La digitalización se ha vuelto una herramienta clave para optimizar los procesos de una empresa. Una de las características más importante de esta herramienta es la posibilidad de capturar datos que ayudarán a gestionar la información de manera organizada además de ayudar de manera más eficiente a la labor analítica clave para las empresas.
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La gran funcionalidad de la digitalización documental es la posibilidad de captura de datos para su posterior gestión y análisis. Pero resulta curioso como se realiza este proceso que resulta clave para conseguir la información necesaria para la toma de decisiones dentro de una estrategia empresarial. Vamos a explicar en este artículo como se realiza una captura de datos.
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El primer paso necesario es realizar el escaneo de los documentos necesarios para conseguir la efectiva digitalización. De esta manera realizaremos un paso fundamental pero que por sí sólo en realidad no tendría más efecto que cambiar a un formato que puede ser archivado y organizado en un equipo informático. La única ventaja real sería la del evidente ahorro del espacio y del consumo del papel.
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La captura de datos aumenta la funcionalidad de la digitalización de una empresa
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Aunque estas ventajas parecen bastante atractivas no son suficientes para una digitalización óptima ya que no sólo queremos tener una imagen de los documentos, si no que también es necesario acceder de manera funcional a la información contenida en ellos para su gestión. Es aquí donde la captura de datos entra en juego y juega con una misión fundamental en los procesos de digitalización.
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Una vez tenemos escaneado el documento se le aplica un software de Reconocimiento Óptico de Caracteres conocido como OCR en sus siglas en inglés. Gracias a esta tecnología revolucionaria se consigue el reconocimiento de los caracteres de un documento y los transforma en un archivo editable. Tal es la versatilidad de este sistema que permite que del escaneo se pase directamente a este tipo de archivos.
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Por lo que no sólo se consigue la imagen del documento si no que la información en él recogido aparece como accesible para nuestra edición o para nutrir las bases de datos que tengamos instaladas en nuestras empresas y que forman parte de la digitalización.
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El sistema OCR lo que permite es analizar el documento escaneado emulando la capacidad del ojo humano para reconocer textos analizando todas sus partes e identificando palabras y letras que se volverán accesibles para el ordenador. Para que se produzca este reconocimiento este software recurre a paquetes de contenidos y a diccionarios que le ayudan en su tarea.
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Tal es el avance de esta tecnología que permite además de reconocer la letra imprenta puede llegar a identificar la letra manuscrita. Por ello consigue mucha versatilidad en su uso pudiendo replicar el documento escaneado manteniendo su estructura en un archivo editable o usando la información de los datos capturados para la alimentación de las bases de datos con los que empresa trabaja.
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El OCR además puede soportar varios idiomas lo que es de mucha utilidad para la digitalización de empresas de ámbito internacional. Gracias a esta tecnología la captura de datos se presenta como una de las herramientas más eficientes para conseguir una mejor gestión documental.
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Gracias a la digitalización de datos podrás conseguir detectar aquella información necesaria para el funcionamiento de tu empresa, realizar las labores analíticas de manera eficiente y actualizada y realizar estadísticas fiables para la toma de decisiones.
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En Sisdoc te ayudamos con la digitalización de tu empresa para que aproveches las ventajas de la captura de datos de manera más eficaz. Contacta ya con nosotros y mejora la gestión documental de tu empresa.
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