La digitalización de las empresas se presenta como una necesidad cada vez más imperiosa de adaptación a las necesidades productivas que se dan en la actualidad. La transformación digital significa un verdadero cambio para los procesos de negocio y para las personas que conforman el equipo profesional. Requiere una verdadera implicación a todos los niveles.
El inicio de una digitalización es uno de los momentos críticos más importantes para una empresa y requiere tener en cuenta muchos aspectos. Empezar la transformación digital de manera adecuada es la clave del éxito y por eso tenemos que guardar especial cuidado en una serie de puntos que pueden ser claves para conseguir nuestros objetivos.
Uno de los primeros pasos a seguir para empezar a digitalizar tu empresa es conocer cuál es la situación de la misma y las necesidades que se necesitan cubrir. Esto es necesario si se quiere una verdadera transformación digital y no una mera captura. Analizar los procesos y ver cómo se pueden ver optimizados gracias a la digitalización se puede establecer como punto de arranque para la digitalización.
Este análisis se realiza con la ayuda de una asesoría que comprueba diversos aspectos, pero sobre todo valora el peso y la manera de realización de la gestión documental. De esta manera se puede evaluar cuál es el proceso de digitalización más conveniente y qué medios serán los necesarios para conseguir el éxito.
El inicio de un proceso de digitalización es un momento crítico para una empresa.
Una vez se ha establecido la situación de la empresa en cuanto a gestión documental y de procesos es necesario establecer los objetivos a los que se quiere llegar con la digitalización. Se deben establecer qué procesos van a verse afectados, cuál es el beneficio que se va a recibir en la gestión y qué miembros del equipo deben estar implicados.
La digitalización va más allá de conseguir una empresa con un sistema de trabajo paperless. Supone un verdadero cambio en los procesos y en la gestión documental que es la que contiene los datos y la información con la que se trabaja. Por ello es especialmente importante conocer el alcance que va a tener el proceso de transformación digital.
Para arrancar el proceso de digitalización de una empresa también se debe establecer cuáles son las partes del equipo profesional implicadas y promover su participación activa. Este proceso de transformación supone el cambio en la manera de trabajar de muchos de los miembros de una empresa y requiere de una acción formativa potente y ajustada a sus necesidades.
Conseguir la implicación de los empleados es el mayor reto de las empresas que empiezan su digitalización ya que supone enfrentarse con la resistencia al cambio que se suele dar en los procesos de negocio. Una correcta inducción mediante una formación eficiente y la comunicación de los beneficios que se obtendrán en la gestión pueden ser acciones que contribuyan al éxito.
Decidir por externalización de ciertos servicios también puede ser una de las mejores maneras de arrancar más efectivamente con la digitalización de una empresa. El proceso de transformación digital puede ser bastante costoso por sí mismo y tareas como la captura de datos puede suponer una carga productiva muy elevado. Por ello optar por una empresa especializada que sirva como apoyo a este proceso también puede ser un gran punto de inicio.
Una vez se conozca la situación de la empresa, los retos a los que se enfrenta con la digitalización, los objetivos que se quieran conseguir y los actores que la van a llevar a cabo, ya se puede comenzar con el proceso de transformación digital.
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