Si ya has pensado en digitalizar los datos de tu empresa, quizás una duda te esté deteniendo: la seguridad de este proceso. El colocar todos los archivos e información importante en formato digital es algo que tarde o temprano debe hacer toda corporación en la actualidad. Sin embargo, si no estamos familiarizados con el proceso, es normal preguntarse acerca de los riesgos que conlleva.
No obstante, la digitalización de datos es un proceso mucho más seguro de lo que piensas. Esta transformación hacia lo tecnológico ha evolucionado a tal punto de que es muy poco probable que se pueda filtrar tu información. Hoy en día, es necesario dar este paso para que tu empresa se mantenga vigente en el mercado actual. No obstante, es importante tener en cuenta los riesgos que conlleva.
¿Por qué digitalizar tu empresa?
La digitalización se refiere a la conversación de los datos de tu empresa en archivos digitales, los cuales se manejan de forma virtual. Todo este proceso implica un gran cambio para las corporaciones que gestionan su información de forma análoga. No obstante, es un cambio necesario y que trae consigo una gran cantidad de ventajas y permite que la organización se incorpore al mundo digital.
A través de ella, podrás obtener beneficios en diversos ámbitos, entre ellos:
- La automatización de procesos internos de la empresa, relacionados a la gestión de datos.
- Optimización del trabajo. Esto quiere decir que aquellas tareas que demoran horas, pueden realizarse en un tiempo menor.
- Mayor tiempo para ocuparse de tareas relacionadas a las estrategias y crecimiento empresarial. Esto gracias a que las tareas repetitivas están siendo manejadas de forma automatizada.
Seguridad de la digitalización de datos
Una de las dudas más frecuentes respecto a la digitalización, es acerca de qué tan segura es y cuáles son los riesgos que conlleva. A pesar de los beneficios de su aplicación, es importante tomar medidas para garantizar la protección de los datos y documentos que se pasarán a un medio digital. Esto quiere decir que la digitalización puede traer consigo riesgos, si no se realiza de una forma adecuada
Para muchas empresas se trata de un proceso completamente nuevo. Por lo tanto, debe conocerse a fondo antes de implementarse. Algunos de los factores que pueden tornarse en una amenaza son: errores humanos, el robo de smartphones con información de la empresa que poseen los empleados, los fraudes internos por parte de algún miembro del equipo, entre otros.
¿Cómo proteger la seguridad durante la digitalización de datos?
Aunque se trate de un proceso seguro y necesario, la digitalización puede traer grandes riesgos en cuanto a la filtración de información. Por ello, debes tener en cuenta las siguientes consideraciones al momento de realizarla. Esto con el fin de proteger los datos confidenciales de tu empresa. De esta forma, podrás evitar errores y aprovechar la gran cantidad de beneficios que te proporciona. Sigue estas indicaciones:
Evita actuar de forma precipitada
La digitalización es un proceso complejo. Éste supone un gran cambio en la metodología interna y externa de tu empresa. Por lo que debe realizarse de manera meticulosa. Es importante que evites precipitarte, pues podrías poner en riesgo la información de tu organización, lo que puede traer graves consecuencias. Lo mejor es conocer a fondo todos los factores que forman parte de esta conversión.
Infórmate acerca de los pasos que debes realizar
La digitalización consta de cuatro fases principales. La primera, se trata de una etapa de diagnóstico, a través de la cual se estudiará y determinará el estado de la empresa. A través de ello, se podrá establecer la estrategia y definir las metas. Luego, se procederá a realizar una formulación estratégica. Ésta incluye un análisis de los riesgos, la vulnerabilidad de la corporación, su situación en el mercado y con los clientes.
La tercera fase, es una de las más importantes. Consiste en la creación de un plan de acción detallado. En él se especifican los pasos, estrategias, y objetivos, los cuales deben ser realizables. También es necesario que se especifiquen los instrumentos y medios que se utilizarán para ello. Por último, se comenzará a gestionar el cambio a través del proceso de digitalización.
Elige al proveedor de servicios indicado
Sabemos que no es tarea fácil confiarle a terceros la información de tu empresa. Es por eso que, es importante que conozcas las empresas en el mercado. Realiza un sondeo para dar con aquellas que cuentan con prestigio y reconocimiento para realizar esta gestión. Estos proveedores te ofrecerán las herramientas que necesitas para llevar a cabo la digitalización de forma segura.
Si necesitas una empresa de confianza, contacta con STD, expertos certificados en gestión de documentos y digitalización de datos. Quienes, además, cuentan con más de 30 años en este sector, lo que los vuelve una de las organizaciones más confiables y de referencia en este sector, con los mejores sistemas y software del mercado . No te quedes atrás, e inicia tu proceso de conversión digital.