En plena era digital es innegable que cada vez más empresas están abandonando poco a poco los documentos en papel. Por desgracia, es un número ridículo si lo comparamos con otros países ya que parece que se tenga miedo a dejar de emplear documentos en papel. Si fuéramos capaces de evaluar el flujo documental de nuestra empresa nos daríamos cuenta de todo lo que podríamos ahorrarnos. .
Resulta curioso como cada vez más empresas hacen uso de las redes sociales o del big data para llegar a un mayor número de clientes pero pasan de largo la idea de digitalizar sus documentos. Al no prestar atención a la gestión documental encontramos archivadores hasta los topes llenos de documentos que provocan un gasto innecesario de espacio. Tampoco hemos de olvidar el gasto innecesario que se hace en fotocopias, grapas y carpetas y lo fácil que es que se extravíen los documentos al tenerlos únicamente en papel. Es incomprensible ese temor hacia las nuevas tecnologías que tanto nos facilitaría el trabajo.
Gracias a la gestión documental la empresa podrá acceder rápidamente a cualquier documento que le haga falta. Se acabó el tener que pasarse horas rebuscando entre carpetas, un simple click nos ayudará a encontrar lo que necesitamos. Tenerlo todo digitalizado va a ser un valor añadido para la empresa y aparte los documentos gozarán de una mayor seguridad. Su estado de conservación será perfecto ya que el papel es más fácil que se deteriore con el paso de los años.
Antes de llevar a cabo la gestión documental sería recomendable conocer el flujo documental de nuestra empresa. A través de un análisis podríamos llegar a conocer el gasto que hacemos en papel y a partir de ahí la forma de reestructurar correctamente nuestro método de actuación para obtener un mayor beneficio. Con este análisis también tendríamos constancia de aquellas tareas manuales que implican una pérdida de tiempo y que nos las podríamos ahorrar gracias a la gestión documental.
Las empresas que se dedican a la gestión documental podrían ayudarnos a través de un software a evaluar el flujo documental. Gracias a ello conoceríamos por ejemplo el tanto por ciento de los gastos de la empresa que se destinan al papel o los documentos que se acaban perdiendo a lo largo del día. Al tener constancia de estos datos junto con otros seríamos capaces de planificar mejor el futuro de nuestra empresa y dar pasos sobre seguro. Ya es hora de pasar página y aprovechar las ventajas de la gestión documental. .
