La indexación documental es una parte muy importante de la digitalización documental ya que es el momento en que se nombra la información, lo que posteriormente permite clasificarla y encontrarla fácilmente. Por tanto es un momento delicada que se debe dejar en manos profesionales. .
La indexación documental es prácticamente el momento más relevante del proceso de digitalización documental ya que es el momento en que se da nombre al archivo digitalizado para archivarlo y poder encontrarlo cuando sea necesario. .
La indexación documental requiere planificar todo el proceso, conocer el documento que se digitaliza e indexa y saber cómo se va a referenciar. Si no es así se cometen varios errores: .
- Selección de documentos. Incluso antes de la indexación documental se debe realizar este paso. Se trata de seleccionar archivos y digitalizar sólo aquellos que queremos conservar. Será una ardua tarea pero nos ahorrará tiempo cuando vayamos a indexar ya que posteriormente no tendremos que estar examinando cada archivo, entonces podremos ir al grano. .
- No conocer los archivos que indexamos. Más que un error es un asunto que ocurre mucho y conlleva tiempo hasta que la persona que realiza la indexación documentalha conocido el tipo de documento y sabe cómo indexarlo. .
- Falta de planificación. Antes de comenzar la indexación documental se debe tener en cuenta cómo se va a hacer, es decir, qué referencias de datos se van a utilizar. Si se trata, por ejemplo de partidas de nacimiento debe quedar claro si va a utilizar la fecha completa, la nomenclatura para esa fecha, etc. Esto se hace para que todos los archivos se indexen igual. .
- Falta de tiempo. En la planificación se debe contemplar el tiempo que conllevará la indexación documental de todo el proyecto y también de cada documento individualmente. Además, la falta de tiempo se aplica también a la falta de dedicación a cada archivo. Si uno se indexa mal, posteriormente costará mucho encontrarlo. .
- Exceso de datos. Un programa de gestión documental ya facilita mucho la búsqueda de los archivos, por tanto no es necesario introducir muchos datos en el nombre del archivo. .
- Olvidarse del usuario. Las técnicas de indexación documental tienen sus normativas pero es importante tener en cuenta quién será el usuario que va a bucear en el archivo para facilitarle la búsqueda con una nomenclatura sencilla y que use normalmente. .
- Índice del índice. Aunque parezca un trabalenguas si no se puede evitar que la nomenclatura sea extensa y compleja, se deberá crear un índice donde se explique qué quiere decir cada abreviatura del nombre del archivo. Por ejemplo: ID, indexación documental. .
- No realizar pruebas. Realizada una pequeña muestra, se debe hacer una prueba para comprobar que se está realizando correctamente la indexación documental. Se trata de introducir al usuario en la nomenclatura y búsqueda de archivos para saber si será capaz de realizar una búsqueda sencilla y efectiva. .