Ganar eficacia en la producción de una empresa muchas veces requiere de la depuración de procesos y sistemas para conseguir una gestión más ajustadas a los objetivos estratégicos. Uno de los aspectos que pueden causar estancamiento o bloqueo en una empresa es una deficiente gestión documental que puede generar un verdadero caos en los procesos de un negocio.
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La documentación de una empresa suele ser la impulsora de los procesos que se realizan para conseguir la producción deseada y también contiene los datos necesarios que nos refleja el estado de nuestro negocio. La mala gestión documental puede llevar a un verdadero colapso por los riesgos que pueden provocar y que te enumeramos a continuación:
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1.- Deficiente acceso a la información. Una mala gestión documental se caracteriza principalmente porque los datos no aparecen ordenados o son de difícil acceso. Resulta esencial conocer que contienen los documentos y el estado en el que se encuentran los procesos que mantienen. Que la información esté disponible de manera eficiente y sistemática convertirá a nuestros documentos en un recurso aún más valioso.
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2.- Duplicidad de procesos. Enlazando con la idea anterior, es muy probable que la mala gestión documental esté causando una mala realización de los procesos de producción en tu empresa. Seguramente estén produciéndose gestiones repetidas que además ofrecen una distorsión de los resultados. Optimizar la gestión de documentos te permitirá que los procesos de tu negocio se depuren.
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3.- Trabajo remoto ineficaz. En la actualidad se ha revelado con especial fuerza la importancia del teletrabajo. Siguiendo con la idea del acceso a la información, si no se produce de manera en el que se pueda acceder a ella desde nuestro dispositivo de manera segura y sin necesidad de estar presencialmente en nuestro centro de trabajo perderemos este recurso tan importante para la productividad de nuestra empresa.
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La mala gestión documental puede causar el colapso en el funcionamiento de una empresa
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4.- Errores de comunicación. La mala gestión documental siempre viene asociada con una manera de trabajar donde los distintos departamentos de una empresa trabajan de manera descoordinada. La transversalidad brilla por su ausencia y en cada sector del trabajo se contarán con sus propios procesos de información y documentación de manera estanca.
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5.- Poca capacidad analítica. Esta es una de las claves para que una empresa pueda evaluar su funcionamiento es conocer los datos recogidos en sus documentos. Una mala gestión puede ocasionar que esta información no quede recogida de la manera más adecuada y nos proporcione una visión distorsionada de la consecución de nuestros objetivos.
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6.- Problemas con la seguridad. Uno de los puntos más críticos en cuanto a la gestión de la documentación es garantizar la custodia de manera eficaz por la importante información que contiene. El acceso seguro a estos datos resulta de vital importancia para el funcionamiento de cualquier empresa.
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7.- Plazos demasiado largos. Esta es una de las cuestiones que suele denotar una mala gestión documental. El alargamiento de los tiempos para conseguir los objetivos propios de una empresa puede ser debido a que la información y los procesos se ven obstaculizados por un mal tratamiento de la documentación.
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8.- Problemas de espacio. Si los papeles y archivos desbordan el espacio en tu empresa es sinónimo de que la gestión documental está siendo bastante mala. Si tienes problemas por el espacio que ocupan tus documentos tienes que plantearte que estás a un paso del caos organizativo.
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La mejor solución para la gestión documental se consigue a través de la digitalización de documentos. Con Sisdoc podrás dar el salto que necesitas para mejorar la gestión documental en tu empresa que conllevará un verdadero cambio en los procesos que se verán optimizados.
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