Digitalizar documentos

STD, con más de 30 años de experiencia en custodia y procesamiento de imágenes y datos, ha participado en proyectos documentales de empresas, hospitales y clínicas, despachos y colegios en toda la geografía española.

Sí, STD se audita en el Reglamento General de Protección de Datos y en la ISO 27001 de Seguridad de la Información.

Cualquier documento o grupo de documentos puede ser enviado en formato digital (.pdf), encriptado y por métodos seguros, en un tiempo máximo de 3 horas a cualquier punto de España.

La logística de envío de contenedores, recogidas, relación de contenidos y devoluciones de material, entre otros, son servicios incluidos.

Cuando se encarga un servicio externo de digitalización de documentos, todas las operaciones, desde el registro de entrada hasta el fin del proyecto, son llevadas a cabo por personal de STD.

Los criterios son diferentes en función de la tipología de los documentos, su función en la empresa y el cumplimiento legal. Se distingue entre documentos importantes y necesarios, aquellos que por normativa hay que mantener hasta el fin de su vida útil y los que no son necesarios.

No, los documentos en papel y los datos e imágenes obtenidas en la digitalización se conservan un mínimo de 60 días en nuestros archivos como garantía del servicio.

Sí, se puede seguir custodiando los documentos en papel en nuestras instalaciones y se configura un esquema de expurgo para su destrucción confidencial cuando llegue el fin de su vida útil.

Sí, efectivamente se crea una copia de seguridad por triplicado, sin acceso, con imágenes, datos, originales, actualizaciones, incidencias, etc. para posibles casos de emergencias o contingencias y disponible para el cliente.

Sí, se pueden anonimizar aquellos datos de documentos sensibles por el RGPD y se entrega una copia sin anonimizar y otra sin datos (normalmente mediante ofuscación) para uso estadístico, formación de personal, para la web, para intercambio de proyectos con proveedores, etc.

Seguro que no te suena raro si digo que el departamento de recursos humanos de tu empresa es uno de los que más documentación maneja. Contratos, currículums, nóminas, bajas médicas, solicitudes de permiso… La cantidad de procesos manuales que hay detrás de cada uno de estos documentos es enorme: desde la selección de un candidato hasta su contratación, desarrollo y eventual salida de la empresa.

Aquí es donde la digitalización de documentos y expedientes juega un papel clave. Digitalizar documentos de recursos humanos no solo libera espacio físico, sino que optimiza la gestión documental, agiliza los procesos internos y reduce errores humanos. Además, permite acceder a la información de manera rápida y estructurada, mejorando la colaboración entre los responsables de RR.HH. y otros departamentos.

Si te preguntas qué documentos de recursos humanos puedes digitalizar, aquí tienes algunos esenciales:

Expedientes de recursos humanos: contratos de trabajo, currículums, certificados de formación, convenios colectivos.
Documentos administrativos: nóminas, informes médicos, justificantes de baja, solicitudes de permisos.
Políticas y normativas: manual de cargos, políticas de empresa, reclamaciones.

Digitalizar expedientes de recursos humanos y documentos administrativos no es solo una mejora organizativa, sino un paso imprescindible hacia la transformación digital. La pregunta ya no es si hacerlo, sino cuándo empezar.

Se digitalizan principalmente dos tipos de expedientes:

• Expedientes activos: son los que se utilizan en el día a día y deben integrarse en el software de gestión de pacientes para eliminar el uso de papel.

• Expedientes pasivos: son antiguos y apenas se consultan, pero no se pueden destruir. En estos casos, se digitalizan de forma más sencilla, sin una indexación exhaustiva.

• Ahorro de espacio físico, especialmente en clínicas ubicadas en zonas urbanas donde el metro cuadrado es muy caro.

• Mayor agilidad en el acceso a la información clínica.

• Integración directa con el software de gestión de pacientes.

• Reducción del uso de papel y mejora en la sostenibilidad del centro.

• Protección de los datos de los pacientes gracias a la anonimización 

En definitiva, la digitalización de historias clínicas conlleva diversas ventajas que transforman la gestión de la información médica. Estas mejoras impactan tanto a médicos como a pacientes, facilitando procesos y optimizando el servicio sanitario. Si eres una clínica o un hospital interesado en conocer todas las ventajas de la digitalización de historias clínicas te invitamos a leer este artículo del blog sobre los beneficios y desafíos de la digitalización del sector salud.

Es muy frecuente que algunas clínicas y hospitales piensen que ya están digitalizadas, pero en realidad:

• No han integrado la información en un sistema de gestión eficiente.

• Siguen guardando grandes cantidades de papel que ocupan espacio innecesario.
  Por eso, es importante revisar qué tipo de digitalización se ha hecho y si se puede optimizar.

Sí, siempre que se haga en centros que cuenten con las medidas técnicas y organizativas adecuadas, y que cumplan con normativas como la Ley de Protección de Datos y la ISO 27001 como en el caso de STD.

Escanear un documento es simplemente capturar una imagen física y transformarla en un archivo digital, lo cuál podemos hacer con cualquier escáner. Sin embargo, digitalizar documentos va mucho más allá de esto. Cuando digitalizamos estamos convirtiendo información analógica en (ej: la información contenida en una factura) en un formato digital utilizable, sobre el que luego podremos trabajar. Es decir, en el proceso de digitalización se incluye el escaneo, validación de imágenes, indexación y captura de metadatos, generación de bases de datos, encriptación y copias de seguridad, etc. (puedes ver el proceso completo en la sección "proceso de digitalización").

¿Aún tienes dudas?, ¿no sabes si tu empresa necesita escanear o digitalizar? Entonces no dudes en contactar con nosotros, llevamos más de 35 años ayudando a organizaciones. Somos una empresa de digitalización de documentos.