Una de las tareas que conlleva bastantes esfuerzos por parte del equipo de trabajo, es el procesamiento de facturas en el sector empresarial. Afortunadamente, hoy en día existen herramientas y estrategias muy útiles para cumplir con esta labor,de forma práctica y sencilla. Por lo que te hablaremos sobre la mejor forma de digitalizar estos documentos tan importantes, para el buen manejo y desempeño de la compañía.
Dado que al digitalizar facturas, no solo se reducen los costes de la empresa, sino también es una excelente estrategia para ahorrar tiempo. Este proceso es más sencillo de lo que parece, si se cuenta con un sistema de gestión apropiado que se adapte a cada requerimiento. Así como a las necesidades inmediatas de quienes forman parte de una compañía.
10 Claves para digitalizar correctamente las facturas de tu empresa.
Si quieres que tu empresa se aproveche de los beneficios de la digitalización de facturas, no puedes perderte estas claves, destinadas a la gestión eficiente de cada documento. De esta forma, verás cómo transformar los archivos importantes en formato digital te permitirá aumentar el rendimiento de los trabajadores y cómo podrás acceder fácilmente a ellas. Es por ello que queremos que sepas todo al respecto, para que realices este proceso de forma correcta.
1. Instrumentos digitales eficientes.
Si deseas digitalizar las facturas de tu empresa, es preciso que cuentes con las herramientas de gestión documental apropiadas; que se adapten a las necesidades de la compañía para transformar cada archivo y generar su fácil acceso. Asimismo, este tipo de sistema necesita un panel de distribución de los documentos, para su correcta optimización y búsqueda eficaz.
2. Información a la mano.
De forma similar al punto anterior, al tomar la decisión de digitalizar las facturas de tu empresa, necesitas tener fácil acceso a cada documento; los empleados tienen que agilizar sus funciones con tan solo un click –al momento de buscar contratos u órdenes de compra relevantes–..
3. Mayor desempeño laboral
Automatizar el flujo de trabajo al digitalizar las facturas, es un aspecto a tener en cuenta al momento de llevar a cabo los procesos documentales. Los cuales requieren de tiempo adicional, teniendo que repartir la carga de trabajo en departamentos, para autorizar y registrar todo tipo de archivos. Principalmente, cuando estos están plasmados en papel y pueden agilizarse al trasladarse a un formato digital.
4. Comunicación instantánea.
La comunicación entre los miembros del equipo de trabajo debe ser más fluida, contando con un sistema que permita digitalizar las facturas. Esto es posible al solicitar cada documento de forma instantánea, para así no perder tiempo en otras funciones de igual relevancia.
5. Almacenamiento digital.
Al digitalizar facturas, se prescinde del papel, una opción válida no solo para ahorrar costes, sino también para contribuir con el medio ambiente. Esto a su vez, reduce considerablemente los problemas de almacenamiento, típicos de las compañíasque solo retrasan la productividad y eficiencia de los empleados.
6. Contacto eficiente con los clientes.
Otra de las claves al digitalizar las facturas de la empresa, es que se tiene la ventaja de llevar una comunicación favorable con los clientes. Ya sea de forma online o a través de la telefonía móvil –firmando contratos o solicitando pedidos con los proveedores y afines–..
7. Separación de los datos.
Con la ayuda de un sistema para digitalizar facturas, se tiene la libertad de extraer datos de los documentos digitales al escanearlos. Gracias a esto, no se omite ningún detalle importante, que pueda anexarse posteriormente en otros programas o sistemas de gestión.
8. Formato personalizado.
Cuando la empresa pone en manos de los profesionales el proceso de digitalizar sus facturas, puede seleccionar el formato deseado para cada documento; tomando en cuenta las opciones más viables, que faciliten la correcta gestión de los archivos más relevantes para la compañía.
9. Optimización de datos.
Gracias al proceso de digitalizar las facturas, es posible escanear cada documento por medio de herramientas innovadoras,como es el caso del OCR. Una solución práctica para recoger todos los datos y mejorar la calidad de los documentos que pueden ser editados por el personal. Este aspecto facilita la manera de encontrar los textos que se requieran con inmediatez, adaptándose a todo tipo de procesos.
10. Teletrabajo competente.
Finalmente, al digitalizar las facturas de la empresa, debe fomentarse un ambiente más favorable para los teletrabajadores; quienes necesitan herramientas actuales a las cuales acceder cada vez que lo ameriten. Todo esto desde la comodidad de sus hogares. .
