Custodia de Documentos

Los conceptos básicos que se necesitan son el nº de contenedores/cajas, las medidas y peso estimado de cada contenedor/caja y la base de datos o relación de contenidos por contenedor/caja para posibles peticiones.

Sí, cuando se necesite. Tiempo de entrega 3 h. en formato digital, en cualquier punto de España. Como especialistas en Digitalización de documentos y gestión documental tendrás la garantía de poder consultar tus documentos con la mayor rapidez.

La logística de contenedores, recogidas, envíos, relación de contenidos, peticiones y consultas, entre otros, son servicios incluidos. Tanto en el servicio de custodia como para otros servicios como el de digitalizar documentos.

Los documentos se pueden destruir confidencialmente una vez que cumplen su periodo de vida, siguiendo un calendario de expurgo pactado y de acuerdo a la legislación vigente.

Sí, por supuesto. De hecho, a diferencia de una empresa de mudanzas, STD Gestión Documental está certificada en seguridad y gestión documental, cumpliendo con normativas como la ISO 27001 de seguridad de la información. Nuestra custodia de archivos ofrece:

✔️ Protección especializada: Cámaras de seguridad, control de acceso y sistemas de protección contra incendios.
✔️ Gestión eficiente de documentación: Accede a tus documentos de forma rápida y segura cuando los necesites.

Si buscas la forma más segura y profesional de externalizar la custodia de tus documentos, contacta con nosotros.

Si bien la custodia física de archivos es una excelente opción para documentos que deben conservarse en papel, dar un paso más allá con la digitalización te ofrece ventajas clave:

1. Mayor seguridad y cumplimiento normativo.
2.Acceso inmediato a la documentación, sin necesidad de buscar en archivos físicos.
3.Optimización de procesos dentro de tu empresa, facilitando la gestión de datos.
4.Ahorro en costes asociados a almacenamiento y manipulación de documentos físicos.

Si buscas la forma más eficiente de gestionar tu documentación, contar con los servicios de una empresa de digitalización de documentos es la mejor opción. Consúltanos y te asesoramos sobre el proceso.

STD Gestión Documental cuenta con protocolos y medidas de seguridad certificados para garantizar la protección de tu documentación:

✔️ Control de acceso restringido y monitoreo 24/7 con cámaras de seguridad.
✔️ Almacenes con protección contra incendios y condiciones óptimas de conservación.
✔️ Certificado ISO 27001

Nuestros procesos están diseñados para que las empresas externalicen la custodia de documentos con total confianza 

Sí, de hecho es lo recomendable. Después de digitalizar tus archivos, especialmente cuando son grandes cantidades de documentos, hay que guardarlos de manera que tengas garantizada su seguridad, privacidad y acceso a los mismos en caso de necesitarlo.  Aquí te contamos en detalle cómo se custodian los documentos una vez digitalizados.

La custodia forma parte de la gestión del ciclo de vida de la información puesto que una vez los datos son archivados estos deben gestionarse según las políticas de retención de la organización así como las normativas legales aplicables. Estas políticas son las que van a determinar cuánto tiempo deben conservarse ciertos tipos de datos antes de su eliminación definitiva.

La custodia de documentos resuelve problemas como mudanzas por cambios de oficina, deterioro de documentos, falta de espacio en la oficina, archivos descentralizados, poca seguridad en el almacenamiento de archivos e incluso problemas con archivos pasivos o pocos consultados que hay que guardar por ley como pueden ser las facturas.

Otro problema muy habitual es el cambio de oficina a una sede más grande en cuyos casos el "qué hacer con los documentos" puede ser un verdadero dolor de cabeza.

Para todo ello, contar con un partner de confianza como STD puede ser clave.

La custodia de documentos es de vital importancia para las empresas porque, entre muchos otros aspectos, la custodia de documentos está regulada por ley.

Es decir, los documentos no solo deben estar organizados si no también bien protegidos por ley. Cumplir con los requisitos que demanda la ley no siempre es sencillo, se necesita personal cualificado, software específicos e incluso espacio físico. Por eso, contar con un partner de confianza puede aportarte muchas ventajas más allá del cumplimiento normativo.