El servicio de digitalización de documentos tiene el potencial de transformar la gestión empresarial al convertir información en formato papel en archivos digitales. Este proceso no solo facilita el acceso a datos, sino que también optimiza el espacio físico y mejora la seguridad de la información, asegurando su disponibilidad y protección frente a posibles pérdidas. Con la creciente necesidad de manejar grandes volúmenes de información, la digitalización se presenta como una solución clave.
Recuerda que en STD somos expertos en la digitalización de documentos por lo que si estás valorando dar el paso a la digitalización de tus archivos físicos y buscas un partner de confianza no dudes en contactarnos.
Si aún no tienes claro si el servicio de digitalización de documentos es para tí, te invitamos a leer en detalle este artículo. Estamos seguros que te será de gran utilidad.
Empecemos por lo básico: ¿qué es la digitalización de documentos?
La digitalización de documentos representa un proceso esencial en la gestión de la información moderna de cualquier tipo de organización. A continuación, se describen sus aspectos principales.
Importancia de la digitalización
La digitalización de documentos es crucial en la actualidad, ya que transforma la manera en que las empresas y organizaciones manejan la información. Con el crecimiento exponencial de datos, es vital contar con sistemas que faciliten su almacenamiento y recuperación y por tanto con un servicio de digitalización de documentos. La digitalización no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también minimiza el riesgo de pérdida de documentos físicos.
Uno de los aspectos más destacados es su capacidad para optimizar la administración del tiempo. Los documentos digitalizados pueden recuperarse en cuestión de segundos, lo que permite a los empleados concentrarse en tareas más estratégicas. La organización de la información permite, asimismo, una colaboración más eficaz entre equipos, posibilitando que múltiples usuarios accedan a los datos de manera simultánea.
La digitalización no es solo importante para optimizar tiempos de consulta con «archivos activos» (que tienen mucha consulta) sino también para los “archivos pasivos o históricos”. Es decir, documentos que no pueden eliminarse porque aunque se consultan poco siguen siendo importantes y ocupan mucho espacio y acceder a ellos es muy costoso.
Por tanto, la digitalización de documentos puede ayudar a cualquier organización.
Terminología Clave en la digitalización de documentos
- Escaneo
El escaneo es el proceso de captura de imágenes de documentos físicos, convirtiéndolos en archivos digitales. Esto generalmente se realiza a través de escáneres diseñados específicamente para tal fin. - OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres)
El OCR es una tecnología que convierte diferentes tipos de documentos, como imágenes escaneadas o documentos en formato PDF, en datos editables y susceptibles de búsqueda. Esta herramienta es fundamental para la digitalización de textos, pues permite la recuperación eficiente de información mediante palabras clave. - Sistemas de gestión documental
Los sistemas de gestión documental son plataformas software que permiten a las organizaciones almacenar, organizar y acceder a sus documentos digitalizados de forma eficiente. Este tipo de sistemas suelen incluir características como la búsqueda avanzada y la categorización de archivos. - Formatos digitales
Los documentos digitalizados pueden guardarse en varios formatos, como PDF, TIFF o JPG, dependiendo de las necesidades específicas de almacenamiento y acceso. - Anonimización
La anonimización sirve para transformar los datos sensibles de los documentos previamente digitalizados. Con diferentes técnicas de anonimización hacemos que sea imposible identificar a individuos específicos, cumpliendo con la normativa europea y protegiendo la privacidad mientras los datos siguen siendo útiles para el análisis. Es decir, la anonimización altera los datos de modo que la persona no sea identificable ni directa ni indirectamente y de forma irreversible.
Como puedes ver, el término digitalización abarca un conjunto de técnicas y procesos que facilitan la transición de los documentos físicos a un entorno digital. Entender esta terminología es clave para poder aprovechar al máximo los beneficios que ofrece la digitalización en el ámbito empresarial y organizacional.
Beneficios de la digitalización de documentos
El servicio de digitalización de documentos ofrece una serie de ventajas significativas para las organizaciones. Estos beneficios van más allá del simple ahorro de espacio físico; también incluyen mejoras en la eficiencia, seguridad y sostenibilidad de las operaciones empresariales.
Ahorro de espacio físico
Una de las ventajas más evidentes de la digitalización es la reducción del espacio necesario para almacenar documentos en papel. Con la digitalización, las empresas pueden eliminar archivadores y estanterías llenas de documentos, liberando este espacio para otras funciones más productivas. Este ahorro de espacio físico permite:
- Optimizar la utilización de oficinas, creando entornos de trabajo mucho más agradables, un espacio en el cual el orden visual permite trabajar de manera más relajada.
- Minimizar los costos relacionados con el alquiler de espacio adicional para almacenamiento.
- En caso de trabajar en un coworking, el ahorro de espacio es fundamental.
Acceso rápido y eficiente a la información
La digitalización transforma la forma en que se accede a la información. Los documentos digitalizados pueden recuperarse de manera casi instantánea a través de búsquedas por palabras clave. Esto resulta en:
- Reducción del tiempo dedicado a buscar información, lo que aumenta la productividad de los empleados.
- Facilitación de la colaboración entre departamentos, al permitir que todos los empleados accedan a la misma información de manera simultánea.
- Mejora en la capacidad de respuesta ante situaciones que requieren información rápida, como auditorías o consultas de clientes.
Seguridad y protección de datos
Este servicio de digitalización de documentos no solo ayuda a mejorar la eficiencia, sino que también incrementa la seguridad de los datos. Los documentos en papel son susceptibles a pérdidas, daños por incendios o inundaciones e incluso robos. Los archivos digitalizados, por otro lado, están protegidos mediante diversas medidas de seguridad, que incluyen:
- Cifrado de datos, para proteger la información sensible de accesos no autorizados.
- Controles de acceso, que limitan quién puede ver o editar documentos confidenciales.
- Copias de seguridad y almacenamiento en la nube, para garantizar la recuperación de la información en caso de fallos técnicos o desastres naturales.
Cumplimiento normativo
Las empresas están sujetas a diversas normativas relativas al manejo y almacenamiento de documentos. La digitalización facilita el cumplimiento de estas regulaciones al:
- Organizar y clasificar documentos de manera que sea más sencillo demostrar que se cumple con las normativas.
- Reducir el riesgo de sanciones o multas asociadas con la falta de cumplimiento normativo.
- Proporcionar un acceso más claro y auditado a la información requerida por entidades reguladoras.
Sostenibilidad ambiental
La digitalización de documentos también aporta beneficios significativos al medio ambiente. Al reducir el uso de papel, las empresas no solo disminuyen sus costos operativos, sino que también contribuyen a la sostenibilidad ambiental al:
- Disminuir la deforestación, al reducir la demanda de papel.
- Minimizar la huella de carbono relacionada con la producción y transporte de documentos impresos.
- Promover una cultura de responsabilidad social corporativa, que apela a consumidores cada vez más preocupados por el medio ambiente.
¿Listo para beneficiarte de las ventajas que supone la digitalización? Si aún tienes dudas sobre si la digitalización puede ser beneficiosa para tu organización te invitamos a solicitar una videollamada o llamada a través de nuestra agenda online y resolver todas tus dudas.
El proceso de digitalización de documentos
El proceso de digitalización de documentos es fundamental para garantizar una transición efectiva y segura de la información en papel a formatos digitales. Involucra una serie de pasos metódicos que aseguran que todos los documentos sean convertidos de manera precisa y eficiente.
Registro de cajas, inventario y preparación de documentos
Todos estos aspectos forman parte de la primera etapa en el proceso de digitalización. Este paso es crucial, ya que asegura que los documentos no se pierdan y estén en condiciones óptimas para ser escaneados y convertidos a formato digital.
Eliminar grapas y clips
Para garantizar un escaneo limpio y eficiente, es necesario eliminar todos los elementos que puedan interferir con el proceso, como grapas, clips y otros materiales. Este paso previene daños al equipo de escaneo y asegura que los documentos se puedan digitalizar sin obstáculos, manteniendo la integridad del contenido.
Escaneado y digitalización
Una vez que los documentos están preparados, se procede al escaneado y digitalización, que convierte los documentos físicos en archivos digitales accesibles.
La tecnología utilizada en esta fase es crucial. Los escáneres de alta calidad son capaces de capturar imágenes nítidas y precisas de los documentos. Estas máquinas están diseñadas para manejar grandes volúmenes de escaneado, lo que resulta en un proceso más rápido y eficiente.
Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR)
El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es una tecnología que permite convertir imágenes en texto editable. Aplicar OCR a los documentos digitalizados facilita su búsqueda y recuperación, mejorando la gestión documental. No siempre se utiliza en los procesos de digitalización.
Indexación y captura de metadatos
En esta fase se reúne toda la información del documento para posteriormente poder almacenarla en el Archivo Digital.
Controles de Calidad
Las empresas de digitalización como STD aplican controles de calidad que supervisan el proceso de escaneado y OCR. Esto incluye revisar minuciosamente un porcentaje aleatorio de documentos digitalizados para verificar que estén correctamente alineados con los originales.
Los controles de calidad ayudan a identificar y corregir errores con el objetivo de comprobar que sean adecuados para trabajar con ellos y que cumplan los requisitos mínimos.
Almacenamiento y gestión
Tras la verificación, los documentos digitalizados deben ser almacenados y gestionados adecuadamente para garantizar su accesibilidad y seguridad. Para ello, en STD o bien podemos generar bases de datos o adaptarnos a los sistemas de gestión documental del cliente. Los sistemas de gestión documental (SGD) son plataformas diseñadas para almacenar, organizar y acceder a los documentos digitales. Estos sistemas permiten la clasificación y búsqueda de documentos en función de diferentes criterios, lo que resulta en una gestión eficiente de la información. La correcta configuración de un SGD puede optimizar notablemente la operación interna de una organización.
Encriptación, accesibilidad y seguridad
Es crucial que los documentos digitalizados sean encriptados y accesibles sólo por el personal autorizado.También se crea una copia de seguridad por triplicado, sin acceso, con imágenes, datos, originales, actualizaciones, incidencias, etc. para posibles casos de emergencias o contingencias y disponible para el cliente.
Implementar medidas de seguridad adecuadas, como control de acceso y cifrado, protege la información sensible. Estas medidas no solo salvaguardan los datos, sino que también cumplen con las normativas que rigen la gestión de información en diferentes sectores.
Anonimización
Este proceso se lleva a cabo en determinados casos y en función de la tipología de los datos (datos sensibles por el RGPD). Se entrega una copia sin anonimizar y otra sin datos (normalmente mediante ofuscación) para uso estadístico, formación de personal, para la web, para intercambio de proyectos con proveedores, etc.
Mantenimiento y actualización
La digitalización no es un proceso estático. El mantenimiento y actualización regulares son esenciales para garantizar la funcionalidad continua del sistema de gestión documental.
Auditorías periódicas
Las auditorías periódicas son otro aspecto necesario que se incluye en el servicio de digitalización de documentos. Mediante estas auditorías se revisa la integridad y la seguridad del sistema de almacenamiento. Estas auditorías ayudan a identificar posibles vulnerabilidades y asegurar que los datos estén protegidos contra posibles pérdidas o ataques cibernéticos.
Actualización de sistemas
El software y los sistemas utilizados deben estar actualizados para aprovechar las últimas tecnologías y mejoras en seguridad. La actualización regular no solo mantiene el sistema funcionando de manera óptima, sino que también asegura que se puedan implementar nuevas funciones que faciliten la gestión documental.
Sectores que se benefician de la digitalización
La digitalización se manifiesta como una herramienta transformadora que impacta positivamente a diversos sectores, facilitando la gestión de la información y optimizando los recursos. Cada área puede aprovechar los beneficios específicos que esta modernización aporta a su funcionamiento diario.
En STD hemos llevado a cabo la digitalización documental de grandes empresas de diferentes sectores como:
Te invitamos a que leas en detalle algunos de estos casos de éxito del servicio de digitalización de documentos en la página de clientes.
Sanidad
En el ámbito sanitario, la digitalización de documentos juega un papel crucial en la mejora de la atención al paciente. La posibilidad de acceder a historiales médicos de manera rápida y eficiente es fundamental para el diagnóstico y tratamiento adecuado de patologías.
La digitalización de historias clínicas no solo es importante para Clínicas y hospitales públicos y privados en general si no también para todo tipo de historias como urgencias, hospitalización, ambulatorio, UCI, reproducción asistida, etc.
Las instituciones pueden implementar sistemas de gestión documental que permitan:
- Acceso inmediato a registros médicos.
- Mejora en el seguimiento de tratamientos.
- Facilidad en la recopilación de datos para estudios y estadísticas.
Administraciones públicas
Las administraciones públicas también se benefician considerablemente de la digitalización. Al transformar la documentación física en formatos digitales, se mejora la transparencia y la eficacia en la gestión de información pública.
Con la digitalización, se logra:
- Aumentar la accesibilidad de los documentos para los ciudadanos.
- Facilitar procesos administrativos.
- Invertir menos tiempo en la búsqueda y entrega de datos.
Educación
En el ámbito educativo, la digitalización permite gestionar de manera más efectiva los expedientes académicos y el acceso a recursos educativos. Las instituciones pueden ofrecer una mejor experiencia de aprendizaje a estudiantes y docentes.
Algunas aplicaciones incluyen:
- Acceso online a materiales didácticos.
- Manejo de evaluaciones y calificaciones de manera digital.
- Facilitación del trabajo colaborativo entre alumnos.
Sector legal
El sector legal se encuentra inundado de documentos y papeles que son altamente sensibles. La digitalización de estos documentos permite un acceso rápido a la información necesaria durante procedimientos legales, lo que mejora la eficiencia operativa de los despachos de abogados.
Los beneficios en este sector son:
- Reducción del tiempo de búsqueda de documentos.
- Minimización de errores y pérdidas de información.
- Facilitación del trabajo en equipo mediante el acceso compartido a archivos.
Si tienes una empresa del sector legal te invitamos a descubrir las soluciones de STD específicas para tu sector aquí.
PYMES
Las pequeñas y medianas empresas pueden experimentar un cambio drástico en su operativa mediante la digitalización. El manejo eficiente de los documentos digitales permite a estas organizaciones competir de manera más efectiva en un mercado que exige rapidez y adaptabilidad.
Entre los beneficios que pueden obtener están:
- Reducción de costes operativos asociados al almacenamiento físico.
- Aumento de la productividad de los empleados al facilitar el acceso a la información.
- Mejor comunicación con clientes y proveedores gracias a la agilidad en la gestión de documentos.
Casos de éxito de nuestro servicio de digitalización de documentos
Los casos de éxito conseguidos gracias al servicio de digitalización de documentos ilustran el impacto transformador que esta práctica puede tener en diversas industrias.
Un caso destacable es el de la digitalización de la Revista General de Derecho.
En el año 2020, STD adquirió los derechos y digitalizó todos los volúmenes de la Revista consiguiendo así el primer y único formato digital de la Revista.
Actualmente todo el contenido de sus 683 tomos con 266.174 páginas está en 587 archivos .pdf con con más de 31 millones de palabras indexadas y se puede adquirir la colección completa.
También tenemos casos de éxito de empresas como IVIS (grupo internacional de clínicas de reproducción asistida), Andersen (despacho de abogados internacional),Enerfín (empresa energética), El colegio internacional CIUDALCAMPO del grupo SEK, Cualtis (empresa de prevención de riesgos) entre otros muchos más.
¿Cómo elegir la empresa de digitalización adecuada?
Experiencia y especialización
La experiencia es uno de los factores determinantes en la elección de un proveedor. Una empresa con un historial en la digitalización de documentos puede ofrecer un conocimiento profundo sobre las mejores prácticas, lo que garantiza una ejecución óptima del proyecto. La especialización en sectores concretos, como sanidad o legal, también puede ser un plus significativo, ya que cada sector tiene requerimientos y regulaciones específicas que deben ser cumplidas.
En STD Gestion Documental llevamos más de 30 años digitalizando documentos y trabajando con sectores específicos por lo que conocemos las necesidades concretas de cada uno de ellos.
Tecnología y equipos de escaneo
Es fundamental que la empresa utilice tecnología de vanguardia para llevar a cabo la digitalización. La calidad del escaneo influye directamente en la legibilidad y utilidad de los documentos digitalizados. Las mejores empresas disponen de escáneres de alta resolución y sistemas avanzados de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) que permiten transformar documentos físicos en archivos electrónicos accesibles y editables.
Soluciones personalizadas
No todos los negocios son iguales. Por ello, es esencial que la empresa de digitalización ofrezca soluciones personalizadas que se adapten a las necesidades específicas de cada cliente. Esto incluye la flexibilidad en los formatos de salida de los documentos, así como opciones de almacenamiento y gestión que se alineen con la estructura organizativa de la empresa contratante. Las soluciones a medida garantizan una mejor integración en los sistemas existentes del cliente, facilitando la transición hacia lo digital.
Seguridad en el proceso
La seguridad debe ser una prioridad en cualquier proceso de digitalización. La empresa elegida ha de demostrar que cuenta con protocolos de seguridad robustos para proteger la confidencialidad e integridad de la información. Esto incluye el uso de cifrado durante el almacenamiento y transmisión de datos, así como el acceso restringido a los documentos sensibles. Comprobar que se cumplen con las normativas de protección de datos es también una obligación del proveedor.
En STD Gestión Documental, la seguridad de tu información es nuestra prioridad. Por ello, con la renovación de la ISO 27001, reafirmamos nuestro compromiso de proteger tus documentos con los más altos estándares.
Soporte y capacitación
Un servicio de atención al cliente de calidad y la capacitación adecuada del personal son esenciales para maximizar el potencial de cualquier sistema nuevo. Una empresa de digitalización debe ofrecer soporte continuo para resolver posibles incidencias y asegurar el correcto funcionamiento de los sistemas. La capacitación de los empleados garantiza que estos se sientan cómodos y competentes al utilizar las nuevas herramientas digitales, lo que favorece una adopción efectiva en la organización.
¿Listo para digitalizar tus documentos?
No lo dudes más, contáctanos para solicitar más información o presupuesto personalizado sobre nuestro servicio de digitalización de documentos.