El segundo eslabón en la cadena de la digitalización documental es la captura de datos. Es necesario aportar horas de esfuerzo humano para conseguir identificar y extraer, exclusivamente, aquellos elementos que pudiesen ser interesantes para futuros usos de la empresa.
El objetivo de toda empresa que apuesta por una consultoría documental es obtener una amplia base de datos que le permita analizar las operaciones llevadas a cabo durante un período determinado y analizar ciertos documentos, imágenes y estadísticas de diferentes fuentes informativas, que le otorgase la posibilidad de tomar las decisiones más correctas para el devenir del negocio. Precisamente Sisdoc pretende convertirse en el mejor aliado de las empresas, llegando hasta donde el ojo humano no es capaz de llegar. Es importantísimo partir de fuentes diversas y válidas (instituciones, universidades, medios de comunicación, hospitales, archivos, etc.) para poder obtener un caldo de cultivo útil en nuestro proceso de digitalización. Una vez digitalizadas aquellas piezas consideradas interesantes, se procedería a la captura de datos importantes. Realizada ésta, los datos capturados serían analizados e integrados en programas de gestión o gestores documentales.
La captura de datos es quizás una de las partes más complejas del trabajo documental. Cuando partimos de documentos digitalizados a través del escaneo de un soporte físico (fotografías o textos antiguos) o extraídos de un soporte digital, éstos deberán preservar sus condiciones más óptimas para que posteriormente el trabajo de captura selectiva de datos diese sus frutos y fuese eficaz. Desde el momento en el que la calidad de la materia prima baja, es trabajo de la consultoría documental intentar, gracias a la gran cantidad de herramientas tecnológicas que existen actualmente a su servicio, aunar esfuerzos por aportar la mayor nitidez y viabilidad al documento tratado.
El hecho de no obtener información u obtener información imprecisa tiene como consecuencia que los sistemas que están esperando esa información trabajen a partir de errores. De este modo, si la digitalización y captura de datos de una factura es errónea, esos datos aportados al software de contabilidad de la empresa serán falsos y por consiguiente se estará trabajando con unas cantidades irreales. Por todo ello, la validación de los datos capturados (manual o automática) es importantísima antes de continuar el proceso de análisis y gestión documental.
Las técnicas empleadas para una eficaz captura de datos suelen ser de tipo OCR zonal, para posteriormente clasificar y validar de forma inteligente dichos documentos. No importa el estado de conservación en el que se encuentren los documentos que su empresa quiere recuperar, ya que existe una garantía de servicio, calidad y profesionalidad mediante la cual la consultoría documental deberá trabajar duro para sacar el máximo rendimiento posible al soporte analizado.
Hoy en día, en el que la competencia que existe en el mercado cada vez va a más, es importantísimo innovar y analizar ciertos documentos publicados o recortes de prensa para poder, a raíz del pasado, trabajar por crear un mejor servicio en el presente. La digitalización documental y la captura de datos no solo se enfocan en el ámbito empresarial, ya que las instituciones educativas, sanitarias o de investigación también verán en ella un recurso básico para sus tesis, estudios y posteriores proyectos a desarrollar.
Gracias a una eficiente captura de datos conseguiremos detectar información específica y concreta, aportar valor añadido para el análisis de datos, discriminar la información irrelevante, añadir metadatos para la realización de consultas a posteriori y comparar y obtener estadísticas fiables y contrastadas.
