Con la crisis, la competencia desleal en los diferentes sectores se ha incrementado notoriamente. Como empresa, debemos saber responder a cualquier tipo de ataque y tener la documentación necesaria para realizar nuestro trabajo. Una consultoría documental puede ser un buen equipo de apoyo para nuestro negocio.
Las consultorías documentales se crean con la pretensión de tender su mano a las empresas a la hora de gestionar los documentos, archivos e informes, realizando un tratamiento pormenorizado para realzar la marca ante cualquier tipo de problema. Éstas trabajan buscando los recursos necesarios para satisfacer nuestras necesidades como clientes.
Una buena consultoría documental debe siempre realizar un análisis previo de la situación actual, identificando las técnicas de comunicación que se vienen desarrollando hasta entonces y recopilando datos cualitativos y cuantitativos que pudiesen ser beneficiosos para la política de marketing de la empresa. A partir de aquí, plantearán posibles propuestas de mejora mediante un informe detallado, reflejando: conclusiones, pretensiones y soluciones finales previas a la implantación del proyecto definitivo.
Y es que las consultorías documentales trabajan gestionando contenidos en papel, microfilm y en formato digital con la pretensión de unificar la gestión documental de la empresa, evitando que cada departamento se encargase de la suya propia. El incumplimiento de la política empresarial podría conllevar en ineficiencias en el uso de los recursos informáticos, pérdida de la información, malestar de la plantilla e incumplimientos legales. De este modo, gracias al trabajo de la consultoría documental se logrará:
- Seguir a rajatabla la normativa legal referente a la gestión de documentos.
- Evitar la pérdida de información, datos y documentos relevantes. Ésta analizará y definirá las estructuras de información.
- Agilizar las tareas internas de cada departamento. La consultoría será la encargada de realizar las recomendaciones pertinentes en todo lo relacionado al flujo de la documentación, organización, clasificación, archivo y recuperación.
- Obtener un catálogo exhaustivo de las diferentes series y tipologías documentales de la empresa.
- Previamente, habrá que rediseñar los formularios y documentos de la empresa para facilitar su reconocimiento electrónico.
- Definir la duración o ciclo de vida de cada documento dentro del flujo informativo de la empresa.
- Conocer el grado de compatibilidad entre el sistema de gestión electrónica documental y el entorno informático y tecnológico existente en la organización.
- Saber las funciones y requisitos que debe cumplir el software de gestión documental para satisfacer los objetivos de la empresa.
- Implicar a los trabajadores en el proyecto, garantizando así el éxito de la gestión documental en la entidad.
Además de la tecnología, las empresas deberán contar con una eficiente política documental, una consultoría que le permitiese gestionar de forma adecuada sus sistemas y que acostumbrase a los usuarios a sacar el máximo rendimiento de sus plataformas documentales. Las empresas deberán siempre salvaguardar su seguridad, pero teniendo en cuenta la necesidad de disponer de las herramientas más idóneas que facilitasen a sus clientes y empleados el acceso a la documentación de forma controlada.
Siempre será recomendable que nos pusiésemos en manos de los mejores especialistas para tratar correctamente la documentación de nuestra empresa. Y es que recurrir a una consultoría documental significará optimizar los costes y minimizar los problemas de gestión.
