La digitalización es un proceso fundamental en los proyectos de Gestión Documental, son muchas las empresas que necesitan digitalizar sus documentos para trabajar y por eso es muy importante centrarse en este tema para hacerlo con seguridad.
Es importante organizar el fondo documental ya que de esta forma se agilizan las consultas, al no tener que estar buscando sobre papel. Además, la digitalización es importante para proporcionar accesos simultáneos, mejorar la seguridad de los datos y cumplir con la normativa vigente.
A la hora de digitalizar documentos ¿debo seguir algún tipo de normativa?.
Es muy importante cumplir con la normativa ya que de esta forma se mejora la seguridad. La seguridad es muy importante debido a que existen datos personales y privados de las empresas que en caso de filtrarse pueden causar graves problemas a las empresas y particulares. Gracias a la digitalización consigue eliminar la pérdida de documentos.
Existen diferentes formas para digitalizar los documentos y es importante saber qué tipo de digitalización es la adecuada para cada caso, lo que sí es un punto importante es que dicha digitalización debe hacerse con medidas de seguridad y con una empresa que conozca perfectamente los pasos a seguir.
Sin duda la mejor solución es la digitalización homologada por la Agencia Tributaria nos permite escanear la factura, guardarla como un archivo digital y poder eliminar la factura de papel original. Para ello debe cumplir una serie de requisitos técnicos para que cumpla con los requisitos que se imponen.
Estos requisitos son un formato digital homologado como ISO 19005 (PDF/A), PNG, JPEG 2000, PDF y TIFF. También necesitamos una resolución mínima de 200 px. y la firma digital del documento que garantice su modificación posterior a dicha firma. De esta forma se cumple con la normativa vigente de la digitalización.
Los documentos digitalizados según el Real Decreto de 24 de octubre de 2007, son presentados en una base de datos documental para garantizar su calidad y seguridad para su presentación ante la Agencia Tributaria. Esta digitalización es muy importante para las empresas ya que permite eliminar las facturas a papel de forma inmediata.
No obstante siempre es recomendable contar con una consultoría documental para todos los documentos digitalizados se traten de forma segura y con personal que cuenta con la experiencia necesaria para su trato.
Es importante destacar que la digitalización de los documentos debe llevarse a cabo de forma segura y cautelosa ya que en dichos documentos se encuentra información privada de clientes y empresas. En el caso de que se produzca una filtración, dicha filtración puede causar problemas a las empresas y no sólo ellas sino también a ti ya que, al no tratar la documentación con la seguridad que merece puede acarrearte problemas.
Por ello contar con la ayuda de profesionales que te asesoren y custodien los documentos cuando sea necesario es muy importante para que estas filtraciones no sucedan. Es un proceso delicado con el que hay tener precaución ya que hay datos personales que no pueden salir a la luz.
