La gestión documental es parte indispensable del funcionamiento de empresas e instituciones. El volumen de información disponible ha crecido exponencialmente con el desarrollo de las nuevas tecnologías. La digitalización ha supuesto una enorme mejora y agilización de los procesos, pero también han surgido nuevos retos a los que enfrentarse. Normas como la ISO 30300 y la ISO 30301 buscan racionalizar ese trabajo.
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¿Qué son las normas ISO 30300 e ISO 30301?
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Tanto la norma ISO 30300 como la ISO 30301 tienen su campo de acción en los sistemas de gestión documental. Son normas internacionales con cuya implantación las empresas consiguen una mayor trasparencia y una mejor optimización de sus recursos. Son estos dos aspectos importantes para su buen funcionamiento, pero también tienen un papel destacado a la hora de generar confianza a nivel externo.
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Ahora bien, si hablamos de ISO 30300 e ISO 30301 también deberemos mencionar la existencia de algunas diferencias importantes en lo que se refiere a su contenido y aplicación:
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– La norma ISO 30300 se centra en describir y marcar los principios del sistema de gestión documental y de la terminología empleada en los procesos. También marca los objetivos que se deben perseguir con el uso de estos sistemas.
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– La norma ISO 30301, por su parte, es algo más específica, ya que se centra en la forma en la que se debe implementar el sistema de gestión documental para ser efectivo y eficiente. De esta manera, se definen trabajos concretos, se marcan criterios de medición y se sugieren métodos de evaluación de resultados.
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¿Por qué implementar las normas ISO 30300 e ISO 30301 en la empresa?
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Implantar la ISO 30300 y la ISO 30301 en los sistemas de gestión documental supone infinidad de beneficios. El primero de ellos es que obliga a un análisis y mejora continua de los procesos de gestión documental, de modo que estos respondan a las necesidades de la empresa. Una mayor eficiencia en este sentido ayuda al buen el funcionamiento de la compañía.
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Una correcta gestión documental, además, facilita enormemente la toma de decisiones con rapidez y de forma efectiva, gracias a la disponibilidad inmediata de la información. De esta manera, la implantación de las normas ISO 30300 e ISO 30301 también supone una inestimable ventaja para conseguir que la empresa alcance sus objetivos.
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Por otra parte, normalizar la gestión documental mediante la ISO 30300 y la ISO 30301 obliga a contar con personal cualificado para la creación, el registro, el almacenamiento y la disposición de la información. Esto lo que supone es no solo una mayor agilidad, sino que se limita la posibilidad de duplicación de documentos, de pérdida de información relevante o de errores en su tratamiento, cumpliendo así los requisitos legales.
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Al final, todas estas cuestiones redundan en la mejora de los procesos de la empresa, no solo a nivel estrictamente documental. Un buen manejo de la ingente cantidad de datos de los que se dispone implica una mayor agilidad en las transacciones comerciales, y también en las relaciones con clientes, proveedores o accionistas, que encuentran en las normas ISO 30300 e ISO 30301 un marco añadido de confianza.
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Implantar las normas ISO 30300 e ISO 3001 es un gran reto para muchas organizaciones. Sin embargo, la mejora de la gestión documental repercute, como hemos visto, en una importante mejora de la actividad y, por tanto, de los beneficios. Disponer de un archivo estandarizado, con la información almacenada bien estructurada y jerarquizada es una inversión que, a la larga, puede ser casi tan rentable como cualquier otra.
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