiento normativo, la privacidad y la confidencialidad, el consentimiento informado y la eliminación de documentos son tan solo algunas de las cuestiones legales que hay que tomar en consideración a la hora de implementar un sistema de gestión documental en una clínica de salud:
- En cuanto al cumplimiento normativo, hablamos de normativas relacionadas con la privacidad y protección de datos, tales como el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea.
- Si hablamos de privacidad y confidencialidad, este tipo de documentos puede contener información confidencial y sensible, como datos médicos de los pacientes.
- Finalmente, la eliminación de documentos debe hacerse de forma segura, conociendo las regulaciones aplicables. La custodia de documentos es tan importante como su correcta eliminación.
STD Gestión Documental, tu solución de gestión documental para clínicas de salud
STD Gestión Documental es una empresa especializada en la digitalización y gestión documental, que te ayudará a implantar una solución a tu archivo documental en papel o digital.
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- En cuanto al cumplimiento normativo, hablamos de normativas relacionadas con la privacidad y protección de datos, tales como el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea.
- Si hablamos de privacidad y confidencialidad, este tipo de documentos puede contener información confidencial y sensible, como datos médicos de los pacientes.
- Finalmente, la eliminación de documentos debe hacerse de forma segura, conociendo las regulaciones aplicables. La custodia de documentos es tan importante como su correcta eliminación.
