Custodia de Documentos

Las mejores opciones combinan varios aspectos que debes tener en cuenta antes de contratar este servicio:

• Un proveedor con experiencia probada, años en el sector, clientes satisfechos..En STD contamos con más de 35 años ofreciendo este servicio y trabajando con grandes corporaciones y pymes.

• Infraestructura que permite custodiar tanto documentos físicos como digitales (o híbridos). Nuestras instalaciones están en Valencia, pero recogemos documentos en toda la península.

• Cumplimiento normativo claro: almacenamiento seguro, trazabilidad, cadena de custodia, accesibilidad, destrucción certificada. 

• Servicios adicionales de valor: digitalización, gestión documental, logística, gestión de archivo y destrucción cuando corresponda.

• Buena reputación, transparencia, auditorías, referencias, y cláusulas de servicio claras.

En STD contamos con todos los ingredientes para poder prestarte un servicio de 10.

Los conceptos básicos que se necesitan son el nº de contenedores/cajas, las medidas y peso estimado de cada contenedor/caja y la base de datos o relación de contenidos por contenedor/caja para posibles peticiones.

Sí, cuando se necesite. Tiempo de entrega 3 h. en formato digital, en cualquier punto de España. Como especialistas en Digitalización de documentos y gestión documental tendrás la garantía de poder consultar tus documentos con la mayor rapidez.

La logística de contenedores, recogidas, envíos, relación de contenidos, peticiones y consultas, entre otros, son servicios incluidos. Tanto en el servicio de custodia como para otros servicios como el de digitalizar documentos.

Los documentos se pueden destruir confidencialmente una vez que cumplen su periodo de vida, siguiendo un calendario de expurgo pactado y de acuerdo a la legislación vigente.

Sí, por supuesto. De hecho, a diferencia de una empresa de mudanzas, STD Gestión Documental está certificada en seguridad y gestión documental, cumpliendo con normativas como la ISO 27001 de seguridad de la información. Nuestra custodia de archivos ofrece:

✔️ Protección especializada: Cámaras de seguridad, control de acceso y sistemas de protección contra incendios.
✔️ Gestión eficiente de documentación: Accede a tus documentos de forma rápida y segura cuando los necesites.

Si buscas la forma más segura y profesional de externalizar la custodia de tus documentos, contacta con nosotros.

Si bien la custodia física de archivos es una excelente opción para documentos que deben conservarse en papel, dar un paso más allá con la digitalización te ofrece ventajas clave:

1. Mayor seguridad y cumplimiento normativo.
2.Acceso inmediato a la documentación, sin necesidad de buscar en archivos físicos.
3.Optimización de procesos dentro de tu empresa, facilitando la gestión de datos.
4.Ahorro en costes asociados a almacenamiento y manipulación de documentos físicos.

Si buscas la forma más eficiente de gestionar tu documentación, contar con los servicios de una empresa de digitalización de documentos es la mejor opción. Consúltanos y te asesoramos sobre el proceso.

STD Gestión Documental cuenta con protocolos y medidas de seguridad certificados para garantizar la protección de tu documentación:

✔️ Control de acceso restringido y monitoreo 24/7 con cámaras de seguridad.
✔️ Almacenes con protección contra incendios y condiciones óptimas de conservación.
✔️ Certificado ISO 27001

Nuestros procesos están diseñados para que las empresas externalicen la custodia de documentos con total confianza 

Sí, de hecho es lo recomendable. Después de digitalizar tus archivos, especialmente cuando son grandes cantidades de documentos, hay que guardarlos de manera que tengas garantizada su seguridad, privacidad y acceso a los mismos en caso de necesitarlo.  Aquí te contamos en detalle cómo se custodian los documentos una vez digitalizados.

La custodia forma parte de la gestión del ciclo de vida de la información puesto que una vez los datos son archivados estos deben gestionarse según las políticas de retención de la organización así como las normativas legales aplicables. Estas políticas son las que van a determinar cuánto tiempo deben conservarse ciertos tipos de datos antes de su eliminación definitiva.

La custodia de documentos resuelve problemas como mudanzas por cambios de oficina, deterioro de documentos, falta de espacio en la oficina, archivos descentralizados, poca seguridad en el almacenamiento de archivos e incluso problemas con archivos pasivos o pocos consultados que hay que guardar por ley como pueden ser las facturas.

Otro problema muy habitual es el cambio de oficina a una sede más grande en cuyos casos el "qué hacer con los documentos" puede ser un verdadero dolor de cabeza.

Para todo ello, contar con un partner de confianza como STD puede ser clave.

La custodia de documentos es de vital importancia para las empresas porque, entre muchos otros aspectos, la custodia de documentos está regulada por ley.

Es decir, los documentos no solo deben estar organizados si no también bien protegidos por ley. Cumplir con los requisitos que demanda la ley no siempre es sencillo, se necesita personal cualificado, software específicos e incluso espacio físico. Por eso, contar con un partner de confianza puede aportarte muchas ventajas más allá del cumplimiento normativo.

El servicio de custodia documental juega un papel fundamental en la gestión de la información en el entorno empresarial. Garantiza la preservación de documentos críticos, mejorando la seguridad y eficiencia operativa.

En apartados anteriores ya mencionábamos en qué casos es esencial contratar un servicio de custodia documental así como las razones para externalizar la custodia. Ahora queremos ir un paso más allá  y hablarte sobre sus beneficios.

1. Seguridad y protección de la información sensible

Un servicio especializado garantiza que la información confidencial esté resguardada de accesos no autorizados. La implementación de protocolos de seguridad, como control de acceso y encriptación de datos, es esencial para proteger la integridad de la información crítica. Esto es especialmente relevante en sectores donde la privacidad es prioritaria.

2. Cumplimiento legal y normativo en la conservación de documentos

La custodia documental adecuada permite a las organizaciones cumplir con las normativas vigentes. Mantener registros conforme a los requisitos legales evita sanciones y asegura que los documentos estén disponibles en caso de auditorías o inspecciones. Esto aporta tranquilidad a las empresas en cuanto a su responsabilidad legal.

3. Optimización del espacio físico y digital

Externalizar la custodia de documentos libera espacio en las instalaciones, lo que puede ser utilizado para otras actividades. La digitalización de archivos también contribuye a una gestión más eficiente del espacio, permitiendo un acceso más ágil y minimizando la necesidad de almacenamiento físico.

Esto es especialmente beneficioso en aquellos casos en los que el cliente tiene oficinas en ciudades cuyo metro cuadrado tiene un precio muy elevado. Al externalizar la custodia de documentos y aprovechar dicho espacio para puestos de trabajo o prestación de nuevos servicios el ahorro en costes es aún mayor.

Mejora en el acceso y eficiencia administrativa

Un sistema bien organizado facilita la rápida localización de documentos. Esto aumenta la eficiencia administrativa y permite a los empleados centrarse en tareas más relevantes, reduciendo el tiempo perdido en la búsqueda de información. Una gestión documental efectiva es clave para optimizar procesos internos.

Contingencia y preservación ante desastres

Un servicio de custodia documenta riesgos potenciales, incluyendo desastres naturales. Contar con copias de seguridad, tanto físicas como digitales, garantiza que la información crítica esté protegida. Esto permite la continuidad del negocio ante imprevistos.

Sí, Incluye el almacenamiento de documentos tanto físicos como digitales, asegurando su protección y acceso adecuado. Te explicamos en detalle los tipos de documentos en custoria.

Tipos de documentos en custodia: físicos y digitales

Los documentos bajo custodia suelen clasificarse en dos grandes categorías:

• Documentos físicos: Incluyen papeles, archivos en papel, y otros materiales tangibles que requieren condiciones específicas de conservación.
• Documentos digitales: Comprenden archivos electrónicos y cualquier forma de dato almacenado en dispositivos digitales.

Su correcta implementación no solo garantiza la seguridad de los datos, sino que también permite cumplir con las normativas legales sobre la conservación de documentos. Esto resulta fundamental para optimizar la eficiencia administrativa y el uso de recursos en las empresas.

A la hora de externalizar la custodia de archivos de tu empresa o contratar un servicio de custodia de documentos puntual debes fijarte si la empresa cuenta con todos los elementos claves para ofrecerte un servicio de calidad.

¿Cuáles son esos elementos?

La custodia documental implica varios elementos clave que aseguran su eficacia y seguridad. Cada uno de estos aspectos contribuye a una gestión adecuada de los documentos, tanto físicos como digitales.

1. Cadena de custodia: control y trazabilidad

El concepto de cadena de custodia se refiere al conjunto de procedimientos que permiten asegurar la integridad y trazabilidad de los documentos. Controlar quién accede y manipula los archivos es fundamental para mantener la confidencialidad y evitar alteraciones. Cada acción relacionada con un documento debe ser registrada.

2. Clasificación y organización de archivos físicos y digitales

Un sistema de clasificación eficiente facilita el acceso a la información. Organizar archivos por categorías, como tipo de documento o fecha, es esencial para una rápida localización. Esto incluye tanto la documentación física como la digital, que requiere métodos específicos de archivo.

3. Medidas de seguridad física para la conservación de documentos en papel

La seguridad física de los documentos es primordial. Esto involucra:

• Uso de condiciones ambientales controladas para evitar el deterioro.
• Implementación de sistemas de vigilancia, como cámaras y alarmas.
• Control de accesos para limitar la entrada a áreas sensibles.

4. Seguridad digital: protección y encriptación de datos

Proteger la información digital es igual de crucial. Esto se logra mediante la encriptación de datos y el uso de software de seguridad que impida accesos no autorizados. Mantener actualizados los sistemas de protección es una práctica que no se puede descuidar.

6. Gestión del ciclo de vida documental

El ciclo de vida de un documento abarca desde su creación hasta su eventual eliminación. Gestionar adecuadamente cada etapa es vital para garantizar que la información se mantenga actualizada y disponible. Esto implica establecer procedimientos claros para la revisión, conservación y destrucción de documentos al final de su vida útil.

En STD además de custodiar documentos somos una empresa experta en digitalización  de documentos y gestión documental