La gestión documental se ha vuelto imprescindible cara a una mejora organización y gestión de la empresa. Invertir en un proyecto de gestión documental es ya un gasto básico para un buen funcionamiento en la organización pero, ¿qué costes acarrean?.
Cuando hablamos de contratar un proyecto de gestión documental debemos de tener en cuenta dos variables: el coste de implantación del proyecto en sí y también el coste total de propiedad. ¿Cuál es la diferencia entre ambos? El primero aglutina todos aquellos gastos, inversiones y tiempo que se dedica desde el momento en que se reconoce la necesidad imperante en implantar una solución de este tipo.
Aunque quizás el concepto pueda parecer un poco difuso, supone una parte vital del coste total de una solución en un programa de gestión documental. Los costes en gestión documental parten de una premisa importante, el coste de implantación de dicho proyecto que, una serie de gastos tangibles e intangibles que merece la pena tener en cuenta.
Y, por otro lado, cuando hablamos de los costes en gestión documental nos encontramos con el coste total de propiedad. En este aspecto, hacemos referencia a toda la extensa vida útil del sistema, es decir, actualizaciones, mantenimiento, ampliaciones debido a las propias necesidades de la organización o empresa.
Los costes, en cualquier caso, son de dos tipos: humanos y materiales. El coste humano en un proyecto de gestión documental hace referencia al personal de la empresa u organización y al tiempo que estos le dedican en detrimento de otro tipo de actividades que también tienen que realizar en la empresa.
Mientras que los costes materiales en la gestión documentales abarcan cuatro grandes campos. Las licencias de software son una parte imprescindible para el desarrollo del trabajo porque, en ocasiones, suele implicar adquirir otra maquinaria más completa como paquetes de OCR para reconocimiento de texto, etc….
También son importantes los costes de infraestructura, es decir, costes de comunicación, redes, hardware y todo el equipamiento necesario para el funcionamiento de un proyecto de gestión documental. Y, por supuesto, el coste de mantenimiento o lo que es lo mismo la compra de productos o servicios tanto sean externos como internos con el objetivo de mantener la operatividad del sistema.
Por último, el coste de formación siempre debe estar presente en un proyecto de gestión documental. Formar al personal en el manejo y conocimiento de los servicios y materiales necesarios para llevar el trabajo a cabo es importantísimo. Un coste que solo se da al principio de la puesta en marcha del proyecto y, más tarde, en la entrada de nuevos empleados.
