La extensión de las nuevas tecnologías y el escenario digital en el que hoy se mueven las empresas han permitido trámites mucho más agiles. De esta manera, se ha conseguido una notable optimización de gran parte de los procesos habituales que cualquier compañía realiza en sus relaciones con empleados, clientes y proveedores. Y en esa transformación, una de las herramientas clave es la centralización de certificados.
Hay que tener presente que no solo empresas, sino también administraciones públicas recurren cada vez con mayor frecuencia a los certificados digitales. En este contexto, mejorar su control y la seguridad, así como evitar usos fraudulentos o duplicidades, son aspectos en los que resulta imprescindible incidir y en los que la centralización de certificados ha demostrado ser de enorme utilidad.
¿Cómo funciona la centralización?.
La gestión documental implica infinidad de operaciones y trámites. La centralización de certificados lo que permite es operar con ellos desde un único servidor. Este puede pertenecer a la propia empresa, sin embargo, lo habitual es optar por trabajar con la nube por diferentes motivos:.
- La capacidad de servidores locales es limitada, mientras que la nube ofrece un espacio de almacenamiento y una operatividad mucho mayor.
- El acceso a los datos almacenados en la nube se puede realizar desde cualquier lugar y dispositivo.
- El riesgo de pérdida de información o manipulación inadecuada es mucho menor que en servidores locales.
De esta manera, una vez realizada la centralización de certificados en la nube, estos quedan custodiados en un formato seguro, rápido y en el que se han minimizado los riesgos.
Las ventajas de centralizar certificados.
Para una empresa, la centralización de certificados es una inversión que revierte de muchas formas diferentes:.
1. Seguridad: es un aspecto clave porque evitar el uso fraudulento o la falsificación de documentos es uno de los mayores retos a los que las empresas se enfrentan en la era tecnológica. La centralización de documentos es una gran herramienta de protección de datos, ya que para acceder a los certificados se pueden establecer diferentes niveles de cifrado y se evita que puedan salir del ámbito de la empresa.
2. Operatividad: todos los certificados de la compañía se custodian en un único repositorio, de modo que la localización y acceso resulta mucho más ágil. Reduciendo tiempos también se reducen costes y se gana en competitividad.
3. Movilidad: con los permisos de acceso adecuados, la centralización de certificados permite operar mediante dispositivos electrónicos fuera de la sede de la empresa. Esto supone una gran ventaja en el caso de empleados que tengan que realizar su labor habitual fuera de ella.
4. Compatibilidad: la centralización en la nube elimina incompatibilidades y otro tipo de problemas derivados del uso de tarjetas y tarjeteros de lectura.
5. Simplicidad: además de rapidez, la centralización de certificados permite la firma electrónica en la nube sin necesidad de hacer uso de cualquier tipo de aplicación externa, algo especialmente útil en transacciones comerciales.
6. Monitorización: la centralización de certificados permite registrar, controlar y auditar todas aquellas acciones que se realizan con este tipo de documentos.
7. Firma electrónica: es posible integrarla sin ningún tipo de inconveniente. Esto implica seguridad, ahorro de tiempo y menores costos, al reducir al mínimo tanto el uso de papel como el gasto asociado a la impresión.
8. Ciclo vital: otra de las grandes ventajas de centralizar documentos es que resulta mucho más sencillo controlarlos desde su origen a su final. Permite introducir modificaciones en lo que usuarios se refiere y controlar tanto su expiración como revocación o destrucción desde la propia organización.
Con todas estas ventajas, la centralización de documentos es, hoy por hoy, una de las herramientas más eficientes y seguras de las que puede disponer tu empres. Un proceso que Sisdoc puede realizar por ti con las mayores garantías.