Hay documentos originales en papel que, por normativa o por legislación, hay que conservar durante periodos de tiempo o hasta el fin de su vida útil.
La custodia física de los documentos originales en papel es una solución económica de pago por uso en la que se puede acceder a los documentos cuando se necesiten.
Hay situaciones en las que la custodia física de los documentos originales es una solución a tener en cuenta:
Los contenedores o cajas se paletizan en origen o en nuestros archivos y se alojan en estantes de paletización. Este sistema de archivo se utiliza para archivos pasivos o de poca consulta.
Los contenedores o cajas se alojan directamente en estantes industriales. Este sistema de archivo se corresponde con documentación más activa y que puede originar más consultas.
Se envían los contenedores o cajas, se recogen, se transportan a nuestros archivos y se genera una base de datos de contenidos que se compara con la del cliente para la eliminación de errores.
Las consultas o peticiones de documentos se envían normalmente digitalizadas, encriptando los archivos resultantes y volcándolos vía SFTP y VPN.
Una vez que los documentos cumplen su periodo de validez y siguiendo el calendario de expurgo del cliente, los documentos se destruyen confidencialmente.