La correcta conservación, almacenamiento y gestión de todos los datos almacenados por una empresa o institución es esencial por infinidad de motivos: optimización de procesos, ahorro de espacio, mayor protección documental o mayor facilidad de acceso a la información. Una información que en muchas ocasiones son imágenes plasmadas en diferentes soportes, es ahí donde entra en juego la digitalización de microfilm.
Instituciones dedicadas a la investigación, a la tecnología, centros médicos, bibliotecas, filmotecas, etc guardan ingentes cantidades de documentación en este soporte. La digitalización de microfilm permite no solo acceder con rapidez al archivo y desde cualquier lugar, sino facilitar que varias personas puedan tener acceso a él. Además, se evita la manipulación de los originales, de modo que se frena su deterioro.
Cómo se realiza la digitalización.
Hoy en día, los avances tecnológicos permiten la digitalización de microfilm de una manera rápida y con buenos resultados, independientemente del formato de rollo de película empleado, normalmente de 16 o 35 mm. Para ello se utilizan modernos escáneres dotados de cámaras capaces de capturar todo tipo de imágenes en las mejores condiciones.
A la hora de la digitalización del microfilm, simplemente hay que cargar la película e introducir en el escáner unos parámetros básicos para que el software pueda localizar y extraer las imágenes. Tras el proceso de escaneado, las imágenes obtenidas se almacenan ya digitalizadas en el formato elegido.
Los formatos de fichero de salida pueden variar en un proceso de digitalización de microfilm. En los formatos RAW, BMP y TIFF no hay pérdida de información y conservan una gran calidad de imagen, aunque ocupan un elevado volumen de memoria porque no hay compresión de datos. Por eso, en muchos casos se opta por otro tipo de formatos de salida, como JPEG, PNG o GIF. .
Ventajas de la digitalización de microfilm.
El microfilm ha sido muy utilizado para preservar todo tipo de imágenes y documentos mediante un cambio de soporte que hacía más manejable su almacenamiento, custodia y gestión, además de evitar el contacto directo con los originales en caso de tratarse de documentos de valor. .
La digitalización de microfilm permite dar un paso más allá, ofreciendo grandes ventajas:.
– Acceso más rápido, ya que no es necesario revisar el microfilm para recuperar la información que se busca. Con la digitalización es posible localizar la información deseada en cuestión de segundos si en el proceso se introducen metadatos completos.
– El microfilm solo permite una única consulta, salvo que haya varias copias. Tras el proceso de digitalización varios usuarios pueden acceder al archivo de manera simultánea. Además, no hay pérdida de calidad, no importa el número de accesos ni las copias que del material se realicen. .
– No hay riesgos de pérdida de información: las películas de microfilm se pueden conservar en perfectas condiciones durante años, pero también son sensibles a condiciones de calor o humedad o sufrir el ataque de hongos que las deterioren. Con la digitalización no hay ningún peligro de que nada de eso ocurra. .
– Aunque el microfilm ya supone un considerable ahorro de espacio respecto al papel, en el proceso de digitalización ese ahorro es máximo. Además, la migración a otro tipo de soportes es considerablemente más rápida.
En definitiva, la digitalización de microfilm permite un mayor control de los archivos documentales, así como una mayor seguridad en la protección o conservación de la información almacenada y un acceso más rápido y eficaz a los datos.
Sisdoc te ayuda a mejorar la gestión documental de tu empresa para que puedas ganar en eficiencia y cuentes con mayores garantías en la conservación de tus archivos, independientemente del tipo de soporte en el que estén almacenados. .
