Toda empresa o compañía, necesita contar con el respaldo de la gestión documental, en pro de mantener todos sus asuntos en orden. De esta forma se evitan incidentes, donde la información importante de nuestro negocio, pueda perderse o verse afectada; por este motivo, es de gran relevancia llevar un plan de organización, en el cual confiar y que nos conduzca al éxito.
Dado que muchas personas no están tan familiarizadas con la gestión documental, en este artículo te indicaremos todo lo que debes saber; haciendo hincapié en los procesos que están vinculados, y que son esenciales a la hora de gestionar los archivos de cualquier empresa. De este modo, el manejo y control de los documentos importantes, estará totalmente respaldado.
Conviene mencionar que si necesitas los mejores servicios que te ayuden a mejorar la productividad de tu negocio, puedes apelar por el apoyo de profesionales; quienes cuentan con las mejores herramientas tecnológicas de la información, garantizando así soluciones efectivas para la gestión documental. .
¿Cuáles son los 7 procesos que están vinculados a la gestión documental?.
Teniendo claro de qué se trata la gestión documental, es preciso que conozcas cómo puede ayudarte a ti o a tu compañía. Puesto que deseamos encarecidamente, que tu empresa mejore el proceso y el manejo de la información importante que la caracteriza. Sin olvidar que es necesario administrar los documentos de la forma más organizada posible. .
1. Planificación .
En la gestión documental, es necesario que se sigan ciertas pautas en pro de que la información destacable esté siempre organizada y a la mano. En este aspecto, entran los instrumentos de planificación del control archivístico, ideales para clasificar los documentos de forma apropiada; ya sea en físico o en formato electrónico, ya que con el uso de las nuevas tecnologías, los procesos vía online están en ascenso. .
2. Disposición archivística de los documentos.
Una vez que se realice el proceso de planificación respecto a los documentos importantes de la empresa, es preciso identificarlos. Así que es conveniente que se creen una serie de categorías, que establezcan los expedientes de forma ordenada y coherente; donde se destaque la serie documental y la sección de cada uno, manteniendo un orden lógico para ser entregados en el momento oportuno. .
3. Proceso de negocio.
En la gestión documental, este punto consiste en generar un orden entre el control de las etapas y los procesos empresariales. Ya que la cantidad de archivos que se llevan a cabo en una empresa, son diversos y los flujos de trabajo varían. Por lo cual, es pertinente que los documentos que pasan de un empleado a otro, estén bien distribuidos. .
4. Digitalización de los documentos.
Para que la gestión documental sea la más eficiente, es propicio que la información relevante de la empresa esté digitalizada. Esto permite que la productividad de la compañía mejore, y facilite en gran medida el acceso a los documentos cuando se requiera. Sin mencionar que con el uso de las herramientas tecnológicas, es más fácil cumplir estas funciones de manera rápida y práctica. .
Asimismo, es de gran relevancia que los documentos valiosos de una empresa, se conserven de los estragos, desencadenados por el paso del tiempo. Por esta razón, al realizar esta tarea de forma digitalizada, también debe clasificarse la información, accediendo a ella rápidamente.
5. Software de administración de documentos
Al contar con la digitalización de los documentos, es preciso emplear un software de gestión documental especializado para administrarlos. Gracias a esto, es posible que los empleados recurran al repositorio, para que observen la información relevante las veces que sea necesario; algo que agilizará el proceso de trabajo, porque con un solo clic accederán sin problema a los documentos.
6. Preservación de los documentos.
Como bien comentamos anteriormente, es importante que el paso del tiempo no dañe los documentos de valor de la empresa. Por este motivo, deben preservarse a largo plazo, y esto se logra por medio de controles periódicos de gestión documental; (limpieza, seguridad monitoreada, áreas de resguardo, prevención de desastres y digitalización). .
7. Preservación electrónica.
Independientemente de la creación de los documentos digitales, es importante generar un respaldo que garantice la seguridad de los mismos; lo que puede lograrse empleando unidades de CD o racks de discos duros, en pro de que no exista pérdida alguna de los archivos. .
