En la actualidad, la tecnología ha avanzado a pasos agigantados, y con ella las necesidades de las personas. En el mundo empresarial, la digitalización de archivo y procesos es prácticamente obligatoria. En el caso de los archivos, es muy común que ahora existan más documentos digitales que físicos; y en el caso de los físicos, también se espera contar con un respaldo digital de estos.
Si lo que buscas es cómo mejorar la dinámica de tu empresa en cuanto a la administración de documentos, has llegado al lugar indicado. Te diremos por qué debes digitalizar tus documentos y como un programa como Solpheo Suite puede ser tu mejor aliado a la hora de gestionar y optimizar la documentación de tu firma o negocio. Incluso, son beneficios que puedes aprovechar si eres autónomo con gran volumen de trabajo.
¿Por qué digitalizar los documentos de una empresa?
La digitalización de documentos en PYMES o grandes empresas tiene grandes beneficios que se obtienen a corto, mediano y largo plazo. Hoy conocerás algunas de las razones que deben llevarte a confirmar que necesitas digitalizar los documentos de tu empresa de inmediato. Pero debemos adelantar, que la mayoría radica en la protección de tales documentos, sobre todo si tienen plasmados datos importantes.
Gestión efectiva de documentos
Sin importar las actividades que realices en tu empresa, de seguro es muy importante poder encontrar cualquier documento cuando lo necesites. Y es que, contar con la posibilidad de guardar archivos digitales puede significar encontrarlos rápido. Los ordenadores cuentan con herramientas básicas que ayudan a gestionar archivos, pero puedes emplear softwares de gestión de documentación que serán más efectivos.
Protección de documentación importante
De hecho, papeles con cualquier nivel de importancia deben ser considerados para ser digitalizados. En una empresa, no sabes cuándo tendrás que hacer copias de determinado documento; así que lo mejor es generar una versión digital que permita su resguardo y fácil reproducción. Por otra parte, hay documentos que en definitiva deben protegerse en la nube y varios dispositivos de almacenamiento físico.
Mayor seguridad
Mantener documentos en formato físico puede estar al alcance de muchas personas, o justo de las manos equivocadas. Y aunque existe cierta vulnerabilidad en lo digital, siempre será más seguro que tenerlos en sobre la mesa. En los sistemas digitales de gestión de documentos puedes usar claves y otras formas de encriptación de los documentos. Así solo personas autorizadas pueden acceder a los documentos.
Más productividad
Tú o tus empleados no deben ocupar largas hora digitalizando o archivando documentos. Existe una maravillosa técnica de digitalización masiva que ahorrara mucho tiempo que puede ser usado en otras tareas más productivas. Lo mismo ocurrirá al hacer cualquier acción sobre los documentos digitales: será más fácil y rápido. Ya no tendrás una pila de papeles en el escritorio para buscar la información que necesitas
Ahorro de dinero
De una u otra manera, usar documentos digitales evita el gasto en papeles y otros materiales que sirven para archivarlos. Incluso, no necesitaras gastar mucho dinero en material de impresión. Entonces, mucho de los costes relacionados a la creación y administración de documentos físicos se verán gratamente disminuidos. Además, muchos de los softwares de gestión de documentos no requieren gran mantenimiento.
Facilidad para ser compartido
Hay departamentos dentro de la empresa que deben compartir información, lo que incluye documentos. Gracias a la tecnología computacional, pueden crearse redes internas que permitan el intercambio de archivos entre ordenadores. En el último caso, simplemente puede usarse la Internet para enviar y recibir documentos digitalizados. Así que lo importante es poder contar con archivos que puedan ser compartidos.
Una actividad en armonía con el planeta
Una de las razones que pocos toman en cuenta, pero que, es muy importante es la contribución con el bienestar el planeta. Evitar el uso de papeles ayuda de forma sustancial a la conservación del ambiente. En pequeña o gran medida, si cada empresa evitar usar el mayor número de papeles posibles, veríamos un cambio importante en la crisis climática en los próximos años.
Usa un buen programa de gestión de documentos
A medida que tu empresa crece, se hace más importante digitalizar, almacenar, colaborar, compartir y eliminar documentos de todo tipo; esto en resumen se denomina gestionar documentos, y aunque cualquier PC te puede ayudar a organizar documentos, nada como contar con un software que se especialice en tal tarea. Con un programa como Solpheo Suite tendrás una completa plataforma con amplias alternativas.
Solpheo Suite te ayuda a administrar una gran cantidad de documentos con el fin de mejorar tu productividad. Puedes llevar contigo cualquier tipo de formato de archivo en todo momento, ya que puedes visualizarlos y gestionarlos en varios dispositivos. Todas las razones que describimos anteriormente son apenas las funciones básicas que obtendrás con Solpheo Suite si decides incluirlo en las herramientas de tu empresa.
