No es raro encontrar oficinas con montañas de documentes y con sus estanterías llenas de archivadores. Las mesas aparecen llenas de papeles. Lo peor de todo es que se siguen generando más y más documentos.
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La documentación mal gestionada puede causar el caos en el trabajo. Dificultan las tareas diarias y pueden provocar incidencias que afecten a la productividad. La documentación es algo muy importante en una empresa pero no se puede convertir en nuestro gran enemigo. Os vamos a explicar los principales indicios que señalan que tu gestión documental necesita actualizarse.
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El primer y más evidente motivo es el desorden. El problema de la generación masiva de documentación es que necesita un sistema de archivo eficiente. Los documentos son elementos importantes para la gestión de nuestro negocio. Por eso se debe saber dónde y cómo encontrarlos.
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A su vez, el desorden puede causar problemas de seguridad. Los documentos con información importante y confidencial no están debidamente custodiados. Además seguramente también se produzcan problemas de falta de espacio. En ocasiones es necesario dedicar estancias enteras al almacenamiento del papel.
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Otro buen síntoma que señala la necesidad de actualizar tu sistema de gestión documental es la afectación de los procesos. La actividad de una empresa se desarrolla a través de procesos internos. Es normal que cada paso quede registrado en documentos (solicitudes, correcciones, partes, informes, etc.)
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Un gran problema es que los documentos necesarios para la realización del proceso, no se conocen o no se sabe cómo acceder a ellos. Esto puede hacer que se alarguen innecesariamente. El trabajo se hace más pesado ya que es necesario repeticiones continuas.
Un gran problema es la duplicación documental. Y peor aún que existan dos versiones de un mismo documento y no quede constancia de cuál es la operativa. La duplicación documental es indicativo de que es necesario actualizar el sistema de registro de documentos. Esto llevará seguramente a que el trabajo se vea duplicado.
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La documentación es una parte importante de una empresa pero también puede ser un gran lastre. Por ello tener un sistema de gestión documental eficiente es muy importante. La mejor actualización pasa por una previa digitalización de documentos. De esta manera se podrán organizar más eficientemente.
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La gestión documental eficiente optimiza la organización de una empresa
Después se puede usar uno de los programas de gestión documental que hay en el mercado, como Alfresco, Google Apps for Work Microsoft Share Point.
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Esto puede llegar a ser una labor titánica. Primero porque hay que digitalizar toda la documentación. Después porque supondrá toda una revisión de los procesos de empresa.
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Por ello un bueno momento para empezar a digitalizar y actualizar el sistema de gestión documental, será cuando queramos cambiar los procesos internos de nuestra empresa. Será una parte más de un cambio profundo que suponga una mejora radical en la organización de nuestro negocio.
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Por ello la actualización del sistema de gestión documental junto con la digitalización son dos herramientas que cambiarán la manera de trabajar en tu empresa. Suele ir asociado a una fuerte acción auditora de los procesos para buscar su mayor efectividad. Por ello supone un cambio bastante profundo.
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La mejor opción si quiere realizar esta transformación es contar con la ayuda de expertos asesores como Sisdoc. De esta manera el cambio se hará de manera eficiente y se asegurará que permanezca así en lo sucesivo.
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Sin duda gracias a la actualización de su sistema de gestión documental notará un cambio a mejor en los procesos de su empresa. Serán más fluidos y mejorará la comunicación entre sus interlocutores.
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