Muchos de nosotros tenemos documentos que guardamos por su gran importancia y valía y necesitamos que estén bien a salvo. La mayoría de estos los tenemos en papel pensando que van a ser eternos y no nos damos cuenta que quizás nos convendría hacer una digitalización documental, evitando de esta forma deterioros o posibles pérdidas.
En la actualidad cada vez hay más documentos en formato electrónico pero es innegable que por ahora el papel sigue siendo el formato más empleado. En definitiva, un documento sirve para tener una prueba material de un hecho. A medida que pase el tiempo puede que lleguemos a almacenarlo entre muchos otros y cuando nos haga falta en un momento determinado no lo encontremos. La digitalización documental nos ayudaría en estos casos para tenerlo todo bien organizado. Ciudades como Nerja ya han digitalizado su archivo municipal, haciéndolo accesible para los vecinos.
Si nos referimos a un documento administrativo este en un principio deberá ser protegido en un archivo de oficina por un término de 5 años. Se ha establecido de esa forma porque en esos primeros años será más probable que en un momento determinado nos haga falta. Pasado este período de tiempo el documento pasa al archivo central. Es allí donde van a parar todos los documentos que ya no se emplean habitualmente pero quizás sean requeridos en un momento determinado. Aquí se encuentran gran número de archivos de oficina y los documentos permanecerán allí durante 15 años, aunque este término puede variar dependiendo del espacio existente.
Transcurridos esos años los documentos pasan al Archivo General de la Administración donde permanecerán un período de 25 años. Finalmente, serán transferidos al Archivo Histórico Nacional aunque este muchas veces se encuentra saturado por lo que el Archivo General de la Administración a veces también funciona como Archivo Histórico Nacional. La digitalización documental sería clave para evitar esta saturación. Cuando los documentos son transferidos a su lugar definitivo existe la responsabilidad de que se conserven correctamente y puedan estar accesibles a los usuarios cuando estos los demanden.
Por desgracia, existen documentos que se acaban perdiendo o no son considerados de suficiente valor para llegar al Archivo Histórico Nacional. El proceso de transferencia de documentos de un archivo a otro es muy importante, ya que si no se hace cuidadosamente los documentos suelen llegar desordenados complicando su posterior localización. Es por ello que por medio de la digitalización documental podríamos ahorrarnos búsquedas interminables de documentos y evitaríamos desplazamientos innecesarios.
