Seguramente en alguna ocasión te has sentido agobiado por causa de la gran cantidad de documentación o papeles que hay en tu empresa o negocio. Esto suele dificultar la búsqueda de los mismos, además de generar mucho trabajo y estrés. Para evitar esto se ha estado implementando la digitalización de documentos, algo muy importante si quieres mantener una correcta organización interna en tu compañía.
Como empresas, uno de los principales objetivos es la productividad y reducción de costos. Para lograr ciertas metas, aplicar la digitalización de documentos es un proceso que te ayudará en gran manera. Tener una gran cantidad de documentación física es igual a inversión de personal, tiempo, espacio, infraestructura y mucho más. A continuación te hablaremos todo al respecto y sus ventajas.
¿De qué se trata la digitalización de documentos?
Básicamente este proceso se trata de transformar o convertir diferentes tipos de documentaciones físicas a formato digital. En vista de los constantes avances tecnológicos, las empresas se han visto en la necesidad de aplicar dicha estrategia, para lograr sus objetivos. La digitalización de documentos aporta a los negocios eficiencia y organización en todos sus procesos.
La digitalización de documentos es aplicada por compañías o negocios por una gran cantidad de motivos. Entre los principales se encuentra el ahorrar espacio dentro de la empresa, ya que poseer documentación o papales físicos ocupa muchas áreas. Además de esto, también es empleado para agilizar la búsqueda los mismos, optimizando diversas tareas.
¿Cuál es la función de la digitalización de documentos?
La digitalización de documentos cumple una gran cantidad de funciones, entre las principales están la conservación de los mismos, fácil acceso, etc. Un ejemplo pueden ser ciertos documentos históricos originales, a los cuales solamente podrán acceder quienes visiten la ubicación física donde se encuentra. Si este se llega a digitalizar, podría estar disponible para todos a nivel mundial si así se desea.
La digitalización de documentos también sirve para que no tengas grandes cantidades de papales en tu empresa. Gracias a esto te ahorras dinero, tiempo, espacio y reduces el riesgo de extraviar documentaciones importantes, o el deterioro de estos. Además, sin importar donde te encuentres, tendrás acceso a información de importancia o que necesitas de manera inmediata.
¿Qué documentos puedes digitalizar?
Cuando se trata de la digitalización de documentos, se puede decir que no hay alguno que no se pueda transformar a formato digital. Todo tipo de documentación que quieras resguardar, para evitar que se deterioren o extravíen, podrás digitalizarlos sin ningún problema. Hacer esto te dará numerosas ventajas, las cuales te estaremos comentando más adelante.
- Facturas: este es alguno de los tipos de digitalización de documentos que más se solicitan. Las facturas te permitirán realizar procesos de manera digital y automatizada. También te ayuda a resguardar las cuentas por cobrar o pagar, y otros tipos de procesos o informes.
- Textos: entre estos documentos que podrás digitalizar están los presupuestos, informes, u otro tipo de texto que tengas en formato físico dentro de la empresa.
- Contratos: se trata de una de las documentaciones más importantes para las empresas o negocios. Son documentos que tienen estrecha relación con la protección de tus activos o incluso bienes.
Ventajas de la digitalización de documentos
Es normal que toda empresa en proceso de crecimiento, también vea un aumento en sus documentos o papeles que ingresan. Toda esta documentación, a largo plazo podría generarte diferentes inconvenientes, como los que ya te hemos estado nombrando. Si quieres evitar esto, es necesario que implementes dicho proceso cuanto antes, para disfrutar así de los siguientes beneficios.
Ahorras tiempo
Si quieres optimizar tus procesos para ahorrar tiempo, entonces la digitalización de documentos es necesaria en tu empresa. Buscar algunas documentaciones requieren de tiempo, ya que es necesario hurgar entre numerosos archivos para hallar el correcto. Si decides digitalizar estos papales verás como los conseguirás rápidamente, ya que estarán a solo un clic, sin importar donde estés.
Seguridad
Sabemos lo importante que son algunas documentaciones para tu empresa, por esta razón es necesario su correcto resguardo. Si deseas que solo ciertas personas tengan acceso a determinado archivo lo podrás hacer, gracias a diferentes métodos de seguridad como claves o autorizaciones. Con la digitalización de documentos podrás determinar cuándo y quién modificará el documento.
Ahorrarás espacio
No hay mejor manera de ahorrar espacio dentro de tu empresa que por medio de la digitalización de documentos. Gracias a esto, los espacios libres que anteriormente eran usados solo para almacenar archivos, quedarán disponibles para cumplir otras funciones. Sin lugar a dudas es una inversión que te dará cada una de estas ventajas y más.
Reducción de costos
Cuando se tienen muchos archivos en papel dentro del negocio, genera gastos en diferentes aspectos. Uno de ellos puede ser el alquiler de un espacio físico para el resguardo de los mismos. La digitalización de documentos hará que obtengas una reducción de costos considerable. Para logar esto, podrás contratar los servicios de una empresa, para asegurarte de una correcta gestión de este proceso.
