La digitalización documental es una manera de ganar eficiencia en la gestión de una empresa ya que ayuda a la conservación de la información que se recoge en el papel. Pero no sólo queda, también establece un sistema que permite usar los datos recogidos en los documentos y que se pueden usar con diversas finalidades útiles para nuestro negocio.
Lo que se conoce como captura de datos hace que la digitalización ofrezca aún más ventajas que la del propio espacio de almacenamiento y el acceso a la información. También permite que el contenido de un documento forme parte de un flujo informativo que se puede usar para realizar tareas analíticas o para llevar a cabo acciones de información.
Es habitual que junto al escaneo de los documentos se use un software para la captura de datos. De esta manera podemos recoger la información contenida en un documento científico, en un informe de resultados de una empresa o en las respuestas a un cuestionario. Podemos encontrar diversas formas de captura de datos en la actualidad.
El sistema OCR (Optical Character Recognition) es el que se encarga de la importante función de captar caracteres impresos. Se basa en el reconocimiento de formas que reconoce como letras, símbolos o número y que luego vuelca en un formato que puede ser manipulado, por ejemplo, en procesadores de textos y en hojas de cálculo.
Con esta técnica no sólo se consigue guardar una imagen del documento mediante el escaneo, sino que además nos ayuda a recopilar la información que aparece en un formato. Esta se puede hacer compatible con otros softwares haciendo más fácil el manejo de información en los procesos de nuestro negocio.
En la actualidad podemos encontrar diversos sistemas de captura de datos.
La técnica ICR (Intelligent Character Recognition) pretende los mismos resultados, pero con la letra manuscrita. Esto puede ser de utilidad sobre todo si es necesario digitalizar documentos de mayor antigüedad. El proceso es el mismo, se reconocen caracteres y se hace posible su uso en un formato digital para nuestros objetivos. .
Este sistema presenta bastantes limitaciones ya que se requiere que entre cada letra exista un espacio, y entre cada palabra un espacio cada vez mayor. Por eso se suelen usar para digitalizar los formularios que aparecen con casillas o cuadrículas que nos permiten cumplir con los requisitos para esta captura de datos.
La técnica OMR (Optical Mark Reader) se puede considerar una manera más tosca de captura de datos. Es la que detecta la existencia o ausencia de marcas. Es decir, es la que se utilizaría para procesar las respuestas de un test o formulario, mediante la localización de las casillas que han sido marcadas. .
Una de las ventajas de la técnica OMR de captura de datos es su velocidad y su gran capacidad de formular la información. Cuando se escanea usando la técnica OMR se pueden llegar a procesar la información de 10000 formularios en una hora. Sin embargo, las limitaciones son obvias ya que no puede reconocer ningún tipo de carácter.
Por último, el sistema de captura de datos OBR (Optical Barcode Reader) es la que se basa en los códigos de barras para realizar la digitalización. Para ello se requiere un trabajo previo de asignación de estos códigos y suele usarse sobre todo para los productos que requieren de trazabilidad como los alimentos. Es algo que podemos encontrar por ejemplo en muchos supermercados que cuentan con cajas de autopago.
Por ello el OBR no se suele asociar a la digitalización documental y se suele usar más para conseguir un seguimiento efectivo de cierto tipo de procesos u operaciones.
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