Un sistema de gestión documental, también conocido como gestión de documentos, se define como “un conjunto de normas técnicas y prácticas usadaspara administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de información desde ellos (..)”. Sin embargo, existe una acepción de este sistema desde un punto de vista mucho más coloquial que se relaciona con la migración de sistemas de gestión documental para su análisis.
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Estamos en plena era digital y un sistema de gestión documental es imprescindible pero aún más lo es el hecho de poder sacarle el máximo provecho. Por ello se convierte en acuciante el hecho de identificar, extraer y procesar los datos de la empresa para que se integren en las aplicaciones de un negocio. A la hora de migrar un sistema de gestión documental la pregunta que surge es, ¿Hasta qué punto es difícil? ¿Se perderán datos? Esclarecemos toda esta información.
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¿La migración con un sistema de gestión documental es difícil?
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Antes que nada, se debe tener en cuenta que la migración de sistemas de gestión documental se deben dar entre sistemas que sean previamente compatibles y estables entre sí para que, al pasar los datos de uno a otro, no surjan errores. Por ello es fundamental tener en cuenta tres aaspectos básicos: ¿Cuáles son los sistemas de origen y destino del contenido?¿Esta migración será una mejora? ¿Son compatibles los sistemas de origen y destino a nivel técnico?
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En función de las respuestas a estos tres interrogantes nos encontraremos con más o menos complejidad a la hora migrar un sistema de gestión documental. En ese momento tendrá preferencia valorar todos los aspectos de los documentos que se quieren migrar (categorización, fuentes del contenido, almacenamiento, perfiles de usuario, necesidades de la empresa y etcétera).
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La migración de un sistema de gestión documental no siempre es la mejor solución para las necesidades propias de una empresa y se dan casos diariamente de negocios que se han echado las manos a la cabeza porque no se tuvieron en cuenta las necesidades y procesos internos cuando se eligió un software. Por ello, contar con un equipo de profesionales en este ámbito puede ser preferible a contar con un único responsable de dicho proyecto.
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Al fin y al cabo, estamos hablando de datos muy valiosos para la empresa y de un proyecto muy a largo plazo. Migrar un sistema de gestión documental no es una tarea que se termine en un tiempo determinado. Las empresas cambian, mutan y los procesos internos también por lo que es posible que los plazos de este tipo de proyectos deban ser pensados sin plazos demasiados encorsetados.
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Tips para migrar un sistema de gestión documental sin (muchas) sorpresas
No imponerse plazos demasiado estrictos: Al hilo de lo anterior, los cambios y modificaciones son comunes en una empresa. La flexibilidad es primordial si se quiere migrar un sistema de gestión documental.
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Elige un equipo de profesionales: Es primordial que no se ocupe de esta labor un solo responsable sino que sea un equipo de trabajo al completo que pueda hacerse cargo de esta compilación de tareas.
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El software debe adaptarse a las necesidades de la empresa y si no…: Es preferible continuar con el sistema de gestión documental que funciona que con uno nuevo si no lo has tanteado previamente. A este respecto, las auditorías por parte de profesionales pueden ser la gran solución ya que te proporcionarán información acerca de estas migraciones y lo harán ofreciéndote el programa que mejorar se adapta a tu empresa.
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Cada empresa es un universo en lo que a bases de datos y necesidades se refiere. Es por estos motivos que cuando hablamos de un sistema de gestión documental debemos centrarnos en la individualidad de nuestro proyecto para encontrar soluciones concretas.
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