La digitalización documental se está extendiendo cada vez más entre empresas y entidades públicas. Cada vez hay una mayor necesidad de espacio físico y por lo tanto digitalizar todos los documentos se considera como la mejor opción. Además de ganar espacio es una gran ventaja poder acceder a cualquier documento con un sencillo click.
La Biblioteca Nacional de España ya cuenta con su versión digital, conocida como Biblioteca Digital Hispánica. Se fundó en 2008 y es un claro ejemplo de la importancia de la digitalización documental ya que permite un gran ahorro de tiempo evitándonos pasarnos horas rebuscando entre documentos. Simplemente desde tu casa puedes acceder a un sinfín de documentos y mapas. Para realizar la digitalización documental hay que seguir una serie de fases detalladamente para no cometer errores.
La primera fase de la digitalización documental consiste en la identificación de documentos. Es en ese momento cuando tenemos que decidir cuáles son los documentos que tenemos necesidad de digitalizar. No hemos de olvidarnos de decidir cuáles son los de mayor importancia y que tendremos que digitalizar en primer lugar.
La segunda fase consiste en hacer una clasificación de los documentos. Será entonces cuando tengamos que decidir si la digitalización va a ser por lotes de documentos o por el contrario de uno en uno. Si lo vamos a hacer por lotes se suelen emplear hojas con códigos de barras en las cuales se especificará la información relevante de cada artículo, con el objetivo de evitar que lleguen a extraviarse. Gracias a este código de barras será fácil acceder a su contenido.
La tercera fase es la recogida, transporte y recepción de los documentos a digitalizar. Esta fase es opcional. La cuarta fase es de las más importantes ya que consiste en ir revisando uno a uno los documentos para eliminar todos aquellos elementos que impidan su digitalización. Deberemos deshacernos de grapas, clips o pegatinas y colocar todos los documentos en la misma orientación. No hay que olvidarse de revisarlo todo cuidadosamente.
La quinta fase es la digitalización o escaneo. Será importante que utilicemos un mismo formato final para todos los documentos y preocuparnos de que la calidad visual del resultado sea aceptable. También hemos de decidir si queremos varios ficheros con un documento en cada fichero o solamente un único fichero con toda la información.
La sexta fase se conoce como reconocimiento de datos. En ella trataremos de seleccionar la información más relevante de los documentos para poder luego trabajar con ella. Podemos hacerlo de forma manual, tras haber digitalizado el documento teclearemos los datos de mayor importancia para luego poder identificar al documento cuando lo necesitemos. Si queremos hacerlo de forma automática deberemos hacer uso de la tecnología ICR, la tecnología OCR o con el código de barras que le fue asignado al documento.
La siguiente fase es la indexación. Lo principal de esta fase es reunir toda la información implícita y explícita del documento para su posterior almacenamiento en el Archivo Digital. Para ello nos fijaremos en datos como número de expediente y fecha de registro que nos serán de gran utilidad. La octava fase se centra en el control de calidad. Es el momento de observar minuciosamente todos los archivos digitalizados con el objetivo de comprobar que son aptos para poder seguir trabajando con ellos y que cumplen los requisitos mínimos. En el supuesto de que se observaran fallos en algún archivo habría que digitalizarse de nuevo.
La novena fase consiste en realizar una firma del documento digitalizado para otorgarle una validez legal. Se podrá decidir si se hace con una firma de servidor o con una firma cliente. Esta fase es opcional. Cuando ya estén todos los datos preparados procederemos a subir el documento al Archivo Digital. Esta es la décima fase conocida como carga de datos en el Archivo Digital. Finalmente, la última fase consiste en la devolución, archivo o expurgo de los documentos en papel. Habrá que decidir las siguientes acciones que se van a llevar a cabo con los documentos en papel sobre los que ya se ha realizado la digitalización documental.
