La eficiencia y vencer los obstáculos del tiempo, es una de las grandes y largas carreras a vencer en una empresa. Responder a tiempo y saber con lo que cuenta o no determinará cuan responsable y comprometido se está con esa meta a alcanzar para con los clientes y el mejor desenvolvimiento en el terreno laboral. Para ello es necesario realizar una captura de datos que enriquezca la base matriz de toda la información que esta almacene. .
Muchas empresas asumen que al tener en físico y conservar algunas tareas manuales como las de archivo, pueden asegurar que extenderán su vida útil en este plano, pero la realidad es que en el plano virtual se consiguen más ventajas de las que se puedan pensar. Para que estos archivos o documentos guarden vigencia y se conecten con otros contenidos para dar vida a una gran base de información es necesario recurrir a una captura de datos que tiene la garantía de ser un proceso sólido, para que cualquiera que lo requiera pueda tener acceso a ello, sin largos y complejos procesos manuales. .
Una captura de datos debe antes identificar lo que es imprescindible para la empresa tener en su base de datos, luego tratar y extraer la información de las plataformas en las que los documentos estén, para luego procesarlos. Para pasarlos de un medio físico como un libro, una factura o un archivo es necesario contar con el mejor equipo posible para que se obtengan imágenes y datos de gran calidad para ser manipulados en las diferentes aplicaciones de la empresa. .
El escaneo de estos documentos es uno de los procesos más largos y complejos, pues amerita de un equipo óptimo, para que esta captura de datos sea exitosa y logre resolver en el menor tiempo posible que todo esté en la base datos y sea accesible para todos. Será crucial contar con técnicos especializados y de gran experiencia que sepan manipular el material para sacarle el máximo provecho a estos datos y que los márgenes de error se reduzcan. .
¿Qué persigue la captura de datos? .
La captura de datos es un proceso que sigue cinco principales lineamientos para que esta guarde sentido y sea de gran ayuda para una empresa. Comenzando por Detectar la información específica y correcta a procesar. Saber qué sirve y que no, ahorrará mucho trabajo al personal de captura y al tiempo de colocación y posterior búsqueda en la data. Esto también Aporta valor añadido para el análisis de datos, un punto que refuerza el proceso de conexión de la información para ofrecer mejores resultados en una búsqueda. .
Una vez seleccionada la información, se discrimina la información más importante a la menos importante. En este proceso se Añaden metadatos para consultas e integración en los procesos más importantes de una búsqueda o en el enriquecimiento de la gran data de información. Y por último la captura de datos busca Comparar para obtener estadísticas fiables en pro de facilitar la búsqueda de información y ofrecer datos sobre lo que se vuelva prioritario o no en una empresa a lo largo del tiempo y de su uso. .
