Servicios de externalización de procesos documentales
Gestión de Procesos

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Servicios de externalización de procesos documentales

Categoría de solución a la que pertenece

Gestión de Procesos

Servicios ofrecidos

Este servicio consiste en la digitalización de procesos documentales como escaneo masivo de documentos, indexación, OCR, firma digital a procesos operativos y productivos de cada empresa para agilizar la gestión en departamentos administrativos, contables, IT, con validación de datos y comparativas contra maestros de datos (fechas de pago, importes, etc,), clasificación, ordenación, etc. e integración en bases de datos actualizadas y compatibles con los sistemas de gestión de la empresa: ERPs, gestores documentales, etc.

Se escanean documentos certificadamente o no de todos los departamentos de la empresa, ya sean activos o pasivos, estructurados o no. Se capturan los metadatos de cada archivo o grupo de archivos y se entregan imágenes y datos en bases de datos o conectores de salida en .xml, .xls, etc. y adaptados a cualquier gestor documental.

Las aplicaciones más frecuentes de externalización de este tipo de procesos son:

  • Facturas de proveedores, albaranes y pedidos
  • Contratos financieros, Legal, de Protección de datos
  • Documentos relacionados con la contratación de empleados, formularios, Seguridad Social, formación, …
  • Facturas simplificadas: Normalmente para la recuperación del IVA (4 últimos años).
Funcionalidades y servicios

Este proceso es esencial para la posterior implantación y despliegue de la solución de digitalización que proporcionará, como mínimo, las funcionalidades y servicios que se detallan a continuación:

Digitalización y/o automatización de procesos y flujos de trabajo: la solución deberá permitir la digitalización y/o automatización de procesos tales como:

  • Contabilidad/finanzas: cuentas por cobrar/por pagar, gestión de activos y generación de cierres y balances, etc.
  • Facturación: automatización de los procesos de facturación con la generación de presupuestos, albaranes y facturas.
  • Proyectos: control de presupuestos, costes, estimaciones, optimización de los recursos, etc.
  • Inventario: previsión, niveles de stock, envíos, distribuciones, devoluciones y cancelaciones, etc.
  • Compras y pagos: gestión de pedidos de compra y proveedores.
  • Recursos humanos: gestión de los recursos humanos, nóminas, etc.
  • Logística: gestión de flotas y rutas, entre otras.
  • Integración con diversas plataformas: la solución deberá disponer de APIs o Web Services para su integración con otras herramientas.
  • Actualizable: la solución deberá ser actualizable con nuevas versiones.
  • Escalable: la solución deberá poder adaptarse a los posibles crecimientos o cambios en la estructura empresarial de la pyme
Segmentos de beneficiario al que va dirigido:

Todos

SEGMENTO I II III
Nº empleados
Entre 10 y < 50
Entre 3 y < 10
Entre 0 y < 3
Nº horas parametrización
60 h.
45 h.
45 h.
Nº usuarios
10
3
1
Ayuda
2.000 €
2.000 €
500 €
Tarifa de Servicio
Requisitos mínimos
Imágenes
Preparación, clasificacion Validación e Indexación OCR PVP
1.000 imágenes
Si
Si
Si
Desde 70 €
Otros
Consultar
Firma, sello
Consultar
*Sujeto a variaciones según estado de documentos, nº de caracteres, tipo de caracteres, soporte digital o papel, salida a base de datos, integración, etc.
*IVA no incluido