Digitalizar sí, pero, ¿Sabes para qué? En el mundo empresarial las respuestas a las preguntas que se hacen todos los emprendedores rara vez tienen una respuesta diferente: para reducir los costes y para aumentar los ingresos. O, dicho de otra manera, para tener más beneficios y ser más productivos. Es así exactamente como nos ayuda el proceso de digitalización empresarial. .
Sí pero… ¿Cómo? ¿Cómo exactamente consigue la digitalización de documentos suponer una mejora del rendimiento en una empresa? ¿Qué gastos reduce y qué ingresos genera? Para responder a estas y a muchas otras preguntas relativas a la digitalización, hemos escrito este artículo. Después de leerlo te quedará muy claro qué es exactamente la digitalización documental empresarial y qué beneficios puede suponer para tu pyme. .
Ante todo clarifiquemos el concepto: digitalización documental significa, ni más ni menos, que todos los documentos que tenías en formato tradicional o “formato papel” acaban siendo digitalizados y archivados de forma digital. La digitalización, así, es el proceso (bastante ambicioso) de hacer que todos estos documentos pasen a estar en un formato digital compatible con la mayoría de los dispositivos. ¿Qué beneficios tiene? En este artículo te lo contamos. .
Cómo mejora el rendimiento empresarial la digitalización documental
La primera mejora que supone la digitalización documental es bastante obvia: Hay un ahorro de espacio. En muchos lugares existen salas (y salas realmente grandes) destinadas a almacenar archivos con datos de meses o años. Puede ser una notaría en la que haya documentos y expedientes desde hace años, un registro de la propiedad intelectual, un gabinete de asesores… La cantidad de negocios que necesitan disponer de amplios archivos es ingente como ingente es la cantidad de espacio que ocupan.
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Con la digitalización este problema se acaba y comienza un ahorro que puede verse de distintas formas: ya no hay necesidad de alquilar un trastero o un almacén, podemos destinar el que ya teníamos a otros usos o, si ya no necesitamos el espacio de almacenaje, podemos hacer que nuestra empresa se mude a otros locales donde la renta sea mucho menor.
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Otra cosa que ahorra la digitalización documental es tiempo. ¿Te suena raro? En absoluto. Piensa que para buscar un documento en papel en muchas ocasiones hay que desplazarse físicamente, buscarlo entre los montones de ficheros y traerlo de vuelta. Todo esto claro, siempre y cuando haya un cierto orden y si el almacén está en el mismo lugar; pues de no haber orden el proceso podría alargarse y si la zona de almacenamiento documental está en otro lugar, habría que contar con el tiempo de traslado. Con la digitalización basta con un clic por una búsqueda concreta para conseguir encontrar lo que buscamos. Menos tiempo, menos costes de personal.
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Finalmente, otro factor que es fruto de los dos anteriores, es una mejoría sensible del trato con el cliente y del servicio de atención al cliente. Al haber implementado la digitalización empresarial, podemos atender a sus demandas en un tiempo mucho menor al que estábamos acostumbrados, por lo que no exasperaremos a nuestros clientes y los trataremos bien. ¿Te hacen falta más argumentos? ¿A qué esperas para digitalizar tus documentos?
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