Las empresas cuya función está destinada a la gestión documental deben atenerse a dos normas internacionales, la primera es la ISO 30300 y la segunda, la ISO 30301. Gracias a esta normativa, se ha ganado transparencia y optimización de recursos.
Los principios de los Sistemas de Gestión han de estar enfocados a:.
- Cliente y a otras partes interesadas.
- Liderazgo y responsabilidad.
- Toma de decisiones basada en hechos o evidencias.
- Implicación del personal.
- Basado en procesos.
- Enfoque de sistema para la gestión.
- Mejora continua.
- Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor.
UNE-ISO 30300 Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Fundamentos y vocabulario.
La ISO 30300 se trata de una norma que regula los requisitos que los sistemas han de incorporar para lograr una mejora continua. La gestión documental constituye un aspecto clave dentro de la estrategia empresarial, ya que, gracias a ella, se transforma la información o datos en conocimiento útil para maximizar los beneficios de la empresa.
Esta norma establece los principales fundamentos de un sistema de gestión documental y a su vez incluye la terminología precisa para aplicar los requisitos del sistema de gestión. En ella se pueden consultar los fundamentos de un Sistema de Gestión Documental (SGD) teniendo en cuenta aspectos como: relaciones entre el SGD y el sistema de gestión, contexto de la organización, necesidad de un SGD, principios de un SGD, enfoque por procesos para un AGD, rol de la alta dirección y relaciones con otros sistemas de gestión. En la ISO 30300 también se pueden consultar términos y definiciones relacionados con los documentos, con la gestión, con los procesos de gestión documental y los relacionados con el SGD.
UNE-ISO 30301 Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos.
La norma ISO 30301, alude al modo en el que debe implantarse el sistema para que se garantice la gestión de documentos. Con ella, se establecen aspectos como la definición de los trabajos que debe realizar cada parte implicada, así como el proceso de medir y evaluar resultados. También incluye la revisión del sistema de gestión.
Gracias a la ISO 3031 podemos conocer los requisitos para establecer, implementar, mantener y mejorar un sistema de gestión de documental y además ofrece metodologías que sirven de ayuda para el proceso de toma de decisiones y asignando recursos para lograr los objetivos que persigue la empresa.
En materia de gestión documental, se está trabajando sobre dos próximos documentos: ISO 30302 e ISO 30304; el primero de ellos es una guía de implementación del sistema de gestión documental y el segundo una guía para la auditoría del sistema de gestión documental.
La gestión documental es un proceso clave para la empresa, gracias a ella, lograremos ser más competitivos dentro del mercado y ajustarnos más a la realidad del mismo, teniendo en cuenta todas las necesidades de los clientes para ofrecerles el mejor servicio posible.