La digitalización masiva de documentos ha demostrado ser de gran beneficio para las empresas. Después de todo, se trata de una solución moderna centrada en reducir los recursos y el tiempo que invierte la empresa en una gestión de documentos físicos, para pasar a un sistema que es más eficiente e inmediato y que además tiene un precio menor. Sin embargo, existen muchas empresas que aún tienen dudas sobre el proceso de digitalización de documentos.
El principal miedo de las empresas en cuanto a un proceso de digitalización de documentos, es que este sea muy largo, complicado o que interfiera con la productividad y desarrollo de la compañía. Sin embargo, es todo lo contrario. Aquí te explicamos cuáles son los pasos que se siguen para el proceso de digitalización de documentos en una empresa y qué es lo que sucede durante cada uno ¡Te ayudará a tomar una decisión más informada sobre la digitalización!
El primer paso de un proceso de digitalización de documentos: se determina la estructura documental
Esta fase consiste en definir los campos de indexación necesarios para hacer que todos los documentos digitalizados se puedan localizar fácilmente. A estos campos se les conoce como metadatos y en la actualidad existen dos: los metadatos generales del expediente y los metadatos específicos por tipo de documento. Una vez se identifican las necesidades de la empresa en cuanto a este aspecto, se pasa al siguiente paso.
El siguiente paso es verificar la operabilidad de la estructura
Después de que se crea la estructura documental, es necesario saber si esta funciona de manera adecuada en el sistema del cliente. Para ello se realizan Pruebas de Concepto o PoC. Si todo funciona de manera adecuada y no se presenta ningún tipo de error, es aquí cuando se pasa al verdadero proceso de digitalización de documentos.
Expurgo de la información
Esta fase del proceso de digitalización de documentos consiste en la eliminación y limpieza de los documentos físicos. El objetivo de este proceso en específico es el de conseguir hojas sueltas y limpias que se puedan escanear con precisión y facilidad. Por lo tanto, se eliminan los elementos de unión de hojas como clips, grapas, folders, carpetas, entre otros. Se trata de una de las fases más tediosas, pero que ayudará a que las siguientes sean más sencillas.
Clasificación y escaneo de los documentos
Antes de proceder con el escaneo de los documentos, primero es necesario empezar a implementar un sistema de organización. De esta manera, será mucho más sencillo organizarlos una vez se tengan en formato digital. Cuando ya se han categorizado, se van escaneando de acuerdo a las clasificaciones previas, para así poder obtener las imágenes digitales.
Indexación de los documentos, el verdadero proceso de digitalización de documentos
Cuando se trata de la digitalización moderna, el escaneo ha demostrado no ser suficiente para conseguir la mayor flexibilidad posible. Es por ello que se realiza el indexado, que es el proceso en el que se comienzan a capturar los valores y datos que contienen las imágenes escaneadas. Esta tarea se puede realizar de manera manual por capturistas de datos, o usando una tecnología de OCR.
Penúltima fase del proceso, se exportan los documentos al sistema de gestión
Para prepararse para la exportación de documentos hacia el sistema de gestión, primer se establece un proceso de carga adecuado para el sistema de la empresa. Después, se hace la carga definitiva de los documentos. El último paso es verificar que todos los documentos se han cargado de manera correcta y son accesibles para todos los involucrados.
La última fase del proceso de digitalización de documentos es de verificación
Ya con toda la estructura establecida y los documentos listos para ser gestionados, el último paso es verificar de manera definitiva que todo funciona adecuadamente. Esta fase empieza desde que se genera el primer lote de información digital, con especialistas verificando que los datos son de calidad y se pueden operar.
Una vez terminado este paso, el proceso de digitalización de documentos estará terminado y podrás empezar a gestionar todos tus documentos de manera rápida, segura y completamente eficiente. ¡Es un desarrollo rápido y sencillo!
