Los documentos y archivos son elementos imprescindibles en todo tipo de empresas y, más aún, en las que se trabaja con personas y tienen datos de interés muy relevantes. Aquí la gestión documental tiene un papel fundamental porque es un proceso que se inicia con una consultoría, sigue con la digitalización de documentos y finalmente su custodia.
Casi más que en otro tipo de empresas, la externalización de la gestión documental en hospitales y centros médicos es vital, pues se está trabajando con pacientes. Cuando la salud es la protagonista es crucial administrar adecuadamente toda la documentación. Así, un buen centro sanitario u hospital público o privado debería externalizar su gestión documental. Esto es, su digitalización y posterior custodia.
Ventajas de la gestión documental en centros médicos.
La gestión documental en hospitales y centros médicos es por tanto de máxima importancia y tiene una serie de beneficios:.
1.- Asegura la protección de datos: Como en todas las empresas, la protección de datos en centros médicos y hospitales es obligatoria, pero la deberíamos tener aún más en cuenta, pues afecta a pacientes. Un proceso de gestión documental implicaría digitalizar toda la información para después gestionarla y que facilite las tareas de todo el personal del centro sanitario y asegure la protección de los datos confidenciales.
2.- Supone un ahorro de actividad: El contar con un sistema de gestión documental en hospitales y centros médicos, supone que su personal se pueda ocupar de su trabajo final y evite tener que estar digitalizando por ellos mismos los documentos. La externalización de esta labor les permite centrarse en su core business.
3.- Mejor acceso a la información: El especialista debe conocer la historia clínica de sus pacientes para valorar con exactitud sus patologías y recetarle las medicinas adecuadas. En muchas ocasiones, los programas que hay en los centros sanitarios son complicados y lentos y hacen que el médico tenga retrasos en sus consultas. .
Es muy importante que el médico o el profesional sanitario pueda acceder de forma inmediata a los datos de sus pacientes, por ejemplo, sus recetas anteriores, la historia clínica etc., lo que se consigue con un adecuado programa de gestión documental.
4.- Documentación actualizada: La externalización de la gestión documental consigue que la documentación esté perfectamente actualizada en los centros sanitarios. Esto es muy importante sobre todo con pacientes, que requieren que las actualizaciones de su información estén siempre al día..
5.- Ahorro de espacio: Con la gestión documental en hospitales y centros médicos se ahorra mucho espacio físico. En estos centros se acumulan multitud de documentos al día a lo largo de muchos años. Una adecuada digitalización de estos evitará que se tengan que utilizar varias habitaciones del centro para guardar la información.
Cómo es el proceso de gestión documental.
En Sisdoc Gestión documental seguimos la evolución de las tecnologías en la externalización de servicios documentales. Nuestro proceso de gestión documental aplicada es el objetivo final conseguido después de un proyecto iniciado por consultoría, seguido por digitalización de documentos y custodia.
Si gestionas un centro médico o un hospital has de saber que la gestión documental es el resultado de varios elementos clave:.
.- Procesos organizativos y normativa aplicada realizados en la consultoría previa. Organizamos los procesos documentales importantes de negocio.
.- Conversión a digital de los diferentes formatos de la información. Digitalizamos en papel, microfilm, placas radiográficas y diapositivas.
.- Adaptación a las tecnologías existentes mediante gestores documentales del mercado.
.- Custodia o conservación de los soportes cuando sea necesario. Archivamos y gestionamos tus documentos hasta el fin de su vida útil..
Es decir, en Sisdoc Gestión Documental primero realizamos el trabajo de consultoría para conocer la tipología de la información a digitalizar. En segundo lugar, convertimos a digital los diferentes documentos que necesites en el centro sanitario como historias clínicas antiguas, estudios de pacientes, ensayos con medicamentos, etc., utilizando para ello las últimas tecnologías y, finalmente nos encargamos de su custodia.
La buena gestión de la documentación es esencial en los centros médicos y en los hospitales. Haz que cada persona de la organización pueda trabajar en su cometido y no tenga problemas buscando o digitalizando por ellos mismos una información tan relevante como es la de los pacientes. En Sisdoc Gestión Documental te ayudamos con todo el proceso.