Los documentos históricos merecen un apartado especial al emprender un proyecto de digitalización, pues resulta necesario tomar una serie de medidas que permitan determinar la conveniencia de llevar a cabo este proceso, dado el posible riesgo al cual se puede exponer un grupo documental.
La digitalización de documentación histórica está encaminada a reducir la manipulación de los documentos originales; esto contribuirá a su conservación y preservación. Ya que entre las funciones de un archivo histórico se encuentra la difusión de los acervos, contar con los documentos digitalizados hace esta labor más sencilla y puede tener un impacto mucho mayor.
En general, la digitalización de grupos documentales históricos debe proporcionar el servicio inmediato y directo de consulta, potenciar la accesibilidad y difusión de series documentales, evitar el deterioro de las piezas más frágiles o valiosas, así como completar fondos documentales, originaria o temáticamente afines, que se encuentren repartidos entre varias instituciones archivísticas, facilitando con ello su conocimiento y uso.
Para estos fines, la digitalización debe cumplir con un tratamiento archivístico muy riguroso y garantizar que los grupos documentales susceptibles de digitalización cuenten con instrumentos de consulta basados en la Norma Internacional General de Descripción Archivística.
Para llevar a cabo la digitalización de grupos documentales históricos deben establecerse las prioridades de digitalización, basadas en las necesidades de los usuarios y los recursos con que cuenta la institución.
Una vez digitalizadas, se debe asegurar que las imágenes reciban un tratamiento archivístico adecuado, así como garantizar la conservación a largo plazo y la difusión de los documentos digitales.
