La acumulación de documentos importantes, como albaranes o contratos, siempre ha supuesto un reto para las empresas. Por eso, desde hace algunos años, apareció el servicio de externalización de la gestión documental. Este pretendía ofrecer soluciones eficaces y económicas para aquellas organizaciones que estuviesen sufriendo problemas de espacio. Pero ¿cuáles son las ventajas que tiene todo esto?
En STDD sabemos que la externalización de la gestión documental todavía genera muchas dudas. Y es que las empresas se preguntan si realmente merece la pena invertir en un servicio así. Sin embargo, para que ellas mismas puedan responder a esta pregunta, vamos a hacer un pequeño recorrido sobre algunas de las ventajas que tiene este servicio que en STDD ofrecemos. Veamos de qué se trata.
Reduce los tiempos de búsqueda de información
Una de las primeras ventajas de la externalización de la gestión documental es precisamente que se ahorra tiempo. Los trabajadores que tengan que buscar una factura o cualquier otro documento, ya no tendrán que enfrentarse a unas grandes pilas de documentos donde la búsqueda les pueda llevar hasta horas. Esto no beneficia a las empresas y puede reducir la productividad, algo que se puede evitar.
Con la externalización de la gestión documental es posible que, en tan solo unos pocos clics, se encuentre el archivo que se necesita sin problema. Asimismo, se elimina todo ese papel para el que antes había que reservar un espacio. Como ahora esto ya no es necesario, las organizaciones aprovecharán este de otra manera que, realmente, les sume en lugar de restarles. Pero, hay muchas más ventajas.
La seguridad durante el proceso es clara
Otra de las ventajas de externalizar la gestión documental es que el proceso va a garantizar la seguridad, privacidad y custodia de los documentos que se vayan a manejar. Esto es importante tenerlo en cuenta, puesto que muchas veces las organizaciones pueden pensar en hacer esto ellas mismas. Sin embargo, no cuentan con unos pasos y recursos bien definidos que les permitan hacer esto bien.
Para empezar, en STDD no perdemos de vista la Ley de Protección de Datos que es muy clara con relación a toda la información con la que vamos a estar en contacto cuando trabajemos con la externalización de la gestión documental. Además, llevamos a cabo una digitalización masiva de documentos con seguridad y validez jurídica para que las empresas puedan tener garantías desde el inicio de este proceso.
El procedimiento de externalización de la gestión documental está estandarizado y certificado para que todo esté controlado desde el minuto uno. Y es que en Sisdoc nos tomamos muy en serio este trabajo, ya que hay mucha información que gestionar, algo que debemos hacer siguiendo unos pasos que tenemos muy bien controlados para que los resultados sean plenamente satisfactorios.
Hay un ahorro de los costes evidentes
Otra de las ventajas de la externalización de la gestión documental es el ahorro de los costes. Para empezar, las empresas no tendrán que pagar por ningún servicio adicional más que por el de la digitalización de los documentos que ellos deseen. Por ejemplo, en STDD ofrecemos digitalización de microfilm o la digitalización certificada para que las organizaciones puedan elegir lo que mejor les convenga.
Asimismo, también hay un ahorro crucial que es reducir los errores. Si la empresa se ocupa de la gestión documental, es posible que haya equivocaciones, que se pierdan documentos, que queden algunos sin digitalizar… Esto es normal, ya que no se cuenta ni con la experiencia ni con las herramientas necesarias para llevar a cabo este proceso de manera masiva. Por lo tanto, la externalización es importante.
Se mejora el control de acceso a los archivos
Finalmente, la última de las ventajas de la externalización de la gestión documental es que el control de acceso a los archivos es mucho mejor. Cuando los documentos están en papel, es complicado gestionar quién puede acceder a ellos y quién no. Esto puede poner en riesgo la protección de los datos, algo que es crucial vigilar siempre. Por tanto, una buena gestión documental contribuye a que esto cambie.
En STDD llevamos varios años dedicándonos a la gestión documental y sabemos que todavía hoy en día hay muchas empresas que no han digitalizado sus archivos. Como consecuencia, sufren retrasos al buscar alguno de ellos, extravían documentos importantes y corren muchos riesgos. Por ejemplo, si se produce un incendio o una inundación, muchos papeles pueden echarse a perder.
Por tanto, si tú estás pensando en si la externalización de la gestión documental es una buena idea o no, esperamos que este artículo te haya sido de utilidad. Asimismo, en el caso de que tengas alguna duda, puedes ponerte en contacto con nosotros para que te las podamos resolver. Estaremos encantados de hacerlo.
